Registerutdrag, frågor och svar

Fråga: När tingsrätt begär yttrande från socialtjänst i frågor som rör vårdnadstvist hur bör socialtjänst ställa sig till att lämna ut dessa uppgifter? Yttrande gäller socialregister samt misstanke- och belastningsregister.

Svar: I enlighet med föräldrabalken har domstolen ansvar för att frågor om vårdnad, boende och umgänge blir tillbörligt utredda. Domstolen utreder dock inte själv utan delegerar detta uppdrag till socialtjänstens utredare i berörda kommuner. Ett registerutdrag får anses utgöra ett viktigt underlag för domstolens slutliga bedömning.

Kommunen har rätt att, efter beslut i kommunfullmäktige, ta ut en avgift för kopior av allmänna handlingar. Avgiften ska täcka kostnader för kopieringen, material, eventuell bearbetning och expediering.

Är det möjlighet att ta ut en avgift i samband med en begäran att ta del av sina egna personuppgifter?

Denna rättighet kallas rätten till tillgång i dataskyddsförordningen, ibland även för rätten till registerutdrag. Man har rätt till information ifall ens personuppgifter behandlas eller inte kostnadsfritt. Det finns dock vissa situationer när en avgift kan tas ut. Om man till exempel skulle vilja utöva sina rättigheter flera gånger hos en och samma personuppgiftsansvarig, kan de ha rätt att ta ut en rimlig avgift för att täcka de administrativa kostnaderna. Avgiften får dock inte vara för hög, eftersom den personuppgiftsansvariga samtidigt måste underlätta för registrerade att utöva sina rättigheter.

De personuppgifter som man kostnadsfritt har rätt att få kopia på såvida de behandlas är:

• vilka kategorier av personuppgifter som behandlas
• vad personuppgifterna används till
• hur länge uppgifterna kommer att sparas
• vilka personuppgifterna har delats med
• varifrån uppgifterna kommer

Detta beror på om vi pratar om manuella anteckningar eller automatiserade anteckningar. I det senare fallet ska laglig grund finnas och dataskyddsprinciperna gäller.

Däremot gäller inte rätten till registerutdrag för handskrivna minnesanteckningar, om inte:

• anteckningarna har lämnats ut
• anteckningarna har arkiverats (vilket sker när ett ärende avslutas och minnesanteckningarna inte har gallrats)
• om minnesanteckningen är ett år gammal och finns i ett öppet ärende