Publicerad 17 september 2021

Strukturera en arbetsplatsträff

På en arbetsplatsträff, APT, har chef och samtliga medarbetare en gemensam dialog kring frågor som rör utveckling av verksamheten, arbetsplatsen och dess arbetsmiljö.  

APT är ett forum för delaktighet och inflytande för alla medarbetare och där samtliga förväntas att bidra. Chef och medarbetare kan tillsammans föra dialog om utvecklingsbehov och identifiera och förebygga risker. Vid behov kan fackliga företrädare eller skyddsombud bjudas in som resurs till punkter som behandlas på ATP.

På APT föreligger inget partsförhållande.

Frågor att ställa sig inför APT:

  • Vilka frågor behöver tid och utrymme för dialog?
  • Vilka beslut kommer att fattas av vem eller vilka beslut har fattats som behöver förankras/återkopplas?
  • Vad behöver följas upp från föregående APT?
  • · Vilka medarbetare behöver närvara? Finns det medarbetare som tillhör annan chef men som arbetar i verksamheten som kan ha behov att delta?
  • Vad vill jag som chef få ut av mötet?
  • Vad vill medarbetarna få ut av mötet?

En arbetsplatsträff behöver vara utformad på ett ändamålsenligt sätt för alla medarbetare. Det är en särskild utmaning för verksamheter som är spridda på olika ställen och som pågår 24/7. Utgångspunkten är att frågor ska behandlas av dem som är direkt berörda, så tidigt som möjligt i processen.

Forum för dialog

Fokus på APT är gemensam dialog om utmaningar i och utveckling av verksamheten, på arbetsplatsen och dess arbetsmiljö. Förutsättningar för en givande dialog är tid och utrymme. Med fördel kan därför ren information ges på andra sätt till medarbetarna än vid APT:n. Ibland behöver medarbetarna relevant information inför APT:n för att under mötet kunna bidra till kreativa lösningar.

Det är viktigt att hitta kanaler så att alla får chans och möjlighet att ta del av den information de behöver inför och efter en APT.

Alla bidrar

APT förutsätter att alla tar ansvar och har möjlighet att bidra, samt är lyhörda för varandras synpunkter, förslag och erfarenheter. Välj en lämplig dialogform utifrån den fråga som ska hanteras, så att alla medarbetare kan komma till tals och känna sig trygga.

Ta gärna hjälp av Suntarbetslivs verktyg för att hitta ett sätt att skapa balans i er kommunikation och samverkansklimat.

Bättre möten, Suntarbetsliv

Inbjudan

Schemalägg och gör tiderna kända för APT så att medarbetarna får framförhållning och vet när de senast behöver komma in med punkter till dagordningen.

Dagordning

Skicka ut dagordningen i förväg, förslagsvis en vecka innan mötet. Bifoga det informationsunderlag som behövs för att medarbetarna ska få chans att förbereda sig. Dagordningen bör ha angivelser om samtalsämne och ungefärlig tidsåtgång. Säkerställ att frågor som behöver följas upp från tidigare möten och återkopplas från andra beslutsnivåer finns med på dagordningen.

APT ska vara ett möte där alla kan bidra och känna ansvar. Undvik därför en stående dagordning.

Exempel på dagordning för APT (PDF) Pdf, 880 kB.

Årsplanering

Gör tillsammans en planering för APT för återkommande punkter i verksamhetens årshjul - till exempel verksamhetsplanering, systematiskt arbetsmiljöarbete, ekonomisk uppföljning, löneöversyn och så vidare.

Det primära syftet med årshjul är att skapa sig en översikt över årets aktiviteter på arbetsplatsen. Använd ett format som passar bäst i din roll och verksamhet.

Det finns olika sätt att presentera det årshjul som chef och medarbetare kan använda för planering av frågor under året. Här presenteras exempel på årshjul som kan tillämpas.

Årshjul, exempel från Helsingsborgs stad (Word) Word, 240 kB.

Årshjul (Excel) Excel, 27 kB.

Årshjul, exempel från Helsingborgs stad (Powerpoint) Powerpoint, 43 kB.

Fackligt perspektiv

APT är ett forum för dialog om det som berör medarbetarna på jobbet, i verksamheten och i deras arbetsvardag. Vid behov kan fackliga företrädare eller skyddsombud bjudas in som resurs till punkter som behandlas på APT. Det kan t ex röra medarbetares arbetsmiljö eller om frågan regleras i avtal.

Tydlighet om beslut

Vissa frågor som hanteras på APT beslutar chefen om, andra kan behöva lyftas till samverkansgrupp innan beslut kan fattas av chef. Om chefen saknar beslutsmandat eller om frågan berör flera arbetsställen, kan den behöva överlämnas till nästa chefs- eller samverkansnivå.

Säkerställ att medarbetarna får återkoppling.

Dokumentation

Som chef är du ansvarig för att det skrivs minnesanteckningar, men uppdraget kan rotera. Kom överens om hur och när anteckningarna ska göras tillgängliga och om de ska aktualiseras, exempelvis i form av nyhetsbrev eller på intranätet.

Utvärdering

För att säkerställa att APT:n blir det forum som såväl chef som medarbetarna förväntar sig är det viktigt med gemensam regelbunden utvärdering. Är rätt frågor på agendan, finns förutsättningar för delaktighet och inflytande? Vad behöver förändras och utvecklas på APT:n?

Läs vidare

Informationsansvarig

  • Christin Granberg
    Utredare

Kontakt

Kontakta SKR

Välkommen att skicka din fråga till SKR inom arbetsrätt och kollektivavtal

Har du en fråga om arbetsrätt och kollektivavtal med anledning av det pågående virusutbrottet? Titta först på våra frågor och svar som finns här på webbplatsen.

Frågor och svar om arbetsgivares ansvar vid epidemi- eller pandemiutbrott

  • SKR:s rådgivning riktar sig till personal- och förhandlingschefer i kommuner och regioner. Om frågan ställs på uppdrag av någon av dessa anger du det i formuläret.
  • Vi kommer att kontakta dig inom två arbetsdagar. För att underlätta återkoppling ber vi dig ange vilka tider du är tillgänglig via telefon. Om kontakt ej kan etableras kan ärendet komma att avslutas.
  • Vid akuta frågor, vänligen ring SKR:s kontaktcenter på 08-452 70 00.

Ange gärna lagrum eller avtal som ärendet gäller. Beskriv var i processen ni befinner er och vilka eventuella åtgärder som redan vidtagits. Tänk på att inte ange personuppgifter.






Frågan ställs på uppdrag av personal- eller förhandlingschef
Frågan ställs på uppdrag av personal- eller förhandlingschef