- Startsida
- SFTI
- Kurser och stöd
- Handledningar
- Krav på e-handel vid upphandling av varor och tjänster
- 6. Beställningsformulär
6. Beställningsformulär för varor och tjänster
I systemstöd för e-handel finns ofta en möjlighet att skapa beställningsformulär. Beställningsformulär kan vara generella eller kopplade till ett visst avtal.
Formulär kan exempelvis användas vid köp av tjänster, vid direktupphandlingar och för rekvisitioner. De kan även användas i syfte att godkänna beställningar som inte resulterar i att en order skickas från systemstödet till leverantören, det vill säga för en helt intern process hos köparen.
Beställaren får stöd av formuläret med att ange uppgifter som leverantören behöver för att kunna leverera en vara eller en tjänst. Det kan vara möjligt att bifoga bilagor till formulärbeställningar. När en formulärsbeställning är konterad och attesterad skapas en order som skickas till leverantören. Alternativt utgör ordern enbart ett internt underlag. Vid leveransen kvitteras orderinformationen, helt eller delvis, i systemstödet för e-handel . Därefter kan fakturan matchas mot den kvitterade ordern, avvikelser upptäckas automatiskt och markeras för vidare manuell hantering. Matchningen ökar möjligheterna till uppföljning och kontroll.
Tjänstebeställningar
Vid köp av tjänster kan beställaren behöva ta kontakt med leverantören innan beställningen skapas, för att kontrollera tillgänglighet, kapacitet med mera. Beställningsformulär kan till exempel passa för tjänster inom områdena konferenser, fönstertvätt, reparationer och tryckeritjänster.
Direktupphandling
Beställningsformulär som ska användas för direktupphandling kan innehålla instruktioner, rutiner för leverantörskontroll och stöd för vad som ska dokumenteras. Formulärsbeställningen konteras och skickas sedan för attest av en behörig person innan leverantören får ordern.
Rekvisition
När varor eller tjänster behöver hämtas eller provas ut kan det i vissa fall finnas behov av en rekvisition. Det kan till exempel handla om synundersökningar och terminalglasögon. Beställningsformulär för rekvisition skapar ett underlag som konteras och attesteras. Därefter kan rekvisitionen skickas via e-post eller skrivas ut och tas med till leverantören.
Intern process
Beställningsformulär kan även användas för en helt intern process i det egna systemstödet för e-handel i syfte att skapa en elektronisk attest innan ett inköp, till exempel av en enstaka kurs eller konferens. Leverantören kan separat få ett ordernummer som ska anges på fakturan, så att den blir möjlig att matcha med orderinformationen.
Kravställning vid upphandling
[Text inom hakparenteser] behöver ersättas med aktuella uppgifter för den upphandlande organisationen. Villkoren kan publiceras i löptext i upphandlingsdokumentet.
Förslag på villkor för e-handel | Kommentarer (inte till upphandlingsdokumentet) |
|---|---|
Leverantören ska vid behov under maximalt [X] timmar stödja [Upphandlande organisationens] arbete med att utforma beställningsformulär i systemstödet för e-handel genom att [beskriv hur leverantören förväntas ge stöd].
| Om den upphandlande organisationen bedömer att det finns ett tydligt behov av att samverka med leverantören vid utformningen av formuläret kan detta villkor tas med. Beskriv vilket stöd som leverantören förväntas ge. För matchning på radnivå är det viktigt att säkerställa att leverantören anger det artikelnummer som angetts i formuläret på fakturan. Villkoret kan placeras under rubriken Order och ordersvar. |