Publicerad 22 november 2021

20 oktober 2021

Sammanfattning av åtgärder och bevakningspunkter från Beredningsgruppens möte den 20 oktober 2021

Teams-möte 9-12

  1. Inledning
    Ulrika Steidler inledde och hälsade alla välkomna till dagens beredningsgrupp. Deltagarna prickades av efter deltagarlistan.

  2. Dagordning med mera
    Förslaget till dagordning godkändes. Anette Forslund och Anna Karin Wahlström utsågs att justera protokollet.

  3. Föregående mötesprotokoll
    Protokollen från föregående möten, den 5 maj och den 21 juni 2021, godkändes.

  4. Återkoppling från Styrgruppen med anledning av besluten vid föregående möte
    Kerstin Wiss Holmdahl rapporterade från mötet med Styrgruppen den 21 juni. Vid mötet fastställde styrgruppen specifikationen för SFTI Item Availability Check API version 1.1 och SFTI API Authentication version 1.0. som SFTI rekommendation baserad på per capsulam-beslut från SFTI Beredningsgrupp.

    Styrgruppen arbetar just nu med Vision 2024 och verksamhetsplan för 2022 för SFTI.
  5. SFTI arbetsgrupp för övergång från ESAP 6 till Peppol BIS meddelandena
    Eva Wärnå informerade om arbetet i arbetsgruppen om övergång till Peppol BIS vilken hon leder.

    Syftet med arbetsgruppen är att främja övergången från ESAP 6 till Peppol BIS. I gruppen finns systemleverantörer, köpare i offentlig sektor och varu- och tjänsteleverantörer. Idag är 45 personer anmälda till gruppen.

    Gruppen kommer att ha frekventa möten under hösten fram till och med december. Vid mötena går man igenom en i förväg beslutad aktivitetsplan och frågeställningar som kommer upp under arbetet med övergången till Peppol BIS-meddelandena. Nu har man kommit till Ordermeddelandet.

    Det finns en Teamsyta där deltagarna kommer åt de framtagna stöddokumenten. Fråga kom från Polisen om det är någon som arbetar med/mot VAN-leverantörer till exempel Opus Capita för att skicka order till leverantör via deras leverantörsportal. Eva W. svarade att det inte finns med företrädare för någon av leverantörsportalerna och det kanske kan bero på att de inte kör i ESAP6 och därför inte är med, men att hon inte vet om det är så.

  6. Peppol
    a) Information om användningen.
    Anderz Petersson berättade att Japan är det land som senast anslutit sig till Peppol. Han konstaterade att Japan har över 100 miljoner invånare och att det blir intressant att se hur de kommer att använda Peppol.

    Tidigare tillkomna länder är Portugal och Island. Idag är det 17 länder som har en Peppol-myndighet och flera länder är på gång. Sverige ser gärna att Finland blir nästa att ansluta sig. Anderz visade även status för avvecklingen av Svefaktura i Peppolnätverket. Samtliga accesspunkter har avvecklat Svefaktura.

    b) Nyheter inom OpenPeppol.
    Eva Wärnå presenterade nyheter inom OpenPeppol tillsammans med Martin Forsberg. Eva meddelade att det kommer att tecknas nya avtal innan året är slut mellan DIGG och OpenPeppol avseende DIGG:s roll som Peppol Authority. Efter detta kommer DIGG att teckna nya avtal med sina Service Providers, vilka kommer att börja gälla från och med 1 juli 2022.

    Martin Forsberg informerade om arbetet inom OpenPeppol och den kommande höstreleasen vilken släpps den 15 november. Peppol har två stycken releaser, en i maj och en i november, där man kan göra ändringar i specifikationerna. I den senaste releasen har det skett små ändringar i Peppol BIS Billing: ny kontroll för vissa org. nummer gäller Belgien och Italien (moms) och en måttenhetskod är också ny samt några till.

    I och med det nya avtalet kommer det att ske stora förändringar med de interna rutinerna gällande förvaltning och det kommer bli mer kontrollerat vad gäller införande av ändringar. Operatörerna och it-systemleverantörerna kommer att få information tidigare om större ändringar och därmed mer tid att förbereda sig.

    Martin lyfte fram fördelarna med att byta till Peppol och lyfter fram att det inte bara blir lättare att byta operatör utan också att man får större transparens vad gäller operatörernas ansvar. Säkerhetsmekanismerna i infrastrukturen (spårbarhet, signering, kryptering) är också en styrka. Kundkännedomskrav kommer att ställas inom Peppol när operatörerna ska ansluta sin kund. Det är ännu inte beslutat exakt hur kontrollen ska utföras men det finns krav att kontroller ska göras.

  7. API för köparens kontroll av leverantörens artikelstatus 
    Martin Forsberg frågade beredningsgruppen om status för införandet av API. Hur ser det ut idag? Från systemleverantörssidan berättade Visma att deras system har API lösning på plats men att det är några frågor kvar kring användargränssnittets utformning. Unit4 meddelade att de kommer ha det första halvåret nästa år. Från leverantörssidan meddelade Martin &Servera att de implementerat API lösning och väntar på att få börja använda den.

    InExchange ställde frågan om API även är till för de mindre leverantörerna. De ställde frågan om det var med några företrädare för små leverantörer i arbetsgruppen när lösningen togs fram. Martin svarade att det är de större leverantörsföretagen som har varit med, men man har försökt att inte bygga in några hinder för mindre leverantörers användning.
  8. Läkemedelsbeställningar
    Thomas Pettersson informerade om arbetat i arbetsgruppen Läkemedelsbeställningar. Han meddelade att man nu är klar med de nya specifikationerna av tillverkningsrapport gällande extemporeläkemedel, slutenvårdsdos och kassation. Arbetar pågår nu med att ta fram schema och guideline.

    Arbetsgruppen håller nu på med att komplettera ”Handledning för läkemedelsbeställningar” med specifikationer för övergången från SFTI/ESAP 6 till Peppol BIS meddelandena.

  9. CEN:s Tekniska kommitté 440
    Thomas Pettersson fortsatte med att informera om arbetet i CEN:s Tekniska kommitté (TC440), där han deltar i två arbetsgrupper för SFTI:s räkning via SIS spegelkommitté, TK 621.

    Grupperna är, CEN/TC 440/WG5 ”Catalogue” och CEN/TC 440/WG6 ”e-Ordering”. Båda grupperna är i slutfasen av framtagning av dokumenten ”Choreographies” det vill säga specifikation för affärsprocesser, se bifogad presentation. Arbetet kommer sedan att fortsätta med att specificera transaktionernas innehåll.

    Kerstin informerade också om att det förslag på uppdatering av e-fakturastandarden (EN 16931) som arbetats fram inom CEN:s tekniska kommitté TC 434 nu är ute på remiss. Den svenska standardiseringsorganisationen SIS håller i remissförfarandet för Sveriges del.

    Kerstin Wiss Holmdahl informerade om att det inom CEN tagits fram meddelande för Post Award katalog (anbudskatalog). Detta har arbetats vidare med av Norge och vi har från SFTI:s sida gett input till deras arbete. Det återstår att se om det framöver tas in i Peppol för att bli ett BIS-meddelande. Inom SFTI har för ett antal år sedan även funnits en arbetsgrupp med anledning av arbetet i CEN avseende pre award katalogen.

    Lunds universitet framförde att det skulle underlätta om det fanns en standard för upphandlarna över hur Pre Award katalogen ska se ut. De har varit i kontakt med Upphandlingsmyndigheten om detta. Upphandlarna sitter med ”hemmabyggen” i Excel och sedan går dessa inte att ta in som prislista i e-handelssystemet. Från Lunds universitets sida framfördes därför att det skulle vara väldigt bra om man kan arbeta vidare med detta. InExchange höll också med om detta.

    Anderz Petersson frågade om TC440 katalog är samma som den Peppol BIS som redan har gjort. Thomas svarade att CEN tog fram den första versionen av katalogen som sedan Peppol kompletterat till nuvarande Peppol version 3. Nu arbetar man inom CEN med fler varianter av CEN kataloger (för post award). CEN:s arbete syftar till att ta fram en europeisk standard för både Post Award och Pre Award. Thomas verkar för att vi ska få med det som finns i Peppol idag i ny version i CEN. Sedan är även frågan att Peppol tar med det sig detta till kommande uppdateringar. Anderz frågade om det skulle kunna bli att vi har två olika katalogformat? Thomas svarade att det i värsta fall kan bli så. 

    Kerstin informerade om det förslag som arbetas fram inom CEN i syfte att lösa frågor kring kostnaderna för att använda standarder.

    Martin Forsberg berättade att resultaten från CEN/standarderna, i början var så kallad workshop agreements. De har inte samma status som de standarder som tas fram inom tekniska kommittéer. Man kom därför fram till att det behövs en europeisk standard, så kallad European Norm (EN).

    Att det är europeisk standard underlättar för de övriga meddelandena i orderprocessen så de kommer på samma nivå som e-fakturan som är formellt en europeisk standard, EN. Det finns ett värde att ha formell Europeiskstandard då det är enklare att hänvisa till den för implementeringskrav men även som krav vid upphandlingar eller som referenser i eventuella framtida lagkrav.
  10. Översyn av handledningar
    Kerstin Wiss Holmdahl informerade om arbetet med uppdatering av SFTI-handledningarna ”Kontroll av verifikationer” och ”E-fakturering i offentlig sektor- rättsfrågor att beakta”. Arbetet med att uppdatera handledningarna har pågått sedan i våras.

    Uppdateringen av ”Kontroll av verifikationer” görs främst på grund av att ny lagstiftning på området och erfarenheter som fåtts under de senaste åren. Handledningen är färdig och håller just nu på att tillgänglighetsanpassas. Den beräknas var helt klar innan årsskiftet.

    Handledningen ”E-fakturering i offentlig sektor- rättsfrågor att beakta” kommer att uppdateras med ny lagstiftning, främst e-fakturalagen. Den kommer även att kompletteras med frågeställningar, förtydliganden/klargöranden om bland annat mottagandet av fakturan; vad som tagits emot, vad som visas för den som granskar och attesterar men vad som också måste finnas kvar hos mottagaren lättillgängligt.

    Handledningen hanterar konvertering mellan format som gjorts och överensstämmelsen med lagar och regelverk med mera, samt bevarande av räkenskapsinformationen.

    I arbetsgruppen som arbetar med uppdateringen av båda handledningarna ingår Skatteverket, Bokföringsnämnden, Rådet för kommunal redovisning, Riksarkivet, ESV, Kammarkollegiet, DIGG och SKR. Det beräknas att arbetet med uppdateringen ska vara klart innan året tar slut.

    InExchange lyfte att det är bra om det klargörs vad som räknas som räkenskapsinformation, det verkar vara ett problem då det finns många tolkningar. Kerstin svarade att hon också önskade att detta kunde definieras. Det har tagits upp i gruppen, men det finns ingen definition utan man får gå efter att det som skickas räknas som räkenskapsinformation om det inte är helt oväsentlig information som exempelvis God Jul-hälsningar.

    Region Sörmland frågade hur man kan hantera sekretessbelagd information. Kerstin svarade att de inte har kommit till eventuella uppdateringar kring detta ännu, men att det kommer att tas upp.
  11. Enkät om e-handel i staten
    Anderz Petersson berättade om att DIGG genomfört en enkät om e-handel i staten. Enkäten skickades ut till de myndigheter som har mer än 50 årsarbetskrafter, vilket resulterade i att man skickade till 160 myndigheter.

    Mätningen gjordes i september och svarsfrekvensen blev 95 procent. Resultatet från enkäten finns nu publicerat per myndighet på DIGG:s webbplats, men kort kan nämnas att andelen e-faktura nu är 84 % jämfört med 75 % vid förra enkätundersökningen.fakturor avseende resor och konferenser har försvunnit under corona.

  12. Erfarenheter av e-handelsarbetet under Covid 19
    Beredningsgruppen diskuterade erfarenheterna av e-handeln under pandemin. Lunds universitet såg att den totala andelen e-fakturor har ökat även om resor, catering och event inte förekommit. E-handeln minskade under pandemin.

    Lunds universitet frågade Anderz Petersson om de tittar djupare på varför vissa har höga medan andra har låga värden i rapporten. Han svarade att man enbart tittar på rörelsen på aggregerad nivå och de som ligger på botten och varför man ligger där.

    Arbetsförmedlingen instämde med Lunds universitet om att e-handeln minskat inom vissa delar som rekvisitionsorder och resor men ökat i andra. De har två delar i verksamheten, delen att få in arbetssökande i utbildning har ökat.

    InExchange berättade att e-handeln B2B/B2G varit lite lägre, men att e-fakturorna har ökat. De berättade också att många projekt med e-handel har pausats under pandemin men nu har börjat komma i gång igen.

    Region Sörmland berättade att de fick arbeta med andra saker när pandemin började. De fick börja leta material. Att arbeta med e-handel samt få leverantörerna att skicka e-faktura fick komma i andra hand under början av pandemin.

    Stockholms universitet berättade att de förkortat betaldagar under pandemin och att leverantörer då fått betalt så fort som möjligt. Det var svårt med leveranser till medarbetarna, då många ville ha leverans hem.

  13. Informationspunkter
    a. Styrgruppen
    Kerstin Wiss Holmdahl informerade om att styrgruppen diskuterar SFTI Vision 2024 som innefattar vad SFTI behöver satsa på och uppnå fram till 2024 På fredag kommer en workshop om SFTI 2024 att hållas. Alla är välkomna att lämna in synpunkter på SFTI:s arbete.

    b. DIGG
    Anderz Petersson informerade om att DIGG växer och att antalet anställda har dubblerats på ett års tid. Det kommer nya regeringsuppdrag hela tiden och detta kommer säkert att fortsätta under nästa år eftersom det är ett valår.

    DIGG måste kanske omprioritera. Anderz sitter med i Nordic Smart Governance (NSG). Arbetet där är tänkt att underlätta för små och medelstora företag (SME) inom Norden. Projektet kommer att fortsätt fram till 2027.

    c. SKR
    Kerstin informerade om att SKR fortsätter att arbeta med att främja e-handel genom sina nätverk och kommer att hålla utbildningar under året.

    SKR har blivit kontaktade av Svensk Näringsliv som undrar om sätt att gemensamt nå ut till leverantörer som tycker att det är svårt att ge in anbud vid upphandlingar och användningen av ESPD anses vara extra svår. Upphandlingsmyndigheten skulle även kunna delta här. Leverantörer anser även att e-fakturering är svårt och känner inte till vad Peppol är i tillräcklig omfattning.

    Ett första möte har ägt rum mellan Svenskt Näringsliv, Företagarna, Almega, SKR och Upphandlingsmyndigheten kring samverkan och DIGG kommer också att involveras. Informationsmaterial ska tas fram som branschorganisationerna bland annat kan ta med när de träffar sina medlemmar.

    SKR fortsätter att bevaka den kommande implementeringen av de nya annonsformulären, eForms. Ett remissförfarande ägde rum förra sommaren där bland annat SKR gav in svar. SKR avvaktar nu förslag från finansdepartementet, men har ännu inte fått någon information om när det kommer. Senast i november 2023 ska de nya annonsformulären vara implementerade.

    d. Upphandlingsmyndigheten
    Henrik Grönberg informerade om att Upphandlingsmyndigheten (UHM) fortsätter med statistikprojektet för att ta fram den nya upphandlingsstatistiken. De ligger i fas med projektet. De väntar också på svar från Regeringskansliet om e-forms.

    Singel Digital Gateway (SDG), EU-förordningen om en gemensam digital ingång, som kommer i dec 2023 kommer att påverka hur upphandlingar görs. Den innebär många förändringar, myndigheter ska utveckla ett tekniskt system för att utbyta bevis mellan sig. Detta omfattar ett väldigt stort antal myndigheter, vilket ställer krav på systemleverantörerna. Upphandlingsmyndigheten ber att få återkomma om detta.

    e. Kammarkollegiet
    Eva Ringman informerade om att förstudien för administrativa system avslutades i somras och resultat finns på Kammarkollegiets hemsida.

    f. NEA
    Lars Gillerström hade fått förhinder. Kerstin Wiss Holmdahl. berättade lite kort om aktuella frågor inom NEA.

    NEA:s e-fakturaforum har bytt namn till ”Forum för elektronisk handel”. Det finns en underarbetsgrupp, ”E-order”. Det finns vidare idag två underarbetsgrupper under NEA:s ”Systemleverantörsforum”: ”80 procent e-faktura 2024 ” och ”Machine-2-Machine”.

    Henrik Möller, InExchange nämnde att NEA har arbetsgruppen ”Operatörssamverkan” då det fortfarande går flöden bilateralt och inte enbart via Peppol.

    I Operatörsforum arbetar man just nu med Invoice response message (ett svarsmeddelande som innehåller bestridanden, information om faktura är betalad med med mera) samt även med sitt adressregister. Enskilda firmor är ett problem i adressregistret då de använder personnummer och det går inte att publicera. De hoppas på ett förtydligande från myndigheterna om detta.

  14. Beredningsgruppens möten 2022 och forum för e-handel
    Följande mötestider bestämdes för beredningsgruppens möten 2022:
    - 9 februari,
    - 18 maj och
    - 19 oktober

    Ordföranden ställde frågan till beredningsgruppen om det finns intresse av fler forum för e-handel förutom de ordinarie beredningsgruppsmöten och de befintliga e-handelsdagarna?

    Enköpings kommun berättade att de har uppskattat arbetsgruppen för Peppol BIS. Förslag från dem är att ha en fortsättning på dessa för att fortsätta arbetet, men kanske lite glesare med mötestider.

    Martin & Servera undrade om Beredningsgruppens möten kommer vara fysiska eller digitala framöver. Kerstin Wiss Holmdahl meddelade att det troligen blir både och men att det alltid kommer att vara möjligt att delta både fysiskt och digitalt. Lokaler för kommande möten under 2022 är inbokade för att säkerställa att det kan anordnas möten på plats.
  15. Övriga frågor
    En övrig fråga ställdes i chatten: ”SFTI.se finns stöd & utbildningar, där finns kurser för Fortsättning och Fördjupande om Peppol men inget planerat kurstillfälle. Nåt på gång? ”Stockholms stad ställde en övrig fråga om Punch Out. De undrade hur man hanterar flera avtal med en leverantör. Thomas Pettersson svarade att det finns möjlighet att lägga avtal per radnivå enligt standard, men när ordern ska läggas så genereras den per avtal. 

    Kerstin Wiss Holmdahl svarade att det kommer hållas utbildningar i höst om Peppol för användare såsom offentliga köpare och en för de som implementerar systemlösningar i vinter. Det finns även Peppol kurser inspelade på www.sfti.se
  16. Mötet avslutas
    Ordföranden tackade deltagarna för visat engagemang och avslutade mötet kl. 12:00.

Ordförande
Ulrika Steidler

Sekreterare
Maria Larsson

Justeras
Anette Forslund
Anna-Karin Wahlström

Länkar för mer information

SFTI

SFTI:s huvudmän

NEA

Peppol

Text

Kontakt

Kontakta SFTI:s tekniska kansli

Välj område * (obligatorisk)
Välj område