Mindre krångel i välfärdsvardagen

Administrativ börda och digitala system. Det är frågor som ligger på bordet hos de flesta kommuner och regioner. Därför har SKR tillsatt en ny beredning med fokus på detta.

Beredningen ska arbeta med frågorna utifrån perspektiven:

• Vad kan kommuner och regioner göra själva för att minska administrationen,
• hur kan SKR hjälpa till och vad kan staten göra.

Viss administration är nödvändig för att hålla ordning på om vi levererad det vi ska, uppgifternas kvalitet, pengarna som går åt och personalen. Men vad är att betrakta som onödig administration och hur kan vi undvika ”att överadministrera”?

Vad säger forskningen?

Institutet för Framtidsstudier har gjort en studie av hur de offentliganställdas tid används. De fann att 40 procent av lärares, sjuksköterskors och socialsekreterares tid går åt till rapportering och administration. Inom forskningen pratas det också om att de ”organisationsprofessionella” ökat kraftigt i antal över åren.

Det kan ibland handla om personer som arbetat i verksamheten med kontaktyrken men som blivit verksamhetsutvecklare, projektledare eller fått andra liknande roller. Att få en administrativ tjänst kan vara en karriärväg. Vad vissa forskare pekar på är att vi har många system som följer upp verksamheten och leveransen mot våra invånare på olika sätt, men ingen följer upp de organisationsprofessionellas effektivitet och leverans.

Kommuner och regioner vill minska administrationen

Många styrelser i kommuner och regioner har de senaste åren gett i uppdrag till verksamheten att ser över administrationen. Det är dock viktigt att inte lösningen blir att minska antalet administratörer om det innebär att administrativa uppgifter vältras över på verksamhetsnära chefer och personal. Många kommuner och regioner har minskat de verksamhetsnära administratörerna, och ”styr” i stället chefer och anställda via policys och riktlinjer. Rapportering och uppföljning måste göras i olika digitala system.

Verksamhetsnära personal måste då ofta registrera olika uppgifter i flera olika system som alla har olika logik. Det handlar om verksamhetssystem, personalsystem, ekonomisystem, diariesystem, beställningssystem för varor och tjänster och så vidare. Systemen är ofta enkla att använda för de som är inne i dem varje dag. Men för en person som använder systemen sällan kan det ta mycket tid i anspråk.

Tillit bygger en välfärd att lita på

Hur gör man då för att minska den onödiga administrationen?

Jag tror att vi behöver följa upp även administratörernas uppgifter, samtidigt som det är viktigt att inse att de är proffs på sitt jobb och kan göra administrativa uppgifter bättre än den verksamhetsnära personalen. Om systemen inte automatiskt ”fyller i stora delar av uppgifterna” - låt administratörerna göra det och även hjälpa verksamhetsnära personal med de nödvändiga administrativa uppgifterna. Rätt kompetens på rätt plats helt enkelt.

Minska andelen mål och fundera på om vad som verkligen är viktigt att följa upp och hur det görs. Kan man följa upp verksamheten via sådant som ändå måste rapporteras till olika myndigheter och inte hitta på andra saker?

Ett exempel på det är Polismyndigheten. Den har idag 589 olika styrdokument. Men istället för att följa upp varje styrdokument, har den nya polisledningen bestämt sig för att ge de regionala polismyndigheterna specifika uppdrag att se över vad som behöver göras och lägger sig inte i hur de uppnår resultaten. Uppdragen anpassas på så sätt till regionala förutsättningar och behov och förankras via dialog.

Det tycker jag låter klokt.

Lämna gärna tips och förslag på hur vi undviker ökad administration och onödigt krångel till e-postadress:

antikrangel@skr.se