Prioriteringsprocessen, år 1

Sker i januari-februari år 1.

Förvaltningen kartlägger det samlade behovet av tillsyn

För att ta reda på det samlade behovet av tillsyn för den aktuella branschen eller tillsynsområdet kartlägger förvaltningen tillsynsbehovet (timmar per år). Resultatet ska sedan användas i planeringsmatrisen.

Planeringsmatrisen

Om ni inte vet vad tillsynsbehovet är rekommenderar SKR att lita på schablonerna i SKR:s taxeunderlag och att utvärdera behovet efter tre år.

Hur kartläggs tillsynsbehov?

Alla ansvariga handläggare gör kartläggningen tillsammans och sparar den för kommande år. Resultatet blir ett antal timmar per år för varje bransch/tillsynsområde. Jämför gärna era bedömningar med liknande grannkommuner.

Övning 1a om kartläggning av tillsynsbehov

Fyra kategorier av tillsyn

SKR har grupperat tillsynsbehovet i fyra kategorier av tillsyn. Läs mer om de olika kategorierna och hur de kartläggs här.

Kartläggning av styrd tillsyn

Kartläggning av behovsprioriterad tillsyn

Kartläggning av händelsestyrd tillsyn

Kartläggning av skattefinansierad tillsyn

Sker i mars år 1.

Chef/ledningsgrupp bedömer behovet av tillsyn för de olika branschernas kartläggning (timmarna)

För att få en uppfattning om vilka tillsynsfrågor som är störst/viktigast att arbeta med inom de olika branscherna kan ni besvara dessa frågor:

• Hur ser politikens/den ansvarige nämndens lokala mål ut?
• Vilka är de stora riskerna med den här branschen?

Om ni inte har så mycket kunskap alls om en viss bransch/ett visst tillsynsområde, rekommenderar SKR att ni lyfter bort branschen från återkommande tillsyn och utför sporadisk tillsyn istället.

Sker i april år 1.

1. Prioritera de olika branschernas tillsynsbehov utifrån vad som är viktigast i er kommun. Det finns fördelar med att diskutera prioriteringen i en grupp av tjänstemän då det kan vara svåra beslut att fatta.
2. Sätt resurserna som behövs för att nå det önskade resultatet, sett över en treårsperiod. Detta görs enklast genom att varje bransch tilldelas en tillsynsfrekvens. Arbetet görs för all tillsyn med hjälp av prioriteringsmatrisen.
3. Sammanfatta prioriteringarna, så det tydligt framgår hur kontoret resonerat för att komma fram till tillsynsfrekvensen. Det ger en bild av vad kontoret anser är viktigast att utgöra i tillsynen, och vad som är mindre viktigt.

Planeringsmatrisen

Övning: Gör en prioritering

Skriv post it-lappar för alla branscher som ska ha tillsyn och placera dem i respektive ruta i prioriteringsmatrisen. Bedömningen görs utifrån kommunens lokala behov, det vill säga vad som är viktigast i kommunen. Utgå från frågorna:

• Vilket tillsynsbehov har branschen?
• Hur ofta behöver vi besöka/ha tillsynsaktiviteter för att nå önskad effekt i tillsynen?

Inga timmar ska ingå i övningen, bara indelning efter branschernas tillsynsbehov.

Sker i april år 1.

Förvaltningsledningen sammanställer personalresurserna för tillsyn ämnesområdesvis, utifrån handläggarnas kartläggning av tillsynsbehovet, gjorda bedömningar och prioriteringar. Kom ihåg att årsarbetskrafterna beräknas efter att kontoret gjort sin prioritering.

Resursbehovet anges som årsarbetskrafter (åa), det vill säga hur många heltidstjänster som behövs inom respektive område för att nå önskad effekt med tillsynen. Ofta anges resursbehovet i årsarbetskrafter i excel, uppdelat på miljöskydd, hälsoskydd och livsmedel med mera.

Sker i maj år 1.

Chef och ansvarig nämnd genomför en förankringsprocess där planeringsmatrisen, med gjorda prioriteringar i tillsynen (sett över en treårsperiod) och de sammanställda resursbehoven (årsarbetsrafterna) presenteras. Kom ihåg att ha gott om tid för förankringsprocessen.

Det är viktigt att behoven och resurserna diskuteras och förankras i ansvarig nämnd. Om nämnden vill förändra eller flytta prioriteringarna, jämfört med förvaltningen kanske? Däremot kan inte den av staten satta tillsynsfrekvensen (A-, B- och IUV-verksamheter) prioriteras ned, dessa ska alltid ha årligt återkommande tillsyn. Nämnden ska bestämma om förvaltningens föreslagna tillsynsfrekvenser för de olika C och H-branscherna är lämpliga.

Om något område prioriteras upp så behöver något annat rimligtvis prioriteras ned, ifall inte mer resurser tillsätts. Det är viktigt att kontrollera om tillsynen som ska prioriteras annorlunda kan avgiftsfinansieras eller måste skattefinansieras. Resursbehovet och årsarbetskrafterna justeras.

• Fundera på hur er förankringsprocess av behovsutredningen ser ut med ansvarig nämnd.

Planeringsmatrisen

Sker i juni år 1.

Nämnden tar beslut om att godkänna behovsutredningen, med eventuella justerade prioriteringar och resursbehov. Detta innebär att nämnden godkänner planeringsmatrisen och resursbehoven, vilket gör att resurser säkras för tillsynen.

Sker i augusti-november år 1.

Förvaltningen gör en tillsynsplan som omfattar tre år. Alla fyra tillsynskategorier och gjorda prioriteringar ska framgå i planen. En tillsynsplan redogör i detaljnivå för tillsynsplaneringen per månad (metodik, omfattning med mer) och anger vem som gör vad på handläggarnivå. Typ av tillsyn kan variera över treårsperioden, utifrån gjorda prioriteringar och lokala förutsättningar.

I tillsynsplanen bör basbehovet av tillsyn framgå. Basbehovet är summan av styrd tillsyn och händelsestyrd tillsyn, som tillsynsmyndigheten alltid måste ha resurser för att kunna utföra. Detta behov flyttas över direkt från behovsutredningen till tillsynsplanen.

En tillsynsplan omfattar samma tidsperiod som behovsutredningen, det vill säga tre år, men är detaljerad och specificerad för ett år i taget. All planerad återkommande tillsyn som man bestämde i behovsutredningen ska synas i tillsynsplanen. På så sätt syns även verksamheter som endast besöks vart trejde år.

Sker i slutet av varje år.

Nämnden ska för varje verksamhetsår besluta om en tillsynsplan som baseras på myndighetens behovsutredning. Det är nu nämnden avsätter resurser för den tillsyn som ska ske. En del av uppdragen och resurserna kommer från kommunfullmäktige, därför kan nämnden behöva vänta in den budgetprocessen. Det gör att beslutet om tillsynsplanen i vissa fall kan dröja till andra sidan årsskiftet.