Erfarenheter från tidigare och nuvarande beställarnätverk

Nuläge

Att skaffa sig en god bild av nuläget är viktigt både för att kunna utforma upphandlingen i relation till behov och nuläge och som underlag för anbudsgivarna. Det är väsentligt att ge anbudsgivarna en så tydlig bild som möjligt av tekniska och organisatoriska förutsättningar för den efterfrågade tjänsten. Det kan även vara bra att beskriva målgruppen och dess behov på ett strukturerat sätt till exempel genom att använda personas.

Tekniska förutsättningar

Beskriv vilka förutsättningar som erbjuds en leverantör i form av befintlig teknisk infrastruktur, miljöer, med mera. Förutsättningarna kan skilja sig åt mellan verksamhetens lokaler och allmännyttans samt privata bostäder men också mellan olika typer av verksamhetslokaler.

Verksamhetens lokaler

En ordentlig kartläggning av nuvarande teknik, både funktioner och infrastruktur, i verksamhetens lokaler är viktig både som beslutsunderlag för de egna vägvalen och som information för anbudsgivarna i en upphandling. Samla och beskriv, i förekommande fall, så fullständig och aktuell information som möjligt om

• Typ av lokal, storlek, vilka som använder lokalerna.
• Om en anbudsgivare ska kostnadsberäkna installationer kan även besök på plats komma att behöva erbjudas. Ett bra underlag att skicka med är så fullständiga ritningar som möjligt. Beskriv också eventuella planer på renovering, om- eller tillbyggnad.
• Planerad utbyggnad. Omfattning och tidplan.
• Nuvarande infrastruktur. Elektricitet, fast datanät, aktiv utrustning i datanät, eventuellt trådlöst datanät, eventuellt radionät. Ålder och teknisk status på dessa. Eventuellt kommande behov av uppgradering.
• Nuvarande tjänst/funktion. Status och förväntad teknisk livslängd på nuvarande komponenter/tjänst.
• Mobila enheter till exempel larmtelefoner och smartphones. Modell och operativsystem. Planer för anskaffning/utbyte. Eventuell fjärrmanagering av dessa. Viktigt att kartlägga även för eventuella externa användare som kan beröras av upphandlingen.

Råd

• Involvera alla berörda roller inklusive t ex fastighetsansvariga, fastighetsägare, kund och övriga användare, och it-/telefoniansvariga i kartläggningen.