Exempel från Malmö stad: rekrytering utan personligt brev sätter kandidatens kompetens i centrum

Malmö stad beslutade sommaren 2022 att ta bort kravet på personliga brev och istället utgå från relevanta urvalsfrågor som ett sätt att bredda rekryteringen. Beslutet har bemötts positivt av chefer, rekryterare och kandidater.

Det personliga brevet som indikator på kompetens

Vid rekrytering av nya medarbetare är det inte säkert att ett personligt brev ger relevant information om kandidaters framtida arbetsinsatser. Vid rekrytering kan de vara bättre att använda frågor som är relevanta för tjänsten, istället för ett personligt brev. Det minimerar risken attrekryteringsprocessen präglas av förutfattade meningar och motverkar tendensen att anställa personer som liknar en själv.

En kompetensbaserad rekrytering motverkar diskriminering och breddar rekryteringen, berättar Emma Lind, enhetschef för HR-stöd och tidigare processledare för projektet.

I och med den insikten beslutade Malmö stad att ta bort kravet på personligt brev från rekryteringsprocessen och enbart fokusera på kandidatens faktiska kompetens.

”Det är svårt att genomföra kompetensbaserat urval baserat på ett personligt brev. Det ger ingen indikation om kandidatens personlighet eller hur de faktiskt kommer att prestera i yrket.”

Engagerade projektbärare A och O

En pilotstudie genomfördes 2021, där rekryterare testade att rekrytera utan personligt brev och utvärderade resultaten. Projektet leddes av en projektgrupp som utvecklade nya arbetssätt som bland annat bestod av att ersätta de personliga brevet med urvalsfrågor, för att kandidaterna skulle ges förutsättningar att söka på lika villkor.

"Det var avgörande att de som drev projektet också var med och bar ut det i verksamheterna. De förstod varför bakgrunden till varför det skulle ske och varför det var viktigt och då är det också lättare att motivera det för andra,” menar Emma.

Kontinuerlig uppföljning resulterade i en säkrare rekryteringsprocess

Under pilotprojektets gång fick projektgruppen i uppdrag att genomföra utvärderingar i form av frågor kring hur chefer, rekryterare och kandidater upplevt användandet av urvalsfrågor istället för personligt brev i sina rekryteringar. Vid projektets slutskede genomfördes även längre intervjuer med cheferna.

"Vi fick enbart positiva svar. Ingen ville ha tillbaka användning av personliga brev och såg bara positivt på det nya arbetssättet. Det som framkom var att man ville arbeta med att ta fram lämpliga urvalsfrågor och liknande tillsammans i den enskilda rekryteringen,” berättar Emma Lind.

Kortare rekryteringstider

”Bara gör det”, svarar Emma Lind, på frågan om hon har några råd att ge till andra som funderar på att genomföra samma beslut. Hon anser att Malmö stads initiativ att ta bort kravet på personligt brev har resulterat i en mer rättvis och effektiv rekryteringsprocess.

Chefer och rekryterare visar att beslutet att ta bort kravet på personliga brev har lett till kortare rekryteringstider och en mer effektiv process.

Genom tydlig kommunikation, ett stort engagemang från projektgruppen och väl genomförd pilotstudie, har initiativet kunnat implementeras framgångsrikt. En slutgiltig uppföljning planeras under hösten 2024, med en förväntad projektrapport i december.

Framgångsfaktorer

• Beslut grundade i samtida forskning.
• Engagerad och driven projektgrupp.
• Kontinuerlig kommunikation och uppföljning.

malmo@malmostad.se