Checklista för kommuner som vill hämta digitala personuppgifter

Det finns flera saker som en kommun kan se över för att slippa onödig pappershantering och för att få tillgång till korrekta personuppgifter. Här är en checklista på konkreta tips och råd.

För att kunna ersätta personbevis i fysisk form och istället begära ut personuppgifter digitalt behöver rutiner och webbsidor ses över. Denna checklista riktar sig till de i kommunen som arbetar med personuppgifter.

När behövs ett fysiskt personbevis?

Börja med att se över vilka förvaltningar och för vilka ärendetyper er kommun begär fysiska personbevis i dagsläget. Vanliga ärenden enligt Skatteverkets analys är exempelvis:

• bevis om god man/ förvaltare
• förvaltarfrihetsbevis
• ansökan om serveringstillstånd
• utbildning inom SFI
• ansökan till stiftelser och fonder och om stipendier
• ansökan om försörjningsstöd och ekonomiskt bistånd av annat slag.
  

Det förekommer också för ärenden som:

• ansökan om att driva rörelse för underårig
• ansökan om boendeparkering
• auktorisation av skrotfirma
• ansökan om inackorderingsbidrag
• ansökan om särskilda persontransporter
• ansökan om seniorboende.

Se över uppgifter från folkbokföringsregister

Se över vilka uppgifter från folkbokföringsregistret som ni verkligen behöver kontrollera för att kunna handlägga och fatta beslut i de olika ärenden där ni idag begär personbevis. Skatteverkets analys visar att många ärendehandläggningar efterfrågar fysiska personbevis av gammal hävd.

Se över befintliga arbetssätt och möjligheten att hämta de uppgifter från folkbokföringen som ni behöver digitalt, vilket ger aktuella och korrekta uppgifter på ett säkert sätt.

Revidera rutiner om "personbevis"

Revidera interna rutiner och blanketter och ta bort information på kommunens webbsidor om situationer då kommunen begär personbevis från invånaren. Ofta finns uttryck som ”personbevis”, ”utdrag ur personregister” eller ”personuppgifter ska kunna styrkas” – formuleringar som gärna leder tanken till ett fysiskt papper.

Ett personbevis är heller ingen ID-handling, utan visar endast vad som finns registrerat i folkbokföringsregistret vid en viss tidpunkt. Många gånger räcker det att invånaren visar upp en giltig legitimation.

Jämför pris på digital personinformation

Se över hur ni köper digital personinformation idag och jämför hur mycket uppgifterna kostar från olika leverantörer. Ofta används olika leverantörer inom olika förvaltningar och utan samordning, vilket kan innebära att kommunen betalar flera gånger för samma information.

Exempel på olika leverantörer är de privata tjänsterna KIR, RiksKir och Infotorg samt Skatteverkets tjänster Navet och SPAR. Kontakta Skatteverket om ni behöver stöd kring vilka beställningar ni har från Navet och SPAR eller kring prisuppgifter och anslutning.