10. Faktura från leverantören
E-fakturalagen, lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling, gäller fakturor som utfärdas till följd av offentlig upphandling. Lagen säger att fakturor som omfattas av lagen ska överensstämma med den europeiska standarden för elektronisk fakturering. E-fakturalagen omfattar även direktupphandlingar.
Med elektroniska fakturor avses fakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt. De fakturor som utfärdas ska överensstämma med den europeiska standarden för elektronisk fakturering om inte annan standard överenskommits mellan parterna. Upphandlande organisationer är skyldiga att ta emot och behandla fakturor som överensstämmer med den europeiska standarden.
En elektronisk faktura måste innehålla referenser till order, abonnemang eller referensperson hos köparen för att kunna hanteras automatiskt i systemstödet för e-handel. Det är viktigt att de kommersiella villkoren, till exempel betalningsvillkor (antal dagar från mottagandet), anpassas till e-faktura.
Periodisk fakturering (mot abonnemang)
Periodisk fakturering innebär att återkommande fakturor från en viss leverantör hanteras automatiskt i det egna systemstödet för e-handel. Det är vanligt med periodisk fakturering vid fortlöpande leveranser eller förbrukning där det finns ett abonnemang eller motsvarande, exempelvis hyror, prenumerationer, leasing, städ- och tvättjänster eller energi- och mobilabonnemang. Periodisk fakturering kan avse både varor och tjänster.
De specifika abonnemangen (telefonnummer, kontraktsnummer, elmätare med mera) registreras i ett register (objektsregister) i det egna systemstödet för e-handel och kompletteras med uppgifter om kontering, förväntade fakturabelopp eller beloppsintervall samt periodicitet (hur ofta fakturan ska skickas). Inkommande fakturor matchas sedan mot registret och kan, om fakturan överensstämmer med uppgifterna i registret, konteras och attesteras automatiskt. Fakturor med avvikelser från registret skickas däremot ut i det vanliga arbetsflödet för fakturor, det vill säga den interna elektroniska processen för kontroller och attest. Köpare och leverantör behöver komma överens om vilken identitet (abonnemangsnummer, faktureringsobjekt) som ska anges i objektregistret och på fakturan för att automatisk matchning ska kunna ske.
Det går att göra stora effektiviseringsvinster med automatisk hantering av periodisk fakturering. Dessa fakturor motsvarar ofta en stor andel av det totala antalet. Observera att köparorganisationen behöver utforma rutiner för interna kontroller för uppsättning och underhåll av registret.
Leverantörsportal
Vissa köpare tillhandahåller ett webbgränssnitt (leverantörsportal) där leverantörerna kan skapa fakturor. För köparen är e-handelsprocessen fortfarande helt digital, men leverantören får en viss manuell hantering.
SFTI rekommenderar
Som tekniskt format rekommenderar SFTI Peppol BIS Billing. Peppol BIS Billing överensstämmer med den europeiska standarden som E-fakturalagen hänvisar till.
Kravställning vid upphandling
Villkoren som föreslås för faktura har enbart bäring på e-handel. De bör alltid ingå och kan inarbetas i upphandlingens övriga faktureringsvillkor.
[Text inom hakparenteser] behöver ersättas med aktuella uppgifter för den upphandlande organisationen. Villkoren kan publiceras i löptext i upphandlingsdokumentet.
Förslag på villkor för e-handel | Kommentarer (inte till upphandlingsdokumentet) |
|---|---|
Leverantören ska skapa och skicka elektronisk faktura (e-faktura) enligt Peppol BIS Billing. Endast uppgifter i fakturan som ingår i standarden kommer att beaktas. Eventuella stödjande handlingar, till exempel underlag för utlägg och/eller vidarefaktureringar, ska bifogas i PDF-format, om inte [upphandlande organisation] meddelar annat. Leverantörens fakturabild i PDF-format får däremot inte bifogas och kommer inte att beaktas. | Peppol BIS Billing uppfyller lagkraven på elektronisk faktura och rekommenderas av SFTI. Villkoren preciserar tillämpningen av fakturastandarden.
|
Som komplement kan [upphandlande organisation] tillhandahålla en leverantörsportal för manuell registrering av faktura. | Ange alternativet leverantörsportal om ni tillhandahåller en sådan för faktura. |
Av sekretesskäl har dock [upphandlande organisation] rätt att begära att leverantören ska skicka pappersfaktura. | Ange villkoret vid behov. |
Fakturering ska kunna ske periodiskt. | Villkoret tillämpas om det är eller kan bli aktuellt med periodiska fakturor som matchas mot ett objektregister i systemstödet för e-handel. |
| Ange de fakturareferenser som är aktuella för upphandlingen.
|
Periodiska fakturor med referens till faktureringsobjektet ska separeras från övrig fakturering. | Detta villkor kan anges vid behov. |
[Ytterligare villkor] | Läs mer under Kompletterande villkor.
|