Alternativa upphandlingsförfaranden

Utvecklingssamverkan

Det finns ett stort behov av att kommuner går in i utvecklingssamarbeten med leverantörer för att få fram mer utmaningsdrivna och behovsanpassade innovationer och nya lösningar. Dessa samarbeten kan och bör ske på olika vis – i dialog, pilotprojekt, upphandling genom till exempel innovationspartnerskap och genom att tillgängliggöra till exempel vård- och omsorgsverksamheter för utvecklarna i form av testbäddar och liknande.

Sådan utvecklingssamverkan är ofta väldigt givande för kommunen och bidrar inte sällan till en ökad utveckling av verksamheten. Samtidigt är det ofta resurskrävande och det är inte rimligt att varje upphandling i en kommun innebär en omfattande utvecklingssamverkan. Det är därför viktigt att strategiskt välja de mest gynnsamma eller lovande områdena utifrån den egna situationen och bedömningen av marknaden och möjliga samverkansparter.

Råd

Gör ett strategiskt val av om upphandlingsprocessen ska omfatta/föregås av ett utvecklings­samarbete med marknaden eller ej.

Innovationsupphandling som strategiskt verktyg

Innovationsupphandlingen kan bestå i att upphandla nya sätt att arbeta med existerande och/eller nya produkter och tjänster samt incitament som ökar leverantörers involvering över livscykeln. Tanken är att göra det möjligt för leverantörerna att involveras tidigt i processen för att dela kunskap, erfarenheter samt fördela ansvar och risker på rätt sätt. Detta ökar också leverantörernas vilja att investera i beställaren för att utveckla nya produkter och nya arbetssätt.

Det finns ett antal möjliga upphandlingsförfaranden för att genomföra innovationsupphandling.

Exempel från MT/IKT-programmet

Konkurrenspräglad dialog

Konkurrenspräglad dialog kan användas som upphandlingsform i vissa specifika fall, exempelvis vid hög grad av innovation och komplexitet kring tekniska, finansiella eller juridiska omständigheter.

Exempel: Det finnas ett tydligt verksamhetsbehov och en önskan om vad som ska uppnås men givet den höga innovationsgraden har det varit svårt att formulera funktionskrav som leder till just de formulerade målen. Konkurrenspräglad dialog ger den beställande organisationen möjligheten att bjuda in utvalda leverantörer till en dialog för att diskutera tankar och idéer kring hur upphandlingen kan genomföras för att nå målbilden.

Efter ett antal dialogtillfällen har beställaren, inom ramen för dialogen, möjlighet att begära indikativa anbud från dialogparterna för att testa sina hypoteser om hur förfrågningsunderlaget kan utformas och indikativa prisnivåer. Efter dialoger och indikativt anbud har beställaren tillräckligt med kunskap och information för att kunna skriva förfrågningsunderlaget och slutliga anbud kan begäras.

Förhandlat förfarande

Förhandlat förfarande ger den beställande organisationen möjlighet att bjuda in utvalda leverantörer till förhandling om de anbud som inkommit. Förfarandet är ett undantagsförfarande och får enbart tillämpas i vissa specificerade fall. Syftet med förhandlat förfarande är att på bästa sätt kunna anpassa inkomna anbud till kraven i förfrågningsunderlaget, och genom detta få fram det bästa anbudet enligt den utvärderingsmodell och de tilldelningskriterier som finns i förfrågningsunderlaget.

Erfarenheterna från MT/IKT-programmet är att innovationspotentialen och kvaliteten på förfrågningsunderlagen kan höjas med innovationsupphandling. Samtidigt är upphandlingskostnaden oftast högre för innovationsupphandlingar än för traditionella upphandlingar, vanligtvis på grund av ett mer omfattade arbete under förstudie och under själva upphandlingen. Syftet med dessa initiala investeringar är i fallet konkurrenspräglad dialog att genom samverkan med leverantörer öka möjligheten till innovationer och minska risken för felaktiga anbud från leverantörerna. Genom samverkan kan också risker hanteras och elimineras vilket kan ge sänkta kostnader under kontraktstiden. Potentiella framtida nyttor (innovationer) inom bland annat produkter och processer identifieras och kategoriseras för att säkerställa maximalt värde av den upphandlade produkten eller tjänsten.

Utveckla innovationer genom partnerskap

Det vill säga att möjliggöra för kontinuerliga innovationer över tid genom att etablera långsiktiga innovationspartnerskap med leverantörer. Det görs genom att skapa en struktur och process för att identifiera, prioritera, genomföra och implementera innovationer inom ett antal överenskomna fokusområden tillsammans med vald leverantör.

Under 2014 har de första kontraktsskrivningarna med innovationspartnerskap som komponent genomförts inom ramen för MT/IKT-programmet. Erfarenheterna av innovationspartnerskapen är med andra ord ännu inte fullständiga, men några slutsatser kan dras redan nu:

  • Skilj på ett övergripande samarbetsavtal och avtal för respektive projekt.
  • Utveckla köp- och säljrelationen till ett partnerskap. Identifiera och tydliggör fördelar för båda parter i partnerskapet.
  • Definiera hur en framgångsrik start ser ut.
  • Förstå varandras utgångspunkt. Är leverantören global eller lokal? Hur ser deras interna FoU-process ut?
  • Var så transparent som möjligt, både inom och utanför partnerskapet.

Kontakta oss

Kontaktformulär SKR