Publicerad 8 juli 2021

Minnesanteckningar

26 maj 2021, 9-12

  1. Inledning, välkomna
    Kerstin Wiss Holmdahl, SKR hälsade deltagarna välkomna till dagens möte. Därefter presenterade deltagarna sig. Det var 31 deltagare, företrädare för både myndigheter, kommuner,
    regioner, inköpscentraler, leverantörsorganisationer och leverantörer av upphandlingsplattformar.

    Agendan fastställdes med ändringar på så sätt att punkten om SDG och arbetet med myndighetsuppgifter togs som första punkt samt att punkten om statistikdatabasen kommer som
    tidigast 10.45.
  2. Single Digital Gateway och arbetet med myndighetsuppgifter vid upphandling. Henrik Grönberg informerade om arbetet med myndighetsuppgifter vid upphandling.

    Bakgrund
     Det finns idag ca 18 000 annonserade upphandlingar per år.
     Alla upphandlingar omfattas dock inte av samma krav.
     Ofta måste flera företag i varje upphandling prövas.
     Kraven omfattar även vissa underleverantörer.
     Även prövning i samband med avrop från vissa ramavtal.
     Prövning även under avtalstiden

    Upphandlingslagarna förutsätter att upphandlare har tillgång till vissa myndighetsuppgifter: vad gäller brott (belastningsregistret), betalning av skatter och kvalificerade ekonomiska svårigheter. Idag finns ingen bra juridisk eller teknisk lösning för detta.

     Företag ska inte behöva ge in myndighetsuppgifter till myndigheter.
     Lösning för masshantering – tiotusentals prövningar varje år.
     Elektroniskt inhämtning av uppgifter en självklarhet.
     Automatiserad uppgiftsinhämtning.
     Måste vara enkelt och tydligt för både myndigheter och företag.
     Ta hänsyn till SDG-förordningen.
     Måste kunna tillämpas för olika juridiska personer.
     Användas även för uppföljning under avtalstiden.
     Integritetsaspekter ska beaktas.
    Utgångspunkter för en bättre lösning för detta:
     Skattemedel ska inte finansiera kriminell eller oseriös verksamhet.

    www.SFTI.se

    Han visade även hur en ”one stop-shop” lösning för myndighetsuppgifter skulle kunna se ut. Vidare pekade han på Mikael Sjöbergs utredning ”Myndigheter i samverkan mot
    arbetslivskriminalitet (DS 2021:1). Det är en utredning med uppdrag att närmare utreda förutsättningarna för samlad och
    regelmässig överföring av offentlig information till auktoriserade aktörer som har behov av den i syfte att verka för sund konkurrens, exempelvis genom att ställa krav i upphandling eller att genomföra kontroller.”

    SDG (Single Digital Gateway.
    Henrik redogjorde därefter om SDG. Det är en EU-förordning som beslutades 2018. Den syftar till att skapa en gemensam infrastruktur för digital myndighetsinformation inom EU. SDG
    genomförs i flera steg under åren 2020-2023 (DIGG samordnar).

    Till den 12 dec 2023 ska, enligt artikel 13, medlemsstaterna säkerställa att vissa elektroniska förfaranden – inklusive upphandlingar – ska kunna utföras av på samma eller liknande villkor av användare i andra medlemsstater. Det finns vissa detaljerade minimikrav:
     Skyldigheter ge ”anvisningar om förfarandet” (på engelska).
     Identifiera, autentisera sig och underteckna elektroniskt på
    samma villkor som inhemska användare.
     Tillhandahålla bevis och motta resultat på samma villkor som inhemska användare.

    Kommissionen ska, enligt artikel 14, tillsammans med medlemsstaterna inrätta ett tekniskt system för automatiskt utbyte av myndighetsbevis mellan myndigheter i medlemsstaterna.
     LOU- och LUF-direktivet nämns uttryckligen i denna artikel.
     Om elektroniska bevis utfärdas i en medlemsstat ska de också göra sådana bevis
    tillgängliga i ett format som möjliggör automatiskt utbyte.
     Användandet av systemet är inte obligatoriskt för användarna.
     En rad krav på sådana bevis av såväl teknisk som juridisk karaktär.
     Arbetet pågår med den genomförandeförordning som specificerar kraven.

    Frågor ställdes och gruppen diskuterade dessa frågor.

  3. eForms; implementering till svensk rätt
    Robin Anderson Boström, SKR informerade om eForms, som är de kommande standardformulären för publicering av upphandlingsannonser i TED (Tenders Electronic Daily).

    Implementering på nationell nivå måste ha skett senast den 25 oktober 2023.

    De största förändringarna är att eForms är
     ”Digital by design”
     Öppet för nationella anpassningar
     Öppet för löpande uppdateringar
    eForms innehåller enbart 6 standardformulär. Dessa standardformulär kan dock användas för attskapa 40 annonsmeddelanden. Begrepp och funktioner har en betydelse och återupprepas vid behov när ett annonsmeddelande
    skapas.

    www.SFTI.se

    Exempel på möjliga anpassningar:
     Vilka av de valbara fälten (ca 50 st) som ska vara obligatoriska, frivilliga eller inte
    användas alls
     Publicering av uppgifter om alla anbud, inte enbart vinnande anbud
     Användning av eForms som standard även under tröskelvärdena
     Användning av eForms för efterannonsering av kontrakt baserade på ramavtal
     Användning av ”Request for information”och ”ContractCompletionForm”

     (Om eForms ska införas innan den 25 oktober 2023).
    Anpassningen samordnas av Finansdepartementet.

    För mer information, se eForms Policy Implementation Handbook. På förslag från medlemsländer kan nya annonsfält läggas till eForms. Dessa nya fält kommer av lagtekniska anledningar alltid att vara ”valbara” som utgångspunkt. Medlemsländer kan sen i sitt nationella lagstiftningsarbete göra dessa fält frivilliga, obligatoriska, eller stryka dem helt.
    Ett medlemsland kan inte själv lägga till nya annonsfält i eForms, det måste ske genom den fastslagna uppdateringsprocessen för eForms. Ett förslag är inte garanterat att få genomslag.

    Robin avslutade med att konstatera att eForms ska vara infört den 14 november 2022 (frivilligt) men senast den 25 oktober 2023 (obligatoriskt). Innan dess ska de legala förutsättningarna vara klara och i vart fall behövs 1 år för teknisk implementering. Det innebär att det börjar bli bråttom med den svenska implementeringen med beaktande av kommande sommaruppehåll, referensmöten, remisstid därefter, utökning av Upphandlingsmyndighetens rapporteringsformat
    deras uppdatering av föreskrifter och efterföljande remisstid med mera.

    Från regeringskansliets sida framfördes att man arbetar med införandet av eForms och är medveten om den tid som krävs.
    Mappning mellan standardformulären (TEDXML) och eForms
    Robin informerade om att EU-kommissionen (DG GROW) har färdigställt en mappning mellan de nuvarande standardformulären (TEDXML) och eForms.
  4. Clean Vehicle directive (CVD)
    Robin Anderson Boström informerade om direktivet, som är en uppdatering av ett äldre direktiv från 2009. Det äldre direktivet innehöll inga egentliga förpliktelser för medlemsländerna. CVD innehåller dock både bindande måluppfyllelser och rapporteringskrav vid upphandling av fordon/transporttjänster som påbörjats efter den 2 augusti 2021 (över tröskelvärdena).
    EU-kommissionens förordade väg för rapportering är via dedikerade fält i eForms, när det väl är implementerat.
    Det nationella införandet blir fem månader försenat, 1 januari 2022.
     Skyldigheterna utökas till upphandlingar under tröskelvärdena.
     Uppgifterna ska interapporteras via upphandlingsannonser.

    www.SFTI.se

     Upphandlingsmyndigheten ges trots föreslagen rapporteringsmetod ansvaret för insamlingen. Detta utan någon som helst understödjande utredning.
     Kostnader och arbetsinsatser för alla inblandade aktörer underskattas.
     Orimlig uppstartstid för ansvarig myndighet.

    Lagpromemorian finns här: Lagpromemoria
  5. The European Strategy for data and the impact for public
    procurement
    Robin Anderson Boström informerade om ett nytt projekt inom EU kommissionen, PPDS, med syfte att sammanställa och tillgängliggöra alla medlemsländer inköpsstatistik.
    Detta projekt är fortfarande på planerings-/utvecklingsstadiet.
    Det avser dock i grova drag att följa implementeringen av eForms. Någon form av funktionalitet är därför att förvänta efter den 25 oktober 2023, sista datum för införandet av eForms.

    Det är tre olika ”Scope and iterative approach” som utvärderas avseende projektets omfattning.

    Scenario 1
    Focusing on the on thefundamentals, integrating TED data (eForms and current standardforms)

    Scenario 2
    Extended PPDS focusing on Member States notices

    Scenario 3
    Comprehensive PPDS including Comprehensive PPDS including post-award data and tertiary datasources like business. Det är frivilligt för medlemsländer att delta.

    Robin avslutade med att visa den interactionsmodell som innefattar följande: The Commission
    • interacts with the PPDS both as data provider and client
    • is the owner of the PPDS
    Och
    Member States
    Interact with the PPDS both as data provider and client
    The Commission
    • interacts with the PPDS both as data provider and client
    • is the owner of the PPDS
  6. Peppols arbete kring Pre award
    Robin informerade om att Peppols arbete med Pre Award har börjat att ta fart. Utvecklar bland annat stöd för att kunna skicka inkapslade eForms-meddelanden via Peppol-nätverket.
    Här finns mer information: OpenPeppol pre award Martin Forsberg kompletterade med att beskriva hur det är tänkt med Peppol för eupphandlingsmeddelanden.
  7. Statistikdatabasen
    Andreas Doherty, Upphandlingsmyndigheten, informerade om myndighetens statistikdatabas.

    www.SFTI.se

    Denna innefattade information om den nya lagstiftningen i korthet, projektets tidslinje, föreskrifter som reglerar datainsamlingen, utformningen av datainsamlingen och arbetet med analysplattform och statistikdatabas enligt följande:
     Upphandlingsmyndigheten är statistikmyndighet på upphandlingsområdet
     Upphandlingsmyndigheten ska utveckla, förvalta och sprida statistik om upphandling
     Upphandlingsmyndigheten ska utveckla och förvalta en nationell databas för statistik på upphandlingsområdet
     Ny lag och förordning om upphandlingsstatistik 1 juli 2020
     Ändringar i alla upphandlingslagar
     Upphandlingar ska annonseras i en registrerad annonsdatabas
     Registrerade annonsdatabaser ska lämna uppgifter ur annonser till Upphandlingsmyndigheten
     Upphandlingsmyndigheten bestämmer vilka uppgifter ur annonser som ska lämnas, när de ska lämnas och hur de ska lämnas. Vidare informerade Andreas om att insamlingen omfattar uppgifter ur annonser under och över tröskelvärdet. Det är ca 90 uppgifter ur annonser som samlas in.

    Uppgifter som är obligatoriska att ange i annonser är viktigast för statistikändamål. Insamlingen kommer att utvidgas när eForms träder i kraft i Sverige. Andreas informerade även om den nya statistiktjänsten:
     Ny tjänst del av myndighetens digitala kunskapsnav inriktad mot statistik och analys
     Databas med statistik på upphandlingsområdet
     Analysverktyg ger tillgång till data
     Användare kan hämta data baserat på område, produkt, selekteringsvariabler, etc
     Exportmöjligheter, visualisering, etc
     Kostnadsfri tjänst
     Lansering av statistiktjänst planerad till 2022

    Andreas avslutade med att poängtera att det är viktigt att alltid vara noga med att fylla i rätt så annonsen blir rätt – ni är nyckeln som gör att korrekt statistik kan tillverkas och komma alla till nytta.
  8. Ny Guideline om dynamiska inköpssystem från EXEP
    Kerstin Wiss Holmdahl informerade om det arbete som görs inom en arbetsgrupp inom EXEP (EU kommissionens Multi stakeholder expertgroup on eProcurement ) avseende en guideline om dynamiska inköpssystem (DIS). Syftet är att beskriva DIS, som ännu inte kommit i bred användning, i syfte att skapa mer kunskap om detta.

    Tidigare version har varit på intern remiss inom EXEP och den slutliga ska presenteras under sommaren.

    www.SFTI.se

    Denna guideline innehåller:
     En beskrivning av regelverket utifrån direktivet
     Statistik om användningen av DIS i medlemsstaterna
     En kompletterande enkät kring användningen
     Kopplingen till en fullt elektronisk inköpsprocess, koppling till e-kataloger
     Fördelar och utmaningar med DIS
     Frågor & svar
     Tips om vad som kan rekommenderas respektive undvikas
     Goda exempel från medlemsstater

    Vissa konklusioner anges:
     Direktiven sätter ramarna, men sen finns det olika kompletterande regler i vissa medlemsstater
     Det är ganska låg användning av DIS i relation till ramavtal
     I vissa länder högre användning än i andra.
     Det är vanligt med DIS i inköpscentraler i vissa länder
     Det har varit mycket diskussion under avsnittet Frågor & Svar vilket visar på osäkerhet av tolkning och tillämpning i vissa delar av DIS; vi hoppas undanröja basala tveksamheter genom frågorna
     I arbetet har vi i arbetsgruppen funnit behov av förtydliganden och ändringar i lagstiftningen
     Dessa tas inte med i denna guideline vars syfte är stöd för användare generellt
     En särskild skrivelse kommer med förslag på förbättringar som ges in till EU kommissionen.

    Handledningen om DIS kommer att publiceras samt sändas ut när den är klar, men intresserade som vill ta del av den innan kan vända sig till Kerstin.
  9. Kort om aktuellt på e-handelsområdet, beställning t om faktura
    Kerstin Wiss Holmdahl informerade om aktuella frågor på e-handelsområdet och med koppling till SFTI. API (applikationsgränssnitt) för lagersaldo API specifikation med möjligheter för köpare att ta del av lagersaldo hos leverantörer klart. Underlättar vid beställningar baserat på översänd katalog att veta om produkt finns tillgänglig.

    Peppol BIS 3
    Det är mycket fokus på att Peppol BIS 3 meddelandena ska komma i användning och framöver ersätta Edifact-baserade e-handelsmeddelandena enligt SFTI ESAP 6. Inom SFTI ska en arbetsgrupp se på konkreta frågor vid övergången från ESAP till Peppol BIS 3.

    En handledning till stöd för användare håller på att tas fram. För implementering finns redan stöd på webben.
    Det är viktigt även att nå ut till leverantörer och deras affärssystem.

    E-fakturor och standard
    När det gäller specifikt e-fakturering framhöll Kerstin följande:

    www.SFTI.se
    • Rekommenderat format för e-faktura i offentlig sektor är ju Peppol BIS Billing 3. Den uppfyller kraven i den europeiska standarden för e-faktura. Svefakturan rekommenderas
    därför inte längre som SFTI men kan naturligtvis användas i etablerade fakturaflöden.
    • Från den 1 april i år kan inte Svefakturan sändas i Peppols nätverk.
    • Mycket information finns om Peppol BIS fakturan och Peppol på www.digg.se och
    www.sfti.se , inkl. filmer.
    • Det finns inom CEN (tekniska kommittén TC 434) ett arbete med förslag till uppdatering av den europeiska standarden för e-faktura. 50 förslag har hanterats. En remissrunda har precis avslutats. En extern remiss kommer i höst.
    • Förslag från CEN:s tekniska kommitté har hanterats i SIS svenska spegelkommitté, TK 621. Vid ev. intresse att delta i denna kontakta SIS (hanna.axelsson@sis.se). Här hanteras även förslag om standard för eKvitto. Och i CEN:s tekniska kommitté TC 440 finns arbete kring övriga Post award meddelanden, bl. a order. Vidare informerade Kerstin om att handledningarna ”E-fakturering i offentlig sektor- rättsfrågor att beakta” och ”Kontroll av verifikationer” för närvarande uppdateras.
  10. Övriga frågor
    Inga övriga frågor fanns anmälda och tiden medgav ej att hinna ta upp några. Kerstin tackade deltagarna för intresset för dagens möte och goda diskussioner och input.

    Vid pennan,
    Kerstin Wiss Holmdahl

Kontakt

Kontakta SFTI

Välj område * (obligatorisk)
Välj område