Kärnprocessen: Identifiera

I denna delprocess identifierar och analyserar ni om det finns behov som ger underlag till en fördjupad analys.

Beskrivning av kärnprocessens första delprocess, Identifiera. Alla aktiviteter och beslutspunkten i delprocessen beskrivs nedan.

Klicka på bilden för en större version. Beskrivning av kärnprocessens första delprocess, Identifiera.

Ni startar arbetet i delprocessen "Identifiera" antingen när någon individ, målgrupp eller annan del av kommunen/regionen ger uttryck för ett behov eller när ett behov eller lösning upptäcks i en jämförbar organisation. Oavsett var behoven kommer ifrån ska identifierafasen leda till att ni identifierar förändringsinsatser som ligger i linje med verksamhetsmålen. Det första steget är att definiera och beskriva motivet till förändringen samt sätta upp mål. När ni gjort detta så påbörjas arbetet med kartläggning av intressenter, nuläge och omvärldsbevakning. När alla nödvändiga analyser genomförts kommer ni till beslutspunkt 1 där ni fattar beslut om en fördjupad analys ska genomföras eller om processen ska avbrytas.

Resultat från denna delprocess

  • Målanalys
  • Effektkedja med nyttor
  • Intressentanalys
  • Nulägesanalys
  • Omvärldsanalys

Effektkedjans främsta bidrag är att visualisera kopplingen mellan allt som behöver göras och den nytta man vill uppnå med förändringsinsatsen. Denna visualisering är viktig för både planering och prioritering.

Läs mer om detta i:

Vägledning för Nyttorealisering, DIGG

Läs särskilt följande delar:

  • Nyttorealiseringsmodell i Bilaga 2
  • Intressentanalys i Bilaga 6
  • Målanalys i Bilaga 7
  • Effektkedja i Bilaga 8

Aktivitet: Definiera motiv till förändringen och identifiera mål

Beskriv motivet till förändringen genom att definiera problem och ta fram mål utifrån identifierade behov. Förankra med berörda intressenter varför det är ett problem och vilka mål som ska uppnås.

Råd

  • Tänk långsiktigt och inte bara ”här och nu”. När det gäller IoT går utvecklingen otroligt snabbt och ni som organisation behöver följa samhällsutvecklingen för att inte skapa lösningar som är föråldrade redan när de införs.
  • Det är viktigt att ni undersöker vad som redan gjorts på annat håll, eftersom behoven ofta är lika hos olika kommuner. Sök på nätet och inte minst på DelaDigitalt.se.

    Dela Digitalt
  • Om ni använder en effektkedja som verktyg – gör den inte för omfattande. Tänk på att slutresultatet bör kunna visas på ett läsligt A4.
  • Skapa redan i inledningen ett tvärfunktionellt team, till exempel med kompetens från både verksamhet och it.
  • Gör ett medvetet val avseende vilka resurser som ska läggas på den inledande behovskartläggningen.
  • Använd gärna RefARK IoT:s principer, med motiveringar och implikationer för att se vad som är viktigt i en IoT-lösning. Det kan ge er en vägledning kring var ni behöver lägga fokus. I detta stadie kan ni göra en första fördelning av vikt mellan de 10 principerna i RefARK, till exempel fördela 100 procent på de 10 principerna.

    RefARK Principkatalog, Inera
  • Inför behovskartläggningen är det viktigt att ni har tänkt igenom vad resultatet av kartläggningen ska ge och fundera på hur resultatet speglar användarnas behov och sammanhang.
  • Ta del av metoderna som finns på Innovationsguiden och välj i vilken utsträckning de ska användas i behovskartläggningen.
  • Exempel Vård och omsorg: Använd gärna Individens behov i centrum (IBIC) vid beskrivningar av behoven. Livsområdena som beskrivs där är användbara och standardiserade.

    Individens behov i centrum, IBIC

HUKI

Huvudansvarig

  • Verksamhetsägare/ beställare

Utförare

  • Verksamhets­utvecklare
  • Verksamhetsägare/ beställare

Konsulteras

  • Verksamhets­nära personal
  • Informationsägare

Läs vidare

Aktivitet: Ta fram en målgruppsbeskrivning

Om ni redan har påbörjat arbetet med identifiera intressenter – jättebra! Fördjupa i så fall arbetet med att identifiera intressenter för att kunna involvera dem kontinuerligt under hela processen. Annars är det dags att börja identifiera intressenterna nu. Vilka personer, grupper eller organisationer kan kommat att påverkas och vilka påverkar den tänkta förändringen. En intressent har en relation till förändringsarbetet. Intressenten blir målgrupp när organisationen väljer att kommunicera med just den intressenten.

Läs vidare om intressentanalys i bilaga 6 i DIGG:s Vägledning i Nyttorealisering.

Vägledning i Nyttorealisering, DIGG (PDF)

Beskriv målgrupp med "persona"

Ett vanligt sätt att beskriva en målgrupp är att använda sig av en modell som kallas persona. En persona baseras på flera individers berättelser och upplevelser och skapas för att ge tydlighet och förståelse för användarens behov och utmaningar. Varje användartyp representeras av en persona som beskriver mål, tankemönster, sammanhang, miljö, färdigheter, problem, frustrationer och för målgruppen typiska handlingar som kan vara av intresse för att kunna förstå användarnas behov och beteendemönster. Det är vanligt att en verksamhets olika yrkesroller har skilda behov av tjänster. I sådana fall kan ni använda flera personas för att fånga upp olikheter.

Det är viktigt att ni fångar upp hur många som har ett visst behov och hur stor nytta som bedöms uppstå för dem om det hanteras. Ibland krävs det att ni gör ett val mellan något som skapar mycket stor nytta för några få, eller något som skapar en mer måttlig nytta för många. I ett sådant fall kan det vara viktigt att ni involverar politikerna i vägvalet.

Kartlägga behov i ett tidigt skede

Att ni förstår användare och organisationen där IoT-tjänsten ska finnas är grunden för att kunna genomföra en förändring med gott resultat. Ni behöver utföra en grundlig kartläggning av de tänkta användarnas behov. I arbetet med att skapa/designa tjänster som passar för användarna är kvalitativa metoder oftast att föredra. Det är till hjälp att använda metoder som intervjuer, workshops och observationer av användare i deras vardag för att förstå problem, behov och beteenden på ett djupare plan. Det är viktigt att ni hela tiden återkomma till vilka behov som ska tillgodoses vid införandet av IoT-tjänster, och när detta ska ske.

Kartläggning på flera sätt

Behovskartläggningen kan ni göra på flera sätt. Första steget kan vara att ni söker efter behovskartläggningar som andra gjort inom området. I ett första skede kanske det räcker med att ni tar del av det som finns tillgängligt på nätet eller via kontakter med andra kommuner, forskare med mera.

För en behovskartläggning är det viktigt att ni har en balanserad resursåtgång i det inledande skedet. Ni kan lägga stora resurser i form av tjänstedesignsprocesser, enkäter, fokusgrupper och djupintervjuer för att fånga upp behovsbeskrivningar från alla berörda så som invånare, kunder, personal och så vidare. Ibland kan samverkan med lokala lärosäten i form av forskningsprojekt eller studentarbeten vara motiverat. Andra gånger kan det vara mer relevant att ni bjuder in till en tvärsammansatt workshop, där olika intressenter tillsammans kan kartlägga, beskriva och jämföra vilka behov som finns.

Denna behovskartläggning behöver troligtvis upprepas, förnyas och fördjupas flera gånger under processens gång. Exempelvis om en upphandling blir aktuell, då behöver behoven detaljeras och prioriteras.

Råd

  • Prata med den tänkta målgruppen för att få konkret input om vad målgruppen tycker.

HUKI

Huvudansvarig

  • Verksamhets­utvecklare

Utförare

  • Verksamhets­utvecklare
  • Verksamhetsnära personal

Konsulteras

  • Användare
  • Informationsägare

Läs vidare

Aktivitet: Kartlägga nuläget

För att förstå under vilka förutsättningar ni har för att kunna genomföra en förändring behöver ni göra en kartläggning av nuläget i organisationen. Till skillnad från behovskartläggningen ska nulägesbeskrivningen snarare fokusera på de förutsättningar som redan existerar i dag, både ur ett tekniskt och ett organisatoriskt perspektiv. Precis som vid behovskartläggningen är det viktigt att ni prioriterar och avsätter resurser med rätt kompetens och tid för detta arbete.

Behovsområden som kan behöva kartläggas i ett nuläge

Exempel på områden som kan behöva kartläggas i ett nuläge är:

  • Informationssäkerhet och -hantering
  • Användarvänlighet/ användbarhet i nuvarande tjänst/lösning
  • Beroenden/ gränssnitt till andra verksamheter, projekt, befintliga system
  • Arkitektoniskt nuläge avseende it, verksamhet, infrastruktur, GIS med mera
  • Befintlig arkitektur utifrån RefArk IoT.
  • Dela data/öppen data
  • Gemensamt för IoT och viss välfärdsteknik är behovet av tillgång till internet. Samla och beskriv nuvarande datakommunikation/ infrastruktur.
  • Kartlägg utbyggnadsgrad av fast bredband och ta täckningskartor för mobilt bredband. Använd gärna Täckningskollen eller liknande tjänst.

Täckningskollen

Referensarkitektur för IoT, Inera

Arkitekturgemenskapen, Inera

Exempel Välfärdsteknik, kartlägga nuläge

Exempel Välfärdsteknik, tekniska förutsättningar

Exempel Välfärdsteknik, åtkomst internet-uppkoppling

Råd

  • Det är lätt att fastna i kartläggningen och aldrig kommer vidare till följande steg i processen. Och om ni avsätter för lite resurser för denna kartläggning riskerar följande steg att vila på osäker grund.
  • Identifiera och tillgängliggör de kompetenser som behövs för att kartlägga alla områden som behöver gås igenom i detta skede. Planera sedan aktiviteter för genomförande.
  • Gör ett väl genomlyst och avvägt val av hur stora resurser kartläggningen ska tilldelas (till exempel avseende kostnad, kompetens, tid).
  • Undersök om det pågår liknande projekt i någon annan del av er organisation som skulle kunna bidra.
  • Identifiera behov av förankring och kommunikation av eventuella förändringsarbeten.
  • Identifiera vem som ska titta på/ansvara för respektive behovsområde. Olika behovsområden kräver olika fördjupning och analys. Till exempel är referensarkitektur ett område där man behöver ta hänsyn till olika principer i tidigt skede. Eventuellt kan en GAP-analys var aktuellt. Inera har tagit fram material om referensarkitektur.
  • Undersök om ni i er organisation har en försörjningsstrategi. Konsultera den för att tidigt besvara frågor kring hur ni på bästa sätt kan uppnå syftet med en eventuell upphandling och till vilken grad det ska ske i egen regi kontra via marknaden.

    Referensarkitektur för IoT, Inera
    Arkitekturgemenskapen, Inera

HUKI

Huvudansvarig

  • Verksamhets­utvecklare

Utförare

  • Verksamhets­utvecklare
  • Verksamhets­nära personal
  • It-organisation
  • Informations­ägare

Konsulteras

  • Controller

Läs vidare

Aktivitet: Omvärldsbevaka

När ni har kartlagt behovsområdena och beskrivit dem på en övergripande nivå så är nästa steg att genomföra omvärldsbevakning. Behovskartläggning och omvärldsbevakning kan till viss del överlappa och kan/bör upprepas i en iterativ process.

Genom att ni delar era behov med andra behovsägare, till exempel en kommun, region eller annan organisation kan ni testa behoven och eventuellt kan innebörden av dem detaljeras och fördjupas. Ni bör också involvera marknadens aktörer, som eventuellt ska leverera lösningar som möter behoven.

I en omvärldsanalys kan följande identifieras

  • Liknade behov i andra kommuner/ regioner/ organisationer
  • Eventuella samverkansmöjligheter med andra behovsägare
  • Identifiera lämpliga branscher som kan möta behovsområdena
  • Bättre bild av vilka lösningar och leverantörer som finns
  • Kunskap om vad en leverantör kan utveckla för att möta behoven
  • Marknadens mognadsgrad i relation till behoven
  • Potentiell efterfrågan och framtida marknad
  • Potentiella leverantörers drivkrafter och incitament att utveckla lösningar, samt att eventuellt göra det i samverkan
  • Eventuell gemensam idégenerering, till exempel med andra kommuner, leverantörer, regioner, invånare med flera
  • Övergripande kartlägga potentiella affärsmodeller

    Affärsmodeller för data i offentlig sektor, Future position

HUKI

Huvudansvarig

  • Verksamhets­utvecklare

Utförare

  • It-organisation
  • Verksamhets­utvecklare

Konsulteras

  • Leverantör/ tillverkare av IoT

Läs vidare

Beslutspunkt 1: Besluta om att fördjupa analys

När information om behov, nuläge och omvärld sammanställts tar ni beslut kring följande frågeställningar:

  • Är behoven tillräckligt kartlagda och har målgrupperna involverats i tillräcklig omfattning?
  • Är det viktigt för verksamheten att möta dessa behov?
  • Vilka möjliga upplägg finns för att möta behoven? Egenutveckling, verksamhetsutveckling, inköp?
  • Vad behöver vi komplettera i behovskartläggningen och omvärldsanalysen för att möta föreslaget upplägg?
  • Ska vi gå vidare och fördjupa analysen?

HUKI

Huvudansvarig

  • Verksamhets­ägare/ beställare

Utförare

  • Verksamhets­ägare/ beställare

Informeras

  • Verksamhets­utvecklare
  • Verksamhets­nära personal
  • Controller
  • It-organisation
  • Upphandlings­ansvarig
  • Användare

Kontakta oss

Kontaktformulär SKR