Publicerad 3 september 2021

Planera, införa och använda digital tillsyn

Det finns flera saker att tänka på vid införande och användning av digital tillsyn. Planera därför noga för att säkerställa en lyckad process som innefattar införandeprojekt och förvaltning av teknik och arbetssätt.

Planera för digital tillsyn

Planera införandet och avtalet med leverantören med stöd av de förberedelser som gjorts inför upphandlingen (till exempel behovsanalys, omvärldsorientering och kravställning). Börja med att:

  • kartlägga arbetsprocesser som berörs
  • bemanna roller
  • tydliggör rollernas ansvar
  • tydliggör hur arbetssätten ska utformas.

Arbetsprocesser

Tänk på att det kan behövas nya arbetsprocesser som inte varit aktuella tidigare. Dessa processer kan till exempel vara:

  • Hur digital tillsyn i installeras och förvaltas.
  • Hur tillsynsbesöken planeras i genomförandeplanen.
  • Hur personalen som utför tillsynsbesöken ska agera om den enskilde inte syns vid besöket.
  • Reservplan om tjänsten inte fungerar.

Riktlinjer och instruktioner

När arbetsprocesserna är tydliggjorda är det dags att se över ledningssystemets riktlinjer och instruktioner.

  • Behövs det nya riktlinjer för hur tillsynen ska hanteras, utifrån förändringen i befintliga arbetsprocesser och i nya tillkommande?
  • Planera kompetensutvecklingen för de olika rollerna.
  • Hur ska avgifter för den enskilde se ut?
  • Hur ska ersättning till utförare se ut? (Vid val av extern utförare).
  • Utforma information till den enskilde och till personal i organisationen.

Införa digital tillsyn

Digital tillsyn införs ofta i form av ett införandeprojekt. Under införandet är det viktigt med kompetensutveckling, dialog och kommunikation.

Det är också vanligt att nya frågor uppstår under införandet. Det kan handla om att det finns arbetssätt som det har planerats för men som inte fungerar i praktiken. Det resulterar i att planeringen behöver korrigeras.

Under införandet läggs grunden för det fortsatta arbetet när digital tillsyn är i drift. Då behövs stöd av en förvaltningsorganisation.

Förvalta digital tillsyn

Förvaltning av digitala tillsyn innebär att kombinera teknik (kamera och installation av kameran) med arbetssätt (vem som ska göra vad) så att den enskilde får sina behov av tillsyn tillgodosedd.

Förvaltningsfasen bygger på att införandet är genomfört på ett sätt som gör att det finns en stabil och tillgänglig digital tillsyn. Leveransen ska vara godkänd och användas i det dagliga arbetet.

Många kommuner har etablerade arbetssätt för att rekrytera eller ersätta personal som ska utföra insatser. När en digital tillsyn ska ersätta ett fysiskt tillsynsbesök måste kommunen bygga upp en förvaltningsorganisation som understödjer att digital tillsyn fungerar. Förvaltningsorganisationen är navet som håller ihop de olika delarna. Om det redan finns en strukturerad metod för förvaltning av digitala tjänster kan digital tillsyn inkluderas i det redan etablerade arbetssättet.

Tips

  • Ha en struktur för verksamhetsutvecklingen med stöd av digital teknik. Det skapar förutsättningar att alla (politiker, ledning/verksamhet) arbetar åt samma håll.
  • Identifiera vilka nya samarbeten som behövs mellan vård och omsorg, IT, upphandling, kommunikation samt dataskydd och informationssäkerhet. Tjänster som innehåller välfärdsteknik är gränsöverskridande och förutsätter nya samarbeten.
  • Om digitala tjänster inte finns i kommunen, börja i liten skala men med målet att breddinföra och inkludera användarna i processen.
  • Utse ansvariga för tjänsten det vill säga personer i verksamheten som blir viktiga i förvaltningsarbetet utåt och inom organisationen.
  • Utbilda superanvändare i hur tjänsten ska hanteras.
  • Flera kommuner har egna larmorganisationer som kan ha rollen att installera och demontera tekniken. Borås Stad har till exempel en teknikgrupp som är specialiserad på att installera välfärdsteknik. Teknikgruppen ansvarar för all installation, service och avinstallation.

Informationsansvarig

  • Ann-Charlotte Klarén
    Medlem

Kontakt

Kontakta SKR

Har du en fråga med anledning av det pågående virusutbrottet?

Titta först på våra frågor och svar som finns här på webbplatsen.

Covid-19 och det nya coronaviruset