Publicerad 14 december 2021

Automatisering inom äldreomsorgen för effektivare administration 

För att kunna frigöra resurser till den faktiska omsorgen om äldre kan automatisering av administrativa processer vara en väg framåt. Tiden som frigörs innebär att arbetskraft kan ställas om till andra processer, till exempel stöd till de äldre. 

Utvecklingen i samhället har gått från analog och manuell till digital och automatisk. Det innebär att nya arbetssätt har blivit möjliga. För att kunna genomföra en sådan förflyttning inom äldreomsorgen behöver befintliga processer ses över för att bedöma om de behövs, behöver förändras eller kan digitaliseras och automatiseras.

Automatisering av processer är inte enbart en teknisk fråga. En stor del av arbetet är ett strategiskt förändringsarbete som kräver systematik och förändringsledning.

Lyckad automatiseringsprocess

Vägen till och arbetet med automatisering kan se olika ut . Därför har kommuner med erfarenhet av automatisering startat från olika steg i processen men alla har en gemensam bild över de viktigaste delarna som ingår i en lyckad process. Processens innehåller:

  • Förberedelser: till exempel tydliggör syfte, gör en nyttorealiseringsplan
  • Organisatoriska förutsättningar: till exempel kunskap om verksamhetens processer, behov och utmaningar.
  • Val av processer: till exempel testa i liten skala, prioritering.
  • Förändringsledning för realisering av nyttan: till exempel förbered och involvera medarbetare, mät och följ upp.

Hela processen finns i rapporten Automatiserad ärendehantering: Att frigöra tid för värdeskapande arbete.

Automatiserad ärendehantering

Termer och begrepp inom automatisering

AI - Artificiell intelligens

Efterliknar mänsklig intelligens främst kognitiva funktioner, förmåga att lära sig av tidigare erfarenheter, förstå språk, lösa problem, planera en sekvens av handlingar och att generalisera. Exempel på automatisk informationshantering är att kommuner har en chatt-bot som hjälper allmänheten med att svara på de vanligaste frågorna.

Automatisering

Innebär att man utformar en process så att den går av sig själv - den blir automatisk.

E-arkiv

Funktion för långtidsbevarande och hållbar hantering av digital information. Exempelvis att lagra handlingar elektroniskt vilket innebär att de inte behöver skrivas ut och arkiveras analogt.

E-tjänst

En webbaserad tjänst, där den enskilde kan komma i kontakt med socialtjänsten digitalt. Exempelvis val av utförare inom hemtjänsten eller ansökan om anhörigstöd.

RPA - Robotic Process Automation

Digital medarbetare som upprepar det en fysisk person utför i ett eller flera system.

Goda exempel och inspiration

Inspirationsseminarium

Vad innebär automatisering inom äldreomsorgen? En timmes sändning i SKR studio med Katarina Pihl och Elisabeth Kjellin från SKR kompetenscenter välfärdsteknik. Seminariet ger en inblick i vad automatisering innebär och hur arbetet kan påbörjas. Modellkommunerna Grästorp, Lund, Uddevalla och Kramfors delar med sig av hur de har arbetat med automatisering av administrativa processer.

Inspirationsseminarium Vad innebär automatisering inom äldreomsorgen?

Inspelat seminarium

Hur bygger man upp en organisation för att strukturerat och kontinuerligt arbeta med automatisering av processer. Ett inspelat seminarium som riktar sig till kommunal äldreomsorg som ska inleda eller påbörjat ett systematiskt arbete med automatisering. Modellkommunerna Lund, Grästorp och Skellefteå berättar om hur de arbetat med de organisatoriska förutsättningarna.

Automatisering inom äldreomsorgen - Organisatoriska förutsättningar

Workshop om automatisering

För er som vill fördjupa er i arbetet med automatisering kommer det vid två tillfällen genomföras en workshop. I workshopen arbetar vi praktiskt med processer för att förbereda, välja ut samt prioritera de som lämpar sig för automatisering. Vi använder bland annat delarna användarresan och tjänstedesign i innovationsguiden.se som stöd i arbetet.

Workshop automatisering 25 januari

Workshop automatisering 8 februari

Automatisering, ekonomiskt bistånd

SKR har sedan flera år tillbaka arbetat med ett antal kommuner i automatisering av ekonomiskt bistånd. Mycket av kommunernas erfarenheter av arbetet är generellt och går att använda vid automatisering inom äldreomsorgen.

Automatisering ekonomiskt bistånd

Automatisering av arbete

Den globala automatiseringspotentialen bedöms vara närmare 50 procent inom ett par decennier. Få yrken bedöms emellertid kunna automatiseras i sin helhet. Däremot kan de flesta yrken automatiseras till viss del. I svenska kommuner och regioner är det sannolikt arbetsuppgifter inom områden som administration, ekonomi, service, transport och teknik som kommer att påverkas i störst utsträckning. En rapport från 2018.

Automatisering av arbete - möjligheter och utmaningar för kommuner, landsting och regioner

Läs vidare

Informationsansvarig

  • Eva Sahlén
    Konsult

Kontakt

Kontakta SKR