Att välja affärsprocess för e-handel

Innan en köpare och leverantör ska börja e-handla med varandra bör man avgöra vilken affärsprocess som passar bäst samt vilka meddelanden och standarder man ska använda. Här hittar du SFTI:s beskrivning av sju vanliga processer för e-handel och information om varför det behövs gemensamma standarder.

När en offentlig organisation ska välja en affärsprocess för e-handel bör man utgå från sina inköpsstrategier, vilken teknisk mognad man har i organisationen och vilka inköpsvolymer det rör sig om. Det är även viktigt att man beaktar leverantörens behov och vilka förutsättningar det finns för e-handel i den aktuella branschen.

De inköpssystem som finns på marknaden för offentlig sektor har stöd för de meddelanden som SFTI rekommenderar, både inom Peppol BIS e-handel och SFTI ESAP 6.

SFTI har tagit fram en handledning som bland annat ger stöd för att välja affärsprocess för e-handel vid upphandling av varor och tjänster.

Dokumentation

Krav på e handel i samband med upphandling

Vanliga affärsprocesser för e-handel

Här beskrivs sju vanliga processer för e-handel där köpare och leverantörer kan använda SFTI:s rekommenderade standarder för att hantera elektroniska meddelanden för beställning, leverans och faktura:

• beställning från produktkatalog
• beställning via webbutik (punch out)
• beställning med orderöverenskommelse
• beställning av tjänsteuppdrag
• beställning med rekvisition
• periodisk fakturering av abonnemang m.m.
• fristående fakturering

Beställning från produktkatalog

Den kanske vanligaste affärsprocessen för e-handel är att köparen beställer från en inläst produktkatalog i inköpssystemet, och där även meddelandena för leverans och faktura är elektroniska. Processen inleds med att en produktkatalog med avtalad sortiment- och prislista sänds från leverantören till köparen och läses in i inköpssystemet. Leverantören kan även sända en ersättningsprislista eller en ändringsprislista på samma sätt.

Innan köparen kan använda katalogen för att göra beställningar ska den kontrolleras och attesteras. Köparen kan sedan göra en beställning direkt i systemet. När beställningen är godkänd hos köparen sänds en elektronisk order till leverantören i överenskommet format.

Så snart ordern kommit fram sänder leverantören ett ordersvar som meddelar att ordern är mottagen. Leverantören kan även avvisa ordern om den innehåller fel. I nästa steg sänder leverantören en orderbekräftelse som bekräftar att leverantören kan eller inte kan leverera enligt order, eller med information om eventuella avvikelser.

När en leverans är packad och klar kan leverantören sända en leveransavisering till köparen. Aviseringen innehåller det av ordern som faktiskt levereras till köparen. Köparen kan använda leveransaviseringen både som stöd för att kvittera leverans av kolli och som förslag på artiklar och kvantitet vid inleveransregistreringen. Om leveransen stämmer godkänner köparen den i inköpssystemet.

Även fakturan och en eventuell kreditnota hanteras elektroniskt och innehåller en referens till den order som är ursprung till leveransen. När fakturan inkommer i inköpssystemet matchas den mot ordern och leveransgodkännandet. Om allting stämmer kan fakturan gå direkt till betalning utan ytterligare manuell hantering.

Beställning via webbutik (punch out)

I vissa fall kan det vara olämpligt eller omöjligt för leverantören att sända en prislista eller priskatalog för inläsning i köparens inköpssystem, till exempel om köparen behöver stöd i en webbutik för att välja rätt artiklar. Ett alternativ är då att köparen gör ett uthopp från det egna inköpssystemet till leverantörens webbutik och skapar en varukorg (liten produktkatalog), som sedan läses in i inköpssystemet. Det kallas punch out och innebär att själva beställningen inte genomförs i webbutiken utan i inköpssystemet.

I bästa fall loggas köparen automatiskt in i leverantörens webbutik i det egna inköpssystemet, via så kallad ”single sign on”. I webbutiken ska bara avtalade artiklar och priser vara tillgängliga. Köparen placerar artiklar i en varukorg som automatiskt hämtas hem i realtid till inköpssystemet när man är klar.

Varukorgen används sedan som underlag för att göra en beställning och sända en order till leverantören, på samma sätt som vid beställning från produktkatalog. Även orderbekräftelse, eventuell leveransavisering, och faktura hanteras på samma sätt.

Beställning med orderöverenskommelse

Ibland kan köparen behöva göra en beställning utanför inköpssystemet. Det kan vara direkt via leverantörens webbutik, via e-post, telefon eller genom hämtköp i leverantörens fysiska butik eller lager. I alla dessa fall kan leverantören bekräfta köpet genom att sända en orderöverenskommelse som innehåller information om de valda artiklarna.

Det innebär att inköpssystemet uppdateras med artiklar i efterskott, när en beställning redan är klar. Det går med andra ord inte att attestera en sådan här beställning i förväg. När fakturan kommer kan den däremot automatiskt stämmas av mot orderöverenskommelsen. Faktura och även eventuell leveransavisering hanteras alltså på samma sätt som vid beställning från produktkatalog.

Beställning av tjänsteuppdrag

Tjänsteleverantörer har oftast inte några färdiga kataloger med priser- och tjänstespecifikationer i strukturerat format som kan läsas in i inköpssystemet. Då är det vanligt att köparen själv skapar en katalog som beskriver de tjänster som är aktuella utifrån avtalet, ofta i samverkan med tjänsteleverantören. En sådan katalog kan köparen skapa med ett beställningsformulär i inköpssystemet. Formuläret säkerställer att all information som behövs kommer med i beställningen. Katalogen kan sedan läsas in i inköpssystemet så att det går att beställa från avtalet.

Om möjligt hanteras sedan order, orderbekräftelse, eventuell leveransavisering, och faktura på samma sätt som vid beställning från produktkatalog. För tjänsteköp hanterar dock köparen ofta e-fakturan med manuell kontroll, så att man kan följa upp och kontrollera att faktureringen av tjänsten är rimlig och korrekt.

Periodisk fakturering av abonnemang

Många fakturor är så kallade periodiska fakturor, vilket betyder att fakturan är återkommande. Det är vanligt för till exempel el- och telefonabonnemang, leasing och hyra. Gemensamt för dessa fakturor är att leverantören kan ange en referens till ett objekt på fakturan, exempelvis ett telefonnummer eller en fastighet.

För att kunna hantera fakturorna automatisk i inköpssystemet kan köparen skapa ett objektsregister med ett antal ”kriterier” för respektive objekt, såsom periodicitet (hur ofta fakturan ska komma), maxbelopp och maxantal. Inkommande fakturor matchas sedan mot objektsregistret och kan konteras och attesteras automatiskt, om alla parametrar stämmer.

Fristående fakturering

Leverantören kan använda fristående elektronisk fakturering om de tidigare stegen i inköpsprocessen inte har hanterats elektroniskt, eller om det inte finns något objekt att referera till vid faktureringen. I stället kan köparen anvisa en beställarreferens som leverantören anger i fakturan. Referensen möjliggör att fakturan hamnar rätt inom köparens organisation.

Observera att alla fakturor som utfärdas till följd av offentliga upphandlingar (inklusive direktupphandlingar) som påbörjats efter den 1 april 2019 ska faktureras elektroniskt.

Beställning med rekvisition

Beställning med rekvisition är inte en elektronisk affärsprocess där man kan använda SFTI:s rekommenderade standarder. Processen beskriver i stället de interna beställningsrutinerna, där vissa delar kan stödjas med till exempel fristående elektronisk fakturering.

Rutinen kan innebära att beställaren har en utskriven blankett – en rekvisition – som underlag för en beställning i butik. Rekvisitionen innehåller ett inköpsordernummer som kan användas för att matcha en faktura. Beställningar med rekvisition utformas vanligen med fritext i inköpssystemet, till exempel med stöd av ett formulär.

Beställningen kan attesteras av den eller de personer som är ansvariga enligt attestreglementet innan beställningen läggs. När beställningen går via inköpssystemet kan man dokumentera inköpet och matcha fakturan.

Observera att även beställningar med rekvisition ska faktureras elektroniskt från och med den 1 april 2019.

Läs vidare

Peppol BIS e

SFTI ESAP 6