- Startsida
- SFTI
- Kurser och stöd
- Handledningar
- Krav på e-handel vid upphandling av varor och tjänster
- 7. Order och ordersvar
7. Order och ordersvar vid olika sätt att e-handla
Order skickas från köparens systemstöd för e-handel till leverantören. Leverantören bekräftar mottagandet genom att returnera ett ordersvar. Ordersvaret kan omfatta information om avvikelser från ordern.
Order
När en standardiserad elektronisk order skickas direkt från beställarens systemstöd för e-handel till leverantörens system automatiseras e-handelsprocessen för båda parter. I de flesta fall konteras och attesteras beställningen i köparens systemstöd innan den sänds till leverantören. För leverantören kan en attesterad order som har hanterats av en behörig person ses som en säkrare order jämfört med exempelvis en telefonbeställning eller en order utan förattest.
Ordersvar
Standardiserade meddelanden för ordersvar skickas från leverantörens system till köparens systemstöd för e-handel. Ordersvaret kan skickas med eller utan avvikelser från den ursprungliga ordern. Leverantören har möjlighet att acceptera eller avvisa ordern i sin helhet, eller acceptera ordern med gjorda ändringar. Enligt standarden har leverantören möjlighet att, så länge ordern inte är helt levererad/avslutad, skicka ytterligare ordersvar för att göra justeringar. Det finns ingen begränsning på antal ordersvar som kan skickas. Däremot kan det finnas begränsningar i vilka justeringar som en leverantör har rätt att göra enligt avtalet. Ordersvaret underlättar för köparen som därmed vet vad som förväntas bli levererat och när leveransen kommer att ske.
SFTI rekommenderar
Som tekniskt format för order och ordersvar rekommenderar SFTI Peppol BIS Ordering. Meddelandet innefattar både ordermeddelande och ordersvarsmeddelande. Ordersvaret är obligatoriskt.
Systemberoende lösning - e-post
I köparens systemstöd för e-handel finns det ofta möjlighet att skicka order som bifogad fil eller text via e-post. Detta kan underlätta för leverantörer som inte kan ta emot standardiserade ordermeddelanden från köparnas systemstöd för e-handel, men det ökar den manuella hanteringen för båda parter. Ordersvar från leverantören måste då skickas på något annat sätt, till exempel via e-post till enskilda beställare. Det innebär att hela e-handelsflödet inte återfinns i köparens system, vilket försämrar möjligheten till uppföljning och kontroll.
Leverantörsportal
Vissa köpare tillhandahåller ett webbgränssnitt (leverantörsportal) där leverantörerna kan ta emot order och skicka ordersvar. För köparen är e-handelsprocessen fortfarande helt digital, men leverantören får en viss manuell hantering.
Kravställning vid upphandling
Krav på e-handel i en upphandling bör i stort sett alltid omfatta villkor som gäller order och ordersvar. Det enda undantaget är när leverantören i stället skickar Peppolmeddelandet Orderöverenskommelse.
[Text inom hakparenteser] behöver ersättas med aktuella uppgifter för den upphandlande organisationen. Villkoren kan publiceras i löptext i upphandlingsdokumentet.
Förslag på villkor för e-handel | Kommentarer (inte till upphandlingsdokumentet) |
|---|---|
Leverantören ska senast [vid avtalets ikraftträdande/inom X efter avtalets tecknande] ta emot order samt skapa och skicka ordersvar enligt minst ett (1) av följande alternativ: 1. Peppol BIS Ordering (order och ordersvar) 2. Mottagning av order och registrering av ordersvar i leverantörsportal som [upphandlande organisation] tillhandahåller 3. E-post. | Ange alternativ 2, leverantörsportal om ni tillhandahåller en sådan för order och ordersvar.
Om leverantörens återkoppling på ordern alltid ska läsas in i systemstödet för e-handel bör möjligheten att ta emot order via e-post (alternativ 3) utgå. |
Leverantören ska skicka ett ordersvar senast [X tid] efter att en order har tagits emot. | Om e-post ska vara ett alternativ för att ta emot order kan det vara bra att komplettera med hur och till vem ordersvaret ska skickas till. Det kan också vara bra att vid behov precisera vad ordersvaret ska omfatta, inom vilken tid leverantören ska svara samt om leverantören ska kunna uppdatera svaret. |
[Ytterligare villkor] | Läs mer under Kompletterande villkor. |