Modell för nyttorealisering

För att skapa en strukturerad och hållbar process kring nyttorealisering har Västra Götalandsregionen utvecklat en modell som i fem tydliga steg ger stöd för att identifiera, beakta och uppnå den önskade nyttan i förändringsarbete.

Vid införandet av nya arbetssätt är det avgörande att de förväntade nyttorna faktiskt uppnås. Modellen för nyttorealisering är generell och kan användas av flera aktörer i syfte att stärka förutsättningarna för framgångsrika förändringsinsatser.

Bakgrund – utgångspunkt, syfte och mål

Utveckling ska styras utifrån de behov som finns – alltså utgå från reella behov eller problem som behöver lösas – och de nyttor man vill uppnå. Nyttorealisering är ett aktivt och systematiskt lednings- och styrningskoncept som syftar till att säkerställa och optimera nyttan med de förändringar som genomförs.

Nyttorealisering kan tillämpas i alla typer av förändringsarbete, oavsett om det handlar om stora projekt eller mindre förändringar i verksamheten. Genom att knyta ihop verksamhetsstyrning och verksamhetsutveckling säkerställs både leveransförmåga och faktisk nytta. Generellt finns en stark leveransförmåga avseende projekt, men en svagare förmåga att hämta hem de effekter en förändring förväntas medföra. Det är det här gapet nyttorealisering stänger.

Västra Götalandsregionens modell för nyttorealisering, som beskrivs här, är en första version som tagits fram för att vara generell men med särskild hänsyn tagen till hälso- och sjukvårdens digitalisering. Det pågår även ett nationellt arbete kring nyttorealisering och portföljstyrning. Den här modellen är en vidareutveckling av Myndigheten för digital förvaltnings, Ineras och SKR:s arbete med nyttorealisering.

I filmen nedan berättar Rickard Wass, strateg på koncernstaben strategisk hälso- och sjukvårdsutveckling i Västra Götalandsregionen, om bakgrunden till regionens arbete med modellen för nyttorealisering. Längd: 03:26 minuter.

Att realisera nyttan av verksamhetsutveckling

För att kunna realisera nyttor krävs förändringsaktiviteter som utförs av engagerade intressenter. Det kan handla om att förbättra, öka, reducera, att sluta göra något eller att göra något nytt.

Syftet med modellen är att säkerställa att de förväntade nyttorna och effekterna av förändringsinitiativ och projekt faktiskt uppnås och att dessa bidrar till verksamhetens övergripande mål och strategi.

Målet med modellen för nyttorealisering är att:

• identifiera
• mäta
• följa upp
• säkerställa realisering av förväntade nyttor.

Genomförande

Nyttorealisering handlar om att: identifiera, specificera, planera, realisera och följa upp. Genom att utgå ifrån dessa steg blir arbetet med nyttorealisering strukturerat och formaliserat. Nedan beskrivs de fem stegen i korthet.

Steg 1 – Identifiera nyttor och effektmål

Syftet med det första steget är att identifiera behov, utmaningar och potential i en organisation eller i dess omvärld. Genom att analysera dessa i relation till uppdrag, mål, strategier och rättsliga krav kan nyttor definieras.

Identifiera nyttor

Bestäm vilka positiva effekter projektet kommer att ha för organisationen eller intressenterna. Detta kan inkludera ökad effektivitet, kostnadsbesparingar, förbättrad kundnöjdheten, etcetera. Använd konkreta termer som till exempel ökad tillgänglighet eller minskning av kostnader. Involvera alla berörda parter för att säkerställa gemensam förståelse och engagemang.

Identifiera effektmål

Effektmål beskriver den förväntade effekten av en förändringsinsats vid en viss tidpunkt. Dessa mål bör definieras enligt SMART (Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidsbundna) och tydligt kopplas till identifierade nyttor. Integrera effektmålen i nyttorealiseringsprocessen för att säkerställa. Det finns stöd för att identifiera nyttor och för att skapa bra effektmål som följer SMART-metodologin nedan under Fördjupning.

Steg 2 – Specificera nyttor

När behov och nyttor har identifierats behöver de specificeras för att säkra att de är mät- och uppföljningsbara.

Nyttokalkyl

Nyttokalkylen är ett verktyg för att identifiera alternativ, nyttor och kostnader.

I Västra Götalandsregionen används Ineras nyttokalkyl inklusive framtagna kalkylfaktorer vid beräkning av lönekostnader. Genom att använda samma kalkylfaktorer nationellt kan regioner, kommuner och andra organisationer dela nyttokalkyler med vetskapen om varifrån uppgifterna kommer. Ineras kalkylfaktorer är ett nationellt genomsnitt avseende kostnader per personalkategori.

Effektkedja

En effektkedja visar på samband mellan resurser, aktiviteter, outputs, kortsiktiga och långsiktiga utfall. Beskriv effektkedjan genom att visa kopplingen mellan mål och förändringsaktiviteter genom att visa hur insatser driver aktiviteter.

Steg 3 – Planera nyttorealisering

Planering av nyttorealisering innebär att hitta och definiera vilka förändringsinsatser som behöver starta och vilka aktiviteter de innefattar. Detta görs i nyttorealiseringsplanen. Beskriv hur de ska samordnas med andra pågående aktiviteter och hur de ska realiseras och mätas. Mätningen bör kopplas till förändringens resultat.

Steg 4 – Realisera nyttor

I steg fyra genomförs alla förändringsaktiviteter som krävs för att nyttan ska kunna realiseras. Den som är ansvarig för att realisera nyttorna arbetar aktivt med att säkerställa att nyttorna kan uppnås. Mätning av beslutade indikatorer påbörjas för att följa utvecklingen av förändringen.

Steg 5 – Följa upp nyttor

Beskriv hur ni kommer att följa upp för att styra mot målet och justera utifrån nya förutsättningar. Parallellt med införandet av förändringsinsatsen, följs nyttor löpande upp och beaktas i ordinarie verksamhets- och resultatuppföljningen samt genom uppföljning till funktionen för nyttorealisering. På detta sätt integreras nyttorealisering med andra viktiga styrprocesser i organisationen.

Det finns en mer omfattande beskrivning av stegen, tips och stödmaterial i dokumentet ”Bilaga 1 Modell för Nyttorealisering” under Fördjupning.

Det här har arbetet lett fram till

Genom att arbeta aktivt med nyttorealisering skapas förutsättningar att:

• Bli bättre på att styra utveckling och att uppnå satta mål.
• Förväntade nyttor realiseras i rätt omfattning och vid planerad tidpunkt.
• Beslut om förändringsinsatser baseras på välgrundade underlag och inte på magkänsla och otydliga premisser.
• Rätt förändringsinsatser prioriteras och startas, då beslutsunderlag visar på nyttan.
• Erfarenhets- och kunskapsöverföring kring nyttorealisering av genomförda förändringsinsatser tas med till framtida insatser.
• När nyttorealisering sker skapas nytt lärande och möjligheter till ytterligare utvecklingsinitiativ.

I filmklippet nedan berättar Sara Ottosson Högberg, utvecklingsledare på Närhälsan VGR, om nyttoanalys vid införandet av egenmonitorering. Längd: 02:30 minuter.

Fördjupning

Bilaga 1: Modell för nyttorealisering, VGR (PDF) Pdf, 270 kB.

Bilaga 2: Mall Nyttorealiseringsplan, VGR (PDF) Pdf, 101 kB.

Från idé till breddinförande (PNG)

Kontaktpersoner VGR

Rickard Wass, Koncernstab strategisk hälso- och sjukvårdsutveckling, Stöd och utveckling av vårdens processer, Västra Götalandsregionen.

rickard.wass@vgregion.se

Sara Ottosson Högberg och Kajsa Quitz, utvecklingsledare Närhälsan, Västra Götalandsregionen.

sara.hogberg@vgregion.se

kajsa.quitz@vgregion.se