Publicerad 23 februari 2022

Så arbetar Grästorp med automatiserade processer

I Grästorp har det saknats ett strukturerat arbete med automatisering av processer. Det gjorde att personalen blev tvungna att komma på nya sätt för att spara tid och effektivisera arbetet samtidigt som kommunen kunde erbjuda kunderna god kvalitet.

Bakgrund

Grästorp är en kommun som ligger i framkant när det gäller digitalisering inom äldreomsorgen. I det här lärande exemplet berättar Grästorp om sin automatiseringsresa. Slutsatser och lärdomar från Grästorps resa publiceras på den här sidan vid två tillfällen under 2022. Syftet är att inspirera andra kommuner till att komma igång med strukturerat arbete med automatisering av processer.

För att följa Grästorps automatiseringsarbete genomförs ett antal besök hos kommunen för att ta reda på hur arbetet fortskrider. Det första besöket genomfördes i september 2021 och det andra i november 2021. Ytterligare besök kommer att genomföras under 2022 med 1-2 besök per halvår.
Resan sker i realtid och därför kommer det här exemplet att löpande uppdateras med information om hur det går inklusive framgångar och motgångar, återvändsgränder och dikeskörningar.

Genomförande

Start – september 2021

Resan inleddes med inspirationsseminariet ”Vad innebär automatisering inom äldreomsorgen?” september 2021. Johanna Linde som är digitaliseringscoach i Grästorps kommun berättade om kommunens utgångsläge. Grästorps kommun har en övergripande digitaliseringsplan och en handlingsplan kopplad till den. I samband med pandemins start uppmärksammades ett behov av ytterligare stödresurs än det IT stöd som fanns tillgängligt för digitaliseringen av verksamheten.
Se filmklippet från inspirationsseminariet där Johanna berättar mer om bakgrunden, nuläge och mål. Längd cirka 6 minuter.

Första uppföljningen – november 2021

I november 2021 deltog Grästorp i det inspelade seminariet ” Automatisering inom äldreomsorgen– organisatoriska förutsättningar introduktion”. Johanna Linde berättade om vad som skett med arbetet att ta fram lämpliga processer för automatisering och om hur byte av verksamhetssystem under 2022 påverkar det uppstartade automatiseringsarbetet.
Se filmklipp från online seminariet för att höra mer om vad som skett och vad som planeras framåt. Längd 6 minuter.

Andra uppföljningen - maj 2022

Att driva automatiseringsarbetet i en kommun är lite av en berg och dalbana. Arbetet startar, tar fart för att sedan pausas eller köra på låg fart. Grästorps lärande exempel är inget undantag i automatiseringsarbetet.

Grästorp är nu inne i sitt förberedelsearbete med att byta verksamhetssystem till hösten 2022. För att hålla igång det påbörjade automatiseringsarbetet har den interna arbetsgruppen under våren sett över processer och vad som skulle kunna fungera i det nya systemet, till exempel en e-tjänst. På bruttolistan med processer står bland annat e-tjänster för trygghetslarm och inhämtande av synpunkter från brukare och medborgare.

I arbetet med det nya verksamhetssystemet är det tolv kommuner som samverkar inom socialtjänstområdet. De tar fram förslag på processer som skulle kunna hanteras i det nya verksamhetssystemet. Exempel på e-tjänster som lyfts gemensamt är återansökan ekonomiskt bistånd, orosanmälan barn, ansökan om att bli familjehem samt dödsboanmälningar. Parallellt pågår också arbetet med att se över vilka processer som inte kommer kunna hanteras av det nya systemet utan i stället måste lösas på andra sätt. En av processerna som kommunen hoppas kunna automatisera helt är hanteringen av sjuklönekostnader men via andra digitala system som redan finns inom kommunen.

Se filmklipp från online seminariet för att höra mer om vad som skett och vad som planeras framåt. Längd cirka 12 minuter.


Det här har arbetet lett fram till 2021

Grästorp har under hösten 2021 haft olika workshopar för att hitta flera processer som går att automatisera och fastnade för endast en process som gällde ledighetsansökan. När frågan om automatisering kring ledighetsansökan kom upp i ledningsgruppen, bestämde de sig för att det inte var rätt process att gå vidare med. Det gjorde att processen med RPA (Robotic Process Automation) har legat på is under en tid.

Arbetet med automatisering tog en ny riktning då Grästorp valt att byta verksamhetssystem under hösten 2022. Eftersom många arbetsuppgifter är beroende av det centrala verksamhetssystemet valde kommunen att fokusera sin utveckling och effektivisering kring det systemet. Därför har arbetet med automatisering stannat upp under hösten 2021.

Sammanfattning av arbetet

  • Starta igång tankesätt för att förbättra olika processer så att det blir ett naturligt, ständigt pågående inslag. Arbetet med att förbättra gamla arbetssätt ska inte göras vid ett tillfälle som sedan glöms bort, utan istället vara ett pågående arbetssätt.
  • Samverka inom kommunen genom att sätta samman ett team med olika kompetenser som informerar chefer och medarbetare. Exempelvis ta med personal från IT-avdelningen för att förklara begrepp och beskriva de tekniska delarna i automatiseringen.
  • Börja med att ge information till chefer och andra nyckelpersoner om vad automatisering innebär inom äldreomsorgen. Ta fram konkreta enkla exempel på arbetsuppgifter/processer som kan automatiseras. Syftet ska vara att öka kunskapen och förståelsen om automatisering för chefer och nyckelpersoner, så att de i sin tur sprider vidare ut i organisationen.
  • Engagemanget för automatisering ser olika ut, börja med de personer som visar intresse och engagemang.
  • Var tydlig med att arbetet med automatisering tar tid vilket behöver planeras och prioriteras.
  • Alla processgenomgångar behöver inte leda till automatisering. Flera processer har lett till att de kan administreras i ett redan befintligt system eller att det är fullt tillräckligt med en e-tjänst.
  • Bra med täta och regelbundna avstämningsträffar med IT-leverantören i digitaliseringsarbetet. Viktigt att få återkoppling på om de processer som kommunen har i sin prioriteringslista går att implementera i verksamhetssystemet eller inte samt vilka andra lösningar som i så fall skulle vara möjliga.

Fördjupning

Välfärdsteknik, Grästorps kommun
Modellkommunen Grästorp
Automatisering äldreomsorgen

Kontaktpersoner

Johanna Linde
Digitaliseringscoach, Grästorps kommun
johanna.linde@grastorp.se

Informationsansvarig

  • Katarina Pihl
    Handläggare

Kontakta oss

Kontaktformulär SKR








Om exemplet

Ämne
Äldreomsorg
Exempel från
Kommun
Tidsperiod
2021 - pågående
Verksamhetsområde
Digitalisering

Lärande exempel

SKR:s lärande exempel ska ge konkret hjälp och bidra till verksamhetsutveckling i kommuner och regioner.

Gå till alla lärande exempel