Exempel Välfärdsteknik: Vägval kravställning

Att formulera krav innebär att göra ställningstagande med utgångspunkt från de analyser som gjorts tidigare i processen. I följande exempel beskrivs hur funktionskrav kan användas i upphandling av välfärdsteknik. Du hittar resonemang och råd kring driftsövervakning, tekniska förutsättningar, interoperabilitet samt öppna eller proprietära system och sammanhållen- eller separatatjänst för olika funktioner.

Begreppen behov, funktion och lösning

Vid kravställning i upphandling är det viktigt att skilja på att ställa krav på funktion jämfört med att ställa detaljkrav på lösningen. I båda fallen utgår från ett väl beskrivet behov. Hur de olika begreppen förhåller sig till varandra kan enkelt förklaras med att de motsvarar varför, vad och hur:

Behov (Varför)

Behov är det överordnade skälet till att göra en upphandling.

Exempel

Skapa trygghet för de boende på ett äldreboende.

Funktion (Vad)

Funktion är vad som ska åstadkomma det.

Exempel

Funktion som larmar om individen lämnar sängen.

Lösning (Hur)

Lösning är hur detta i detalj åstadkoms.

Exempel

• Trycksensor under sängbenen
• Trycksensor under madrasse
• Larmmatta på golvet vid sängen
• Rörelsesensor intill sängen
• Kroppsburen positioneringsteknik på kundn
• Kamera med intelligent bildbearbetning riktad mot sängen

Att notera är att en funktion kan åstadkommas med flera olika lösningar. Men en och samma lösning kan också åstadkomma flera olika funktioner. Exempelvis skulle den kroppsburna positioneringstekniken även kunna åstadkomma funktioner som att larma om fall eller att larma om att kunden lämnar bostaden.

Kravställa funktion eller lösning

Traditionellt har många upphandlingar gjorts genom att i detalj ställa upp specifikationer på hur lösningen ska fungera. Utmaningar med det är att det:

• Kräver stor, ofta teknisk, kompetens om lösningar hos kommunen när kravspecifikationen görs.
• Kan vara svårt att pröva och utvärdera inkomna anbud så att de verkligen uppfyller specifikationerna.
• Konserverar marknaden och efterfrågar det som tidigare levererats.
• Utestänger nya innovativa tjänster som fungerar annorlunda än traditionella.

Alternativet är att kravställa vilken funktion som ska levereras utan att reglera tjänsten som ligger bakom. Upphandling med funktionskrav uppmuntras av regeringen, Upphandlingsmyndigheten, SKR med flera. Utmaningar med funktionskrav kan vara att det:

• Kan vara svårt och ovant att formulera dem.
• Finns en risk att de anbud som kommer in inte levererar det som förväntats och inte är det som eftersöks.
• Kan vara svårt att sätta upp krav och kriterier för att jämföra inkomna anbud när det är okänt hur de kommer att fungera.

Råd

• Sträva efter att använda funktionskrav i så stor utsträckning som möjligt.
• Ta del av Upphandlingsmyndighetens material om funktionskrav.

Hur ställs funktionskrav i upphandling?, UHM

Trygghetsskapande funktioner

Med utgångspunkt i de behovsanalyser som samlats in har beställarnätverket gjort en lista över önskvärda funktioner för att skapa trygghet för äldre och personer med funktionsnedsättning.

• Kroppsburen funktion som individen själv aktiverar genom knapptryckning
• Funktion som individen själv aktiverar med stöd av röst
• Kroppsburen funktion som larmar om att individen faller/fallit
• Funktion som larmar om risk för fall föreligger
• Funktion som larmar vid vätska i sängen tex vid urinläckage
• Funktion som larmar om avvikande rörelser i säng
• Funktion som larmar om att individen sätter sig på sängkanten
• Funktion som larmar om att individen lämnar sängen
• Funktion som larmar om att individen lämnar bostaden, korridor eller annan zon
• Funktion som larmar om avvikande andning
• Funktion som larmar om avvikande puls
• Funktion som larmar om avvikande kombination av andning och puls enligt ovan
• Funktion som möjliggör visuell tillsyn på distans dvs att på distans kunna se en visuell presentation av personen
• Kroppsburen funktion som stödjer tvåvägskommunikation med röst
• Kroppsburen funktion som stödjer tvåvägskommunikation med rörlig bild
• Funktion som från fast plats i bostaden stödjer tvåvägskommunikation med röst
• Funktion som från fast plats i bostaden stödjer tvåvägskommunikation med rörlig bild
• Individanpassning av funktioner
• Sammanhållet gränssnitt

Råd

• Ta ställning till vilka delfunktioner som ska ingå som krav eller kriterium i upphandlingen. Och formulera med ska eller bör.
• Komplettera med beskrivning av hur processen för prövning/utvärdering se tabellen längre ned på sidan.

Tabell: Metod för utvärdering, trygghetsskapande funktion

Beställarnätverket har kompletterat med beskrivning av hur processen för utvärdering skulle kunna göras med utgångspunkt från funktionerna.

Funktionerna beskrivs med dels benämning (vänstra kolumnen), dels text som kan användas för att i upphandlingsdokumenten beskriva vad utvärdering kommer att baseras på (högra kolumnen).

¹) Valbara delfunktioner. Bedöms endast om de är med som krav eller kriterium i upphandlingen.

Driftövervakning av funktioner

Modern teknik gör det möjligt att t.ex. med s.k. “heart-beats” låta en tjänst övervaka att allt fungerar som det är tänkt och slå larm vid driftstörningar. Ett heart-beat är en regelbunden signal som går genom ett system som en hälsosignal och när den kommer fram bekräftar att alla ingående delar (hårdvara, mjukvara och kommunikation) fungerar. Sådana heart-beats kan sändas varje minut eller ännu oftare. I en trygghetslarmtjänst kan det gå en signal från en larmknapp eller sensor till en trygghetstelefon och vidare till central driftövervakning. Om någon del slutar fungera så kommer automatiskt ett larm om driftstörning upp och kan förmedlas till berörd personal för såväl felåtgärd som ställningstagande till alternativa åtgärder, exempelvis ett extra tillsynsbesök. Att med heart-beats eller på annat sätt kontinuerligt säkerställa att hela tjänsten fungerar kallas funktionsövervakning.

Om systemet kan drabbas av driftavbrott utan att personal blir uppmärksammad på det, skapar tjänsten en “falsk trygghet” som kan leda till allvarliga konsekvenser. Som exempel kan nämnas att en verksamhet efter genomförd riskanalys kommit fram till att en individ riskerar att ramla om hen går upp ur sängen på egen hand och därför installerat en funktion som indikerar om personen är på väg att resa sig eller faktiskt lämnar sängen. Då kommer personalen att tro att så länge inget larm avges, ligger personen i sängen och därför öppnar de inte dörren i onödan till bostaden för att göra tillsyn, med risk att störa individen. Ett driftavbrott som inte påtalats för personalen kan därför göra att individen går upp utan att få hjälp och kanske faller blir liggande länge på golvet utan att få hjälp.

Råd

• Kravställ fungerande funktionsövervakning för trygghetsskapande funktioner som detekterar avvikelser eller möjliggör för kunden att larma.
• Viktigt är att klargöra vilka delar i en kedja som eventuellt inte omfattas av funktionsövervakningen. Exempel funktionsdelar som normalt inte kan övervakas digitalt är om en larmknapp får ett mekaniskt fel som gör att den inte kan aktiveras eller om en rörelsesensor flyttas och inte registrerar rätt område. Det är därför viktigt att komplettera digital funktionsövervakning med manuella kontrollrutiner som till exempel regelbundna provlarm, ett faktiskt tryck på larmknappen för att kontrollera “hela kedjan”.
• Skapa lokala rutiner för vem som ska ta emot larm från funktionsövervakningen och ha en plan för hur verksamheten ska agera vid driftavbrott.
• Överväg möjligheten är att låta teknikleverantören vara den som primärt tar emot tekniska fellarm och att de underrättar personal enligt uppgjorda rutiner. Se då till ta med detta i upphandlingen och bestäm antal år så det blir den totala kostnaden så utvärderas.

Krav på tillgänglighet

Vid fastställande av vilken tillgänglighet (med tillgänglighet avses här frånvaro av driftavbrott) som ska krävas för välfärdstjänsterna spelar möjligheten till funktionsövervakning stor roll. Om fullgod funktionsövervakning finns och det är förhållandevis lätt att gå över till tillsyn utan stöd av teknik vid ett driftavbrott kan kraven på tillgänglighet sättas lägre än annars. Det betyder att en tjänst på särskilt boende med personal i lokalerna dygnet runt kan kravet på tillgänglighet ofta sättas lägre än i ordinärt boende eftersom befintlig personal på särskilt boende kan säkerställa tryggheten genom tillsyn utan stöd av tjänsten tills felet är åtgärdat. I ordinärt boende däremot kan det vara i praktiken omöjligt att med kort varsel gå över till tillsyn utan stöd av tjänsten om ett hela tjänsten för trygghetsskapande funktionerna slutar att fungera.

Teknisk interoperabilitet – att få olika tjänster att fungera tillsammans

Vid arbete med olika typer av tjänster såsom teknikstöd och informationssystem inom vård och omsorg är önskan att de ska fungera så bra tillsammans som möjligt. För att undvika dubbelregistrering av individuppgifter, inloggning i flera system, att information inte är tillgänglig i det system som används, etc. En strävan är att helst kunna få lösningar från olika leverantörer att fungera tillsammans. Interoperabilitet betyder enligt Wikipedia “förmågan hos olika system, ofta i datorsammanhang, att fungera tillsammans och kunna kommunicera med varandra”. Interoperabilitet är alltså en förmåga eller ett tillstånd som kan åstadkommas på olika sätt, t.ex. med hjälp av öppna gränssnitt, standarder eller integrationer.

En utmaning på marknaden för trygghetsskapande teknik idag är bristande interoperabilitet.

Öppna system eller proprietära

Med öppna system menas system som möjliggör för lösningar från andra leverantörer att anslutas, system med god interoperabilitet. Det kan åstadkommas på olika sätt, med öppna API: er, genom att följa standarder etc. På sikt skulle det gynna både kommuner och marknaden med en ökad öppenhet, men det förutsätter accepterade standarder på flera områden, något som inte finns idag.

Alternativet till öppna system är proprietära. Då har en leverantör tagit fram funktioner som kan fungera bra tillsammans, som kan hanteras i en sammanhållen tjänst, men där lösningar från andra leverantörer inte självklart kan anslutas. Det skapar ett beroende av leverantören, men leverantören kan å andra sidan ta ett helhetsansvar för alla funktioner och hela tjänsten.

Råd

• Följ utvecklingen för att se är det är möjligt att efterfråga öppna tekniska gränssnitt i upphandlingar, antingen som krav eller kriterium.
• Skriv gärna i den allmänna orienteringen att kommunen uppmuntrar och eftersträvar öppna system för trygghetsskapande teknik. Det blir en signal till marknaden om åt vilket håll kommunerna vill gå.
• Kravställ alltid att en leverantör ska vara beredd att publicera sina API: er för att möjliggöra interoperabilitet med en tredjepartsleverantör. Det öppnar för att senare under avtalsperioden ansluta funktioner från annan leverantör.

Sammanhållen tjänst eller separata

Med sammanhållen tjänst menas en tjänst där många olika funktioner hanteras i ett och samma gränssnitt – inställningar görs i samma gränssnitt för alla funktioner, en handenhet tar emot alla larm och annan information i ett gränssnitt för alla funktioner. Ingen dubbelregistrering sker.

Alternativet till sammanhållen tjänst är separata tjänster – eller “silos” som det också brukar kallas. Varje tjänst kräver sin inloggning, sin registrering av användare, sitt gränssnitt för individuella inställningar och för mottagning av larm, visuell tillsyn på distans eller annan informationshantering.

Idag byggs många lösningar som separata tjänster, ibland även när de kommer från samma leverantör. Tredjepartsleverantörers funktioner blir oftast separata tjänster.

Råd

• Kräv att alla funktioner hanteras i en sammanhållen tjänst vid upphandling av ett proprietärt system.
• Sträva efter en så sammanhållen tjänst som möjligt vid upphandling av funktioner från olika leverantörer.