Får vi lämna personuppgifter till vårt tryckeri?

Fråga

Vi har ett externt tryckeri som trycker och skickar ut vårt personaltidning till samtliga anställda inom regionen. De får inför varje nummer en aktuell Excel-fil med namn och adressuppgifter. Är detta ok även med GDPR eller krävs det medgivande från var och en av medarbetarna

Svar

GDPR har ju vissa generella undantag för tryckfrihet och yttrandefriheten med stöd av artikel 85 i förordningen. Framställning och publicering på papper av en personaltidning omfattas av det undantaget utifrån GDPR och samtycke behövs inte.

Följdfråga

Krävs det att vi inhämtar samtycke från alla medarbetare också?

Svar

De är anställda och behöver normalt inte samtycka till att få en personaltidning, det får ses som en del av anställningen. Om ni lämnar ut hemadressuppgifter till tryckeriet så ska det finnas ett biträdesavtal mellan er och tryckeriet. Det ska innehålla tystnadspliktsbestämmelser för deras medarbetare.

Dessutom gäller en särskild sekretess i offentlighets och sekretesslagen 39 kap 3 § (trädde ikraft nu den 1/1,) om anställdas hemtelefon och hemadress, privata a-postadresser och uppgifter om anhöriga. Nej de kan inte begära ut hemadresser till de anställda på grund av sekretessen ovan.