Webbverktyg - grunden för bra omvärldsanalys, Kungsbacka

Omvärldsbevakning handlar om att samla in data på ett systematiskt sätt. Först när det är gjort kan analyser och användbara slutsatser dras. 2018 introducerade Kungsbacka ett webbverktyg som förenklar insamlandet.

Det säger Rasmus Wessberg som är analytiker vid kommunlednings-kontoret i Kungsbacka kommun.

Rasmus Wessbergs arbete på kommunledningskontoret innebär att han har ett övergripande uppdrag och helhetsansvar för kommunens omvärldsbevakning och -analys. När han kom till kommunen för drygt två år sedan slogs han av att kommunen hade så många sakkunniga tjänstepersoner som var duktiga på att bevaka sina områden. Men han upptäckte också att bevakningen till stor del var beroende av enskilda personers arbetsbörda. Ibland blev det mer och ibland mindre. Gemensamt för de flesta var dock att de hade fokus på här och nu. Många visste inte heller hur de skulle använda resultatet och missade därmed en del möjligheter att samverka.

– Omvärldsbevakning handlar om att lyfta blicken och se längre än till närmaste budget och mandatperiod. För att beslutsfattare ska ha nytta av den måste den vara regelbunden och ske systematiskt. En timme i månaden är bättre än en dag om året, säger Rasmus Wessberg.

Svårt att se mönster utan alla pusselbitar

Sedan Rasmus Wessberg kom till kommunen har han introducerat ett webbverktyg som ger arbetet struktur. Metoden hade han hade med sig från sitt tidigare arbete på Skatteverket.

Det är dock en stor pedagogisk utmaning att gå från att arbeta ad hoc till en systematisk omvärldsbevakning.

Eftersom olika förvaltningarna har olika förutsättningar är det också svårt att hitta ett gemensamt arbetssätt. Medan en liten förvaltning inte kan avsätta så mycket tid, kan en större ha en egen utvecklingsenhet. Det viktiga är, enligt Rasmus Wessberg, inte att alla bidrar – utan att alla får del av resultatet.

På kommunledningskontoret finns därför numera en omvärldsbevakningsgrupp som använder det nya webbverktyget för att hämta in och paketera omvärldsinformation.

– Vårt arbete skapar en bra förutsättning för dialog och strategiarbete i andra delar av organisationen, säger Rasmus Wessberg.

Invärld, närvärld och omvärld

Han håller inte med dem som tycker att man borde bli bättre på att sprida goda exempel i den egna organisationen innan man börjar titta på omvärlden.

– Självklart ska vi dela med oss av goda exempel men vi bara tittar inåt lär vi oss inget nytt och kan aldrig bli den bästa version av oss själva, säger han och använder en metafor: ”det är skillnad på att hålla sig flytande och att segla”.

För att åstadkomma en bra omvärldsbevakning delar han in arbetet in i tre nivåer;

• Invärld (Kungsbacka kommun)
• Närvärld (Kungsbacka i Halland, i Göteborgsregionen)
• Omvärld (Kungsbacka i Sverige, i EU, i världen)

Omvärldsbevakningsgrupp tar fram underlag

Kommunledningskontorets omvärldsbevakningsgrupp består av fem personer som flera gånger i veckan bevakar var sitt område med utgångspunkt från påståendet ”därför är detta intressant för Kungsbacka”.

– Att deltagarna i gruppen sysslar med olika saker leder till dynamiska diskussioner och vi har alltid högt i tak.

Ibland behöver man inte vara så konkret och alla förslag måste inte mynna ut i en aktivitet eller ett beslut. Ibland är det lika viktigt att bara prata igenom en framtidsfråga som till exempel hur nya sätt att kommunicera kan komma att påverka kommunens förhållande till invånarna om tio år.

– Vissa gånger har vi samlat upp mot 50 ”signaler” som vi tycker är intressanta. Sedan prioriterar vi hårt och lyfter bara fram de 5-10 signaler som vi tycker är extra viktiga för tjänstepersoner som arbetar med utveckling och planering att känna till, säger Rasmus Wessberg och tillägger att allt ska ha Kungsbackas perspektiv.

– Nyheten att Uppsala har blivit utnämnd till världens bästa klimatkommun är inte så intressant, men det är å andra sidan hur de har arbetat för att nå dit.

Alla får möjlighet att bidra

När alla signaler är sammanställda och analyserade lämnas resultatet i form av en månadsrapport till ledningsgruppen. Vid sidan om detta bjuder man också in andra förvaltningar och olika grupper av medarbetare till öppna diskussionsforum. Enligt Rasmus Wessberg finns också mycket inspiration att hämta hos det privata näringslivet som ofta har en annan syn på kommunens uppdrag.

– Engagemanget från ledningsgruppen är oerhört viktigt och diskussionsforumen brukar vara både nyttiga och roliga eftersom vi tar oss tid och uppmanar varandra att vara visionära.

Omvärldsdagar ger inspiration och kunskap

Varje år arrangerar kommunledningskontoret dessutom en omvärldsdag för kommunens ledande politiker och tjänstepersoner. Dagen ingår i kommunens ledningsdialog och syfte är att skapa en gemensam bild av ett område. För att öka engagemanget och bredda perspektivet bjuder Rasmus Wessberg och hans kollegor ofta in andra aktörer inom det aktuella området

Den senaste omvärldsdagen hölls av det statliga forskningsinstitutet RISE och hade tema ”smarta städer”. Teman för tidigare omvärldsdagar har varit Social hållbarhet och stadsbyggnad samt Digitalisering.

När omvärldsbevakningen plockat upp intressanta exempel från andra kommuner bjuds dessa in för att berätta mera. Sådana exempel är Helsingborgs kommun som varit i Kungsbacka för att berätta om sina erfarenheter av att bjuda in programmerare, formgivare, landskapsarkitekter och andra innovatörer under ett Hackathon i syfte att hitta innovativa och behovsanpassade lösningar inom vård- och omsorgssektorn.

Ett annat exempel är Norrtälje kommun som berättade om hur de har digitaliserat sin bygglovshantering.

Besök utifrån gör intryck

Båda besöken gjorde intryck på såväl tjänstepersoner som politiker.

– Många politiker fick upp ögonen för Helsingborgs innovativa arbetssätt och ville gärna prova något liknande. Besöket från Norrtälje visade behovet av att digitalisera även vår bygglovshanteringsprocess.

Andra innovativa exempel är Trelleborgs automatiserade försörjningsstöd och ett fastighetsbolag i Örebro som har hittat en energisparande åtgärd.

Även om Kungsbacka kommun inte kommer att kopiera koncepten fungerar de, enligt Rasmus Wessberg, som inspiration.

Att omvärldsbevaka behöver inte nödvändigtvis leda till en konkret förändring, men det kan definitivt öka vår kunskap om nya trender som till exempel AI och robotisering.

I analysen inför den årliga budgetprocessen utgår Kungsbacka liksom många andra kommuner från Sveriges Kommuner och Regioners tretton trender som har modifierats efter inspel från nämnderna och omvärldsvakningsgruppen.

– SKR:s material ger oss en bra struktur för att kunna greppa helheten, avslutar Rasmus Wessberg.