Ett stödmaterial om avtalssamverkan mellan kommuner när det gäller kulturskola, bibliotek eller andra kommunala kulturverksamheter.

Avtalssamverkan innebär att kommuner och regioner exempelvis kan utföra uppgifter åt invånare i andra kommuner. Anledningen till att ingå i en avtalssamverkan kan vara att effektivisera verksamheten genom att parterna till exempel delar på tjänster och resurser.

För kulturskolans del kan det handla om att den ena kommunen saknar pedagoger med kompetens inom ett visst område som den andra kommunen har och vice versa. Vanligast inom kulturskola är att två eller flera kommuner erbjuder sina kulturskoleverksamheter till barnen i alla samverkande kommuner.

Det är många avväganden som behöver göras innan avtal om samverkan kan ingås. Här är ett stödmaterial som kan användas av verksamhetsansvariga för kulturskola, bibliotek eller andra kommunala kulturverksamheter.

Samverkan gäller för kommuner och regioner

Bestämmelsen om avtalssamverkan gäller för kommuner och regioner men inte för kommunala bolag eller privata och statliga aktörer. Även kommunalförbund kan ingå avtalssamverkan, under förutsättning att det ryms inom deras uppdrag.

Kommuner får samverka kring alla uppgifter som ligger inom ramen för kommunens egen kompetens, det vill säga uppgifter som kommuner skulle kunna utföra för egen del.

Strategi för att utveckla samverkan

Det är viktigt att göra strategiska överväganden och noggrant analysera inom vilka områden och i vilken omfattning det är lämpligt att samverka genom avtal.

Avtalsamverkan bör övervägas politiskt inom kommunen till exempel genom en strategi för samverkan. Det ger överblick och kontroll över verksamheten och den blir inte lika sårbar om samarbetet avslutas.

Strategin bör vara övergripande och inte gå in i detalj på vilka områden samverkan kan eller ska ske. Det är lämpligt att de förvaltningar som ansvarar för kulturverksamheterna i kommunerna omnämns i strategin.

Så förbereder ni er inför samverkan

• Identifiera era behov kring samverkan. Konkretisera vad det är som ska lösas genom samverkan, så blir processen för avtalssamverkan enklare. Det är viktigt att specificera exakt vad samarbetet handlar om och vad det inte handlar om.
• Utred förutsättningarna för avtalssamverkan. Gå igenom
  organisatoriska, ekonomiska och juridiska förutsättningar för att säkerställa att avtalssamverkan är möjlig, skapar
  samordningsvinster och går att implementera hos alla parter.
• Kontakta samverkansparter. Bygg relationer, förstå varandras behov och förutsättningar samt säkerställ en gemensam målbild.
• Besluta om samverkansform. Är verkligen avtalssamverkan den bästa lösningen?
  
• Utforma tydliga strukturer för att hantera kontroll av uppgifter, uppsiktsplikt och rapportering.
• Fastställ rutiner för säkerhet och informationshantering.
• Förankra processen inom de egna organisationerna för att
  säkerställa engagemang och förståelse för samarbetets mål och syfte.
• Upprätta avtal. Säkerställ att alla delar som behöver vara med i avtalet är med.

Innehåll i samverkansavtalet

I avtalet måste det tydligt framgå vilka uppgifter som ska utföras av en annan kommun. Ju fler detaljer som är reglerade i avtalet, desto färre problem uppstår senare. Vad en överenskommelse om avtalssamverkan närmare ska innehålla beror i hög grad på vad samverkan går ut på och i vilken omfattning. Vissa grundläggande punkter bör alltid finnas med som:

• Parterna i avtalet.
• De uppgifter uppdragstagaren ska utföra.
• Omfattningen av eventuell extern delegering av beslutanderätt.
• Ekonomiska villkor samt formerna för redovisning och betalning.
• Rutiner för informations- och dokumenthantering.
• Avtalstid och förutsättningar för uppsägning av avtalet.
• Personalansvar och arbetsmiljö.
  

Metodguide för avtalssamverkan (pptx) pptx, 1 MB.

Ersättningar vid samverkan

Att överlämna en uppgift till en annan kommun inom ramen för avtalssamverkan sker normalt mot någon form av motprestation. Det kan vara ekonomisk ersättning eller genom att en kommun utför en uppgift åt en annan kommun.

En utgångspunkt vid prissättning, om det inte finns någon annan särskild reglering, är självkostnadsprincipen i 2 kap. 6 § kommunallagen. Detta innebär exempelvis att ersättningen motsvarar uppdragstagarens självkostnad vilket kan omfatta såväl lönekostnader som andra omkostnader, till exempel resor.

Huvudmannaskapet

Den part som har det ursprungliga ansvaret för uppgiften behåller huvudmannaskapet för den uppgift som någon annan utför inom ramen för avtalssamverkan. Anställda hos uppdragstagaren kan få rätt att fatta beslut på delegation, genom s.k. extern delegation, men uppdragsgivaren
behåller det politiska ansvaret för de beslut som fattas.

Nämnden hos uppdragsgivaren ansvarar för

• att verksamheten bedrivs enligt lag eller annan författning som gäller för verksamheten samt att fullmäktiges mål och riktlinjer följs.
• den interna kontrollen och har revisionsansvaret för de uppgifter som samverkan avser.

Kommunstyrelsen har en uppsiktsplikt över den kommunala organisationen vilket även innefattar avtalssamverkan. För att inte ökad avtalssamverkan ska leda till en svåröverskådlig kommunal verksamhet bör strategisk uppföljning ske. Uppsiktsplikt omfattar även uppföljning av reglerna kring delegering och anmälan av beslut.

Fullmäktige måste varje år få en rapport för att få en överblick över vilken samverkan som sker. Det är också nödvändigt för att säkerställa att fullmäktige kan ta fullt ansvar för verksamheten även om uppgiften utförs av en annan kommun. Det kan till exempel ske genom att styrelsen väcker ett separatärende i fullmäktige, i årsredovisningen eller i samband med styrelsens budgetförslag.

Så hanteras ansvaret för personuppgifter

När kommuner och regioner träffar avtal för att utföra uppgifter åt varandra liknas det vid att anlita en privat utförare. Skillnaden är att en enskild utförare endast redovisar resultatet medan avtalssamverkan kan innefatta myndighetsutövning och handläggning av ärenden. Detta påverkar bland annat

• diarieföring
• arkivbildning
• hantering av personuppgifter.

Ett arrangemang för gemensamt personuppgiftsansvar bör dokumenteras skriftligt och anpassas till rådande
omständigheter. Om en personuppgiftsbiträdesrelation kan identifieras ska hanteringen regleras genom ett avtal eller en annan bindande rättsakt enligt unionsrätten eller nationell rätt.

Exempel på avtalssamverkan

Syftet med samarbetet mellan Vallentuna, Sollentuna och Täby är att möta barn och ungdomars ökade rörlighet och bredda kulturskolornas utbud genom att möjliggöra deltagande i det frivilliga kursutbudet i en annan kommun än hemkommunen. Projektet bidrar bland annat till en ökad valfrihet, mångfald i utbudet, effektivisering och samverkanspotential avseende kursutbudet för barn och ungdomar med behov av särskilt stöd.

Kulturskola över kommungränser, Vallentuna Kommun Länk till annan webbplats.

Undantag från lagstiftningen om upphandling

Hamburgundantaget beskriver ett undantag från upphandlings­lagstiftningen. Det gör det möjligt att två eller fler parter kan inrätta samarbetsavtal med varandra utan att genomföra upphandlingar enligt LOU, om ett antal kriterier är uppfyllda. Hamburgundantaget har utvecklats i EU-domstolens rättspraxis och sedan kodifierats i både EU-rätten och i svensk lag.

För att Hamburgundantaget ska gälla krävs att

• upphandlingen syftar till att upprätta eller reglera formerna för ett samarbete mellan myndigheterna
• samarbetet avser att säkerställa att de offentliga tjänster som myndigheterna ska utföra tillhandahålls för att uppnå myndigheternas gemensamma mål
• samarbetet bara styrs av överväganden som hänger samman med allmänintresset
• myndigheterna på den öppna marknaden utövar mindre än 20 procent av den verksamhet som berörs av samarbetet.
  

Det saknas rättslig praxis för vad som avses med ”offentliga tjänster”. Kommuner uppmanas att tänka att hamburgsamarbeten är möjliga för tjänster som berör de uppgifter kommunen har kompetens för att utföra.