Publicerad 21 maj 2021

Digitala sammanträden under pandemin

Under coronapandemin behöver sammanträden med fullmäktige, nämnder och styrelser kunna genomföras på ett smittsäkert sätt. Eftersom fysiska mötet är en central del i det demokratiska arbetet kan olika lösningar övervägas. En möjlig lösning är att deltagande sker på distans under de förutsättningar som gäller för sådana sammanträden.

Nedan följer en sammanfattning av SKR:s juridiska promemoria om de rättsliga och praktiska förutsättningarna för digitala sammanträden.

Rättsliga förutsättningar

  • Det måste finnas ett fullmäktigebeslut som tillåter distansmöten i den egna kommunen eller regionen.
  • Deltagande ska ske på lika villkor. Det innebär att alla deltagare ska kunna se och höra varandra på lika villkor.
  • Ljud och bildöverföring ska ske i realtid.
  • Kravet på beslutsförhet gäller (minst hälften av antalet ledamöter ska tjänstgöra på distans eller fysiskt).
  • Tid och plats för sammanträdet ska anges.

Tekniska förutsättningar

  • De tekniska förutsättningar behöver vara stabila och erbjuda ljud och bild där alla deltagande ledamöter och ersättare ser och hör tillräckligt bra.
  • Om bild- eller ljudkvaliteten försämras eller förbindelsen bryts mera varaktigt kan det hanteras på ett par olika sätt exempelvis:
    • ledamoten på distans anses frånvarande och en ersättare kan kallas in
    • sammanträdet ajourneras tills en förbindelse har återupprättats så att alla åter kan delta på lika villkor.
  • Vid ett stort bortfall – exempelvis om beslutsförheten brister – behöver sammanträdet avslutas och utlysas på nytt.

Ordförandes och sekreterarens roll

  • Ordföranden eller den som leder sammanträdet bör finnas på den fysiska plats där sammanträdet äger rum enligt kallelsen. Det har särskild betydelse för fullmäktiges möten med hänsyn till den öppna karaktären. I styrelse och nämnder kan även ordföranden delta på distans om det är så att alla ledamöter deltar på distans. Även för styrelser och nämnder ska kallelse dock ske till en fysisk plats.
  • Ordföranden behöver ha kontroll över närvaron, organisera debatt och beslutsfattande med hänsyn till de tekniska förutsättningarna.
  • Ordföranden behöver ha beredskap att hantera frågor som uppstår om ljud- och bildöverföringen bryts för ledamöterna som deltar på distans.
  • Protokollföraren kan delta på distans, i den mån det är lämpligt. Detsamma gäller övriga tjänstepersoner.

Omröstningar

  • Öppna omröstningar kan genomföras vid distansmöten på samma sätt som vid fysiska möten. De flesta tekniska lösningarna har stöd för omröstning. Brister ändå teknikstödet kan en omröstning alltid genomföras genom upprop.
  • Sluten omröstning är ett undantagsfall, som är aktuellt endast när votering begärts i ett valärende eller ett ärende om anställning. Att genomföra en sådan sluten omröstning på distans kan vara svårt eftersom det kräver en teknisk lösning som gör att det att det inte går att se hur ledamöterna har röstat. Saknas en teknisk lösning kan bordläggning vara ett alternativ vid det aktuella mötet. Inför nästkommande möte får övervägas om man ska kalla till ett fysiskt möte eller anskaffa en teknisk lösning.

Ställa in sammanträde?

  • Fullmäktige, styrelsen och nämnderna bestämmer tid och plats för sina sammanträden – vanligen för längre planeringsperioder.
  • Sammanträden kan ställas in om det inte föreligger ärenden där det finns tidsfrister att ta hänsyn till. Närmare anvisningar om att ställa in sammanträde eller om extra sammanträde ska finnas i arbetsordningen och är ett beslut som vanligen ankommer på ordföranden eller presidiet. Motsvarande reglering kan finnas i reglemente för styrelsen och nämnderna.

Justering av protokoll

  • Justering av protokoll ska liksom andra möten organiseras på ett även från smittskyddssynpunkt säkert sätt.
  • Justeringen kan genomföras vid ett digitalt möte eller om det är lämpligare vid ett fysiskt möte.
  • De som justerar protokollet kan göra det med en elektronisk signatur.
  • Om omedelbar justering behövs ska ordförande och de som justerar ha möjlighet att ta del av den delen i protokollet och kunna signera det vid sammanträdet.

Läs vidare

Kontakt

Kontakta SKR

Har du en fråga med anledning av det pågående virusutbrottet?

Titta först på våra frågor och svar som finns här på webbplatsen.

Covid-19 och det nya coronaviruset