Chefer har i sin roll ansvar för såväl verksamhet som arbetsmiljö. En chef kan åstadkomma en effektiv verksamhet och attraktiv arbetsmiljö i samarbete med medarbetare, fackliga företrädare och skyddsombud.

Samverkanskultur på arbetsplatsen

För att bygga goda arbetsrelationer behövs tydliga roller och en förståelse för den egna rollen, samt hur var och en kan bidra till en god samverkan. Det förutsätter också en vilja att samverka samt en samsyn om vad verksamheten ska åstadkomma.

Chefen har en nyckelroll och behöver vara tydlig med:

• verksamhetens mål
• vilka beslut som fattas var
• vad som går att påverka innan chefens beslut
• vad som har beslutats.

Förhållningssätt

Samverkan är ett förhållningssätt för att gemensamt skapa ett hållbart arbetsliv. Det kan hjälpa till att hantera olika utmaningar som till exempel digitalisering och kompetensförsörjning. Grunden är att det finns en förståelse för att alla vill och kan bidra. Det handlar om att intressera sig för andras kunskap och erfarenhet, samtidigt som man delar med sig av sin egen.

Dialogens betydelse

För att skapa en meningsfull dialog behöver information ges i god tid innan möten på arbetsplatsträffar och i samverkansgrupper. Då skapas mer utrymme för dialog när mindre information behöver förmedlas muntligt.

När det finns tid för dialog, och deltagarna kan komma förberedda, finns utrymme för att identifiera behov och risker, och hitta olika handlingsalternativ. Då kan chefen också fatta mer välgrundade beslut.

Trygghet och lärande

God information och återkoppling mellan organisationens olika delar och beslutsnivåer skapar stabilitet och trygghet i verksamheten.

På arbetsplatsträffar och i samverkansgrupper finns tillfälle till lärande och utveckling genom kollegialt kunskaps- och erfarenhetsutbyte. Det leder till större handlingsberedskap vid utmaningar och oförutsedda händelser. Samtidigt går det enklare och snabbare att implementera fattade beslut, ställa om samt införa nya arbetssätt och rutiner.

Friskfaktorer

Det finns ett starkt samband mellan samverkan och friskfaktorer.

Genom att teckna ett lokalt samarbetsavtal kommer parterna överens om strukturer och former för delaktighet, inflytande, information och återkoppling. Dessa strukturer och former är också organisatoriska förutsättningar, eller friskfaktorer. De har stor betydelse för att medarbetarna ska må bra på arbetsplatsen.

Dessa förutsättningar ingår i Suntarbetsliv åtta friskfaktorer för ett hållbart arbetsliv.

1. Rättvis och transparent organisation.
2. Närvarande, tillitsfullt och engagerat ledarskap.
3. Delaktighet och inflytande.
4. Kommunikation och återkoppling.
5. Prioritering av arbetsuppgifter.
6. Kompetensutveckling hela arbetslivet.
7. Systematiskt arbetsmiljöarbete i vardagen.
8. Tidiga insatser och arbetsanpassning.

För att öka kunskapen om friskfaktorer, är det bra att föra dialoger på arbetsplatsträffar och i samverkansgrupper. Att föra dialoger bidrar samtidigt till en god samverkanskultur och skapar därigenom förutsättningar för att teckna och tillämpa ett samverkansavtal.

En väl fungerande samverkan tillsammans med friskfaktorer bidrar till en god samverkanskultur, ger en attraktivare arbetsplats och effektivare verksamhet.

Friskfaktorlabbet, Suntarbetsliv Länk till annan webbplats.

Leda förändring i samverkan

Större förändringar kräver mer än god planering och tydlig kommunikation. En framgångsfaktor är att arbeta i nära samverkan med fackliga förtroendevalda och skyddsombud.

Erfarenheterna från att införa nya arbetstidsregler visar att denna typ av samarbete har betydelse för att skapa förståelse, legitimitet och praktisk genomförande. Lärdomar från pandemin visar också att där samverkan fungerat väl tidigare, har det funnits en ömsesidig tilltro som även hållit under pressade förhållanden.

Konkreta tips för att lyckas med förändringsledning

Samverkan är en metod för genomförande

Samverkan skapar en bättre förståelse för verksamhetens behov och utmaningar. En förändring som vi hanterar proaktivt i samverkan minskar risken för konflikter och motstånd senare i processen. Det handlar om att

• involvera fackliga företrädare och skyddsombud från början
• bjuda in till gemensam analys av behov
• identifiera lösningar och eventuella risker
• använda skyddsombudens kunskap om arbetsmiljö.

Gör lokala anpassningar

Medarbetare, fackliga företrädare och skyddsombud har god kännedom om verksamhetens praktiska verklighet. Genom att involvera dem i processen skapar vi förutsättningar för att anpassa lösningar efter olika förvaltningars och enheters behov. Det är viktigt att arbetsgivaren tillsammans med facket hittar en framkomlig väg inom ramarna för bestämmelser, lagar och riktlinjer. Det tillsammans med en öppen dialog gör det möjligt att hitta lösningar som går att genomföra.

Kommunicera gemensamt och tydligt

Tydlighet och kommunikation bygger förtroende och motverkar missförstånd. Om ledningen får med sig fackliga företrädare och skyddsombud så skapar det trovärdighet. Då går det lättare att sprida rätt information och skapa en bred förståelse i organisationen.

Samarbeta med fackliga företrädare och skyddsombud om budskap som förklarar varför förändringen görs och hur den gagnar hälsa och arbetsmiljö. Kommunicera öppet om både möjligheter och begränsningar på APT och samverkansmöten.

Säkra kompetens och stöd

Större förändringar kräver förändringskompetens och många gånger även teknisk kompetens hos chefer och i verksamheten i stort. Chefer ska veta vem som kan hjälpa till med till exempel förståelse av regelverk, IT-system eller nya rutiner. Ansvariga personer eller funktioner behöver ge stöd till chefer och arbetsgrupper. HR, fackliga parter och skyddsombud kan vara värdefulla resurser.

Lärande och utveckling

Det är viktigt att gemensamt utvärdera effekter och dra lärdom av erfarenheter. Gör en uppföljning tillsammans med medarbetare, fackliga företrädare och skyddsombud. Det skapar insyn, möjligheter att åtgärda brister och ger ett stärkt förtroende för ledningen.

När data och återkoppling samlas in kan förbättringar genomföras på ett mer strukturerat sätt. APT och samverkansgruppsmöten är lämpliga forum för detta arbete. Transparens och samarbete i uppföljningen bidrar till en kultur präglad av lärande och ständig utveckling.

Strukturera möte i samverkans­grupp

I samverkansgrupp har chef och fackliga företrädare en strategisk dialog om verksamhetens och arbetsmiljöns utmaningar och förändringsbehov. De förbereder ärenden om verksamhet och arbetsmiljö inför beslut och uppföljning. Efter dialog i samverkan kan chefen fatta beslut.

Tillika skyddskommitté

En samverkansgrupp kan vara tillika skyddskommitté om parterna är överens om det. Minst ett skyddsombud ska då vara representerat och de ska sammanträda minst en gång var tredje månad. Vid behov kan en företrädare från företagshälsovården eller motsvarande expertis delta.

På dagordningen ska de arbetsmiljöfrågor som regleras i 6 kap. 9 § AML finnas med och i protokollet ska det framgå hur de har hanterats. Det är skydds­kommittén som säkerställer att riskbedömningar görs efter fattade beslut, att handlingsplaner upprättas och följs upp. Andra uppgifter är till exempel planering av nya och ändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser eller användning av ämnen som kan föranleda ohälsa eller olycksfall. De ska även planera arbetsmiljöutbildning, rutiner för arbetsanpassning och rehabilitering samt sköta upphandling och samarbete med företagshälsovård.

Årsplanering

Möten i samverkansgrupp ska planeras utifrån de rutiner som överenskommits i lokalt samverkansavtal. För relevanta och aktuella dagordningar med framförhållning är det klokt att planera utifrån årliga verksamhetsaktiviteter som till exempel verksamhetsplanering, budget, årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete och löneöversyn.

Samverkansgrupp, steg för steg

Inbjudan

Inbjudan med förslag på dagordning ska skickas minst två veckor innan mötet. Parterna har ett gemensamt ansvar att komma in med ärenden och det ska i inbjudan anges när dessa senast behöver komma in. För meningsfulla och effektiva möten är det var och ens ansvar att vara pålästa och väl förberedda inför mötet.

Dagordning

Dagordning med information och underlag behöver skickas ut minst en vecka i förväg. Det ska framgå vilka ärenden som ska beredas genom dialog och vilka som är inför beslut. Det ska vara tydligt vilka frågor som rör verksamheten och arbetsmiljön, samt vilka specifika uppgifter som gäller när samverkansgrupp är tillika skyddskommitté. På mötet fastställer parterna gemensamt dagordningen.

Protokoll

Chef är ansvarig för protokoll. Det ska tydligt framgå om samverkan avslutas antingen vid mötets slut eller i samband med justeringen av protokollet. Protokollet ska färdigställas och justeras i nära anslutning till mötet.

Kommunikation

Information och beslut från samverkansgrupp behöver kommuniceras till medarbetarna. Tydlig kommunikation från olika nivåer i samverkansstrukturen bidrar till en mer enhetlig och begriplig organisation. Det främjar en hälsosam och trygg arbetsmiljö genom att minska medarbetarnas känsla av oro och stress, som annars kan uppstå när det råder osäkerhet och bristande klarhet kring beslut och riktlinjer.

Verktyg och stöd

Samverkstan är ett verktyg för chefer och skyddsombud att tillsammans i vardagen få i gång det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Samverkstan, Suntarbetsliv Länk till annan webbplats.

Suntarbetsliv erbjuder även en grundutbildning i systematisk arbetsmiljöarbete till chefer och skyddsombud.

Arbetsmiljöutbildningen, Suntarbetsliv Länk till annan webbplats.

Lärande exempel

Hässleholms kommun har tagit fram en checklista som du kan inspireras av och använda.

Checklista för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, Hässleholms kommun (PDF) pdf, 132 kB.

Strukturera en arbetsplatsträff (APT)

APT är ett möte för chef och medarbetare, där det inte råder något partsförhållande. När medarbetarna på APT delar sin kompetens och erfarenhet kan bra beslutsunderlag med kreativa lösningar tas fram. APT är tillfällen att stärka gemenskapen och lära av varandra på arbetsplatsen.

Dialog på APT

För att ha meningsfulla och effektiva samtal på arbetsplatsråd (APT) är det viktigt att medarbetarna är väl förberedda. Det innebär att dagordning, underlag och annan information behöver skickas ut i god tid.

För att undvika en för lång agenda bör punkter på dagordning prioriteras och tidsättas. För att skapa mer utrymme för dialog på APT kan information istället för muntligt delas på andra sätt, som till exempel i veckobrev eller på intranätet. I organisationer med spridd verksamhet och arbete dygnet runt behöver chefer hitta lösningar som passar flest medarbetare att närvara på APT.

Tydlighet om beslut

Samverkan syftar till att chefer ska fatta beslut så nära medarbetarna som möjligt. Vissa beslut kan tas direkt efter dialog på APT, medan andra, särskilt de som omfattas av Medbestämmandelagen (MBL), kräver samverkan i en samverkansgrupp innan beslut tas. Om en chef saknar mandat eller om beslutet påverkar flera arbetsställen, överförs frågan till nästa nivå i samverkansstrukturen.

Oavsett var beslutet är fattat så är det betydelsefullt att medarbetarna får återkoppling. Återkoppling från möten och information om beslut på andra nivåer är avgörande för enhetlighet och förståelse inom organisationen. Återkoppling främjar hälsa och trygghet på arbetsplatsen, då återkoppling minskar känslan av oro och stress på grund av ovisshet.

Årsplanering

För relevanta och aktuella APT-dagordningar är det bra att planera utifrån årliga verksamhetsaktiviteter som verksamhetsplanering, arbetsmiljöarbete, ekonomisk uppföljning och löneöversyn. De kan visualiseras i ett årshjul. Nedan ges några exempel som kan inspirera.

• Årshjul (xlsx) xlsx, 29 kB.
• Årshjul, exempel från Helsingsborgs stad (docx) docx, 240 kB.
• Årshjul, exempel från Helsingborgs stad (pptx) pptx, 43 kB.

APT, steg för steg

Inbjudan

Schemalägg APT i god tid så att medarbetarna vet när de äger rum och när de senast ska lämna in punkter till dagordningen.

Dagordning

Dagordning med frågor och ungefärlig tidsåtgång behöver skickas ut minst en vecka i förväg. Frågor som behöver följas upp och återkopplas från tidigare möten eller andra beslutsnivåer behöver finnas med på dagordningen. För meningsfulla och effektiva möten behöver information och underlag bifogas.

Exempel på dagordning för APT (PDF) pdf, 887 kB.

Dokumentation

Chefen ansvarar för att dokumentera APT. Minnesanteckningarna kan skrivas av olika personer och behöver delas till alla via kända kommunikationskanaler som till exempel nyhetsbrev eller intranät. Dessutom är det viktigt att spara anteckningarna för att i efterhand kunna ta del av dem.

Uppföljning

Det är viktigt att regelbundet följa upp om APT fungerar som förväntat och enligt lokalt samverkansavtal.

• Finns samsyn kring verksamhetens mål, delaktighet och inflytande?
• Är rätt frågor på agendan, finns utrymme för dialog och ges information i tid?
• Hur fungerar återkopplingen från samverkansgrupp och ledning?

Lyfta våld i nära relation på APT

SKR har utvecklat stöd för chefer att ta upp frågan om våld i nära relationer på APT. Stödet gör chefen förberedd att ta upp frågan och kan anpassas efter lokala behov. Målet är att underlätta för medarbetare som är utsatta att få stöd. I materialet finns kunskap om våld, riktlinjer för enskilda samtal och praktiska verktyg, som mallar och checklistor.

Våld i nära relation – stöd för dig som chef

Stödverktyg för bättre möten

Suntarbetsliv har utvecklat ett digitalt verktyg för mer effektiva och meningsfulla möten. Det fokuserar på att lära och träna på att använda olika perspektiv för att förbättra samarbetet och resultatet av möten.

Bättre möten, Suntarbetsliv Länk till annan webbplats.

Samverkan vid införande av nytt schema

För att skapa arbetsscheman som innebär kontinuitet för verksamheten och är bra för medarbetarna behöver alla vara delaktiga. I schemaläggningen behöver kunskap finnas om när olika arbetsuppgifter ska utföras och hänsyn tas till lokala förutsättningar.

Lokala förutsättningar kan till exempel vara geografiska avstånd och kommunikationsmöjligheter. Medarbetare behöver också kunna kombinera både sitt arbetsliv och privatliv.

Kriterierna för schemaläggning är:

• Verksamhetens behov av bemanning
• Lagar och avtal
• Hållbar och hälsofrämjande arbetstidsförläggning
• Medarbetarnas önskemål

Rättslig grund att beakta

Det finns en laglig grund för att arbetsscheman ska ge förutsättningar för ett hälsofrämjande och hållbart arbetsliv. Både arbetsmiljölagen (AML) och arbetstidslagen (ATL) är skyddslagstiftningar som värnar om medarbetarnas grundläggande hälsa och säkerhet.

Arbetsgivaren ska i samverkan med skyddsombud och medarbetare ha ett fungerande hälso- och arbetsmiljöarbete. Det innebär bland annat regler om riskbedömning av ändrade scheman, tillsyn och viten som finns i de båda lagarna.

I våra kollektivavtal har reglerna om dygnsvila förändrats sedan 1 oktober för att de ska uppfylla EU:s arbetsdirektiv om dygnsvila. Det är en skyddslagstiftning som i huvudregel innebär elva timmars sammanhängande dygnsvila under varje 24-timmars period.

Arbetsgivaren har dessutom en skyldighet i och med medbestämmandelagen (MBL) att hålla de fackliga företrädarna informerade och förhandla innan beslut kan fattas om större förändringar av schemaläggning.

Genom samverkan i enighet med ett samverkansavtal omhändertar arbetsgivaren skyldigheterna i lagarna.

Schemaläggning på APT:s dagordning

När fler deltar i dialogen om schemaläggning kan medarbetarna tillsammans uppmärksamma vad som fungerar bra och det som behöver förändras. Tillsammans kan chef och medarbetare komma fram till de bästa lösningarna utifrån verksamhetens behov av bemanning och medarbetarnas behov av återhämtning.

Chefens ansvar för verksamhet och arbetsmiljö innebär att beslut kan behöva fattas som går emot en enskild medarbetares önskan om viss arbetstidsförläggning. Genom tidig delaktighet finns en större förståelse för chefens beslut. Nya scheman får större acceptans och går enklare att genomföra i organisationen.

Förutsättningar för en god dialog

Tydlig information om verksamhetens behov av bemanning och hur den kan variera under året har stor betydelse för medarbetarnas förståelse för vad som ska uppnås och varför. Kunskap om arbetstidens förläggning för ett hållbart och hälsofrämjande arbetsliv är viktigt för att i dialog skapa ett schema som säkerställer en bra arbetsmiljö.

Genom att lyfta frågan om sommar-, jul-, nyår och lovbemanning i ett tidigt skede skapas större handlingsberedskap och trygghet i verksamheten. Möjligheterna ökar för att klara såväl verksamhetens behov av bemanning som medarbetarnas behov av återhämtning och semester.

När arbetet med schemaläggning kännetecknas av information, återkoppling, delaktighet och inflytande finns förutsättningar för en känsla av tillit till varandra. Att gemensamt ta ansvar för verksamhetens bemanning. Schemaläggningen blir mer rättvis och transparent. Detta i sig är hälsofrämjande, då information, återkoppling, delaktighet, inflytande, rättvisa och transparens är hälsofrämjande organisatoriska faktorer, så kallade friskfaktorer.

Samverkan före beslut

För en meningsfull och effektiv dialog i samverkan behöver de fackliga företrädarna tidigt få ta del av information och förutsättningar för schemaläggningen. En chef behöver i god tid lämna över och beskriva processen samt de arbetsmiljöåtgärder som har eller kommer att åtgärdas. De fackliga företrädarna behöver få möjlighet att komma med inspel och synpunkter på förslaget innan chefen fattar beslut.

Schemaläggning utifrån olika perspektiv

Vid schemaläggning är det bra att utgå från olika perspektiv.

Verksamhetsperspektivet

Arbetstid och förläggning av denna är en av de viktigaste resurserna som arbetsgivaren har för att uppfylla verksamhetens mål. Det är resursen som säkerställer verksamhetens kontinuitet, säkerhet och effektivitet. För att tillvarata medarbetarnas kompetens behöver chef i dialog med medarbetarna fundera över om de gör rätt saker vid rätt tid utifrån verksamhetens behov. De behöver ringa in de uppgifter som måste utföras vid vissa tider och andra som kan göras vid andra tidpunkter. Det behövs en samsyn om när behoven är som störst, samt en god bild över när övertid beordras eller flest vikarier tas in.
Heltidsresan har tagit fram ett verktyg för att lösningsfokuserat organisera och bemanna verksamheten med heltid som norm samtidigt som arbetstidsförläggningen är långsiktig och hållbar. När fler arbetar heltid kan den kompetens som redan finns i verksamheten tas tillvara på ett bättre sätt.

Heltidsresan Länk till annan webbplats.

Arbetsmiljöperspektivet

Oavsett vilken modell man använder för schemaläggning har chefen ansvaret för arbetsmiljön. I dialog i samverkansgrupp kan fackliga företrädare och skyddsombud bidra med sin kompetens inom arbetsmiljöområdet, som t ex organisatorisk och social arbetsmiljö, riskbedömningar.
När medarbetarna får vara delaktiga och ha inflytande i schemaläggningen är det en friskfaktor i sig. Dessutom bidrar det till en större förståelse för förändringar och chefens beslut. Samtidigt får chefen ett bättre beslutsunderlag för nytt schema.

Ekonomi- och bemanningsperspektivet

Fakta om det ekonomiska läget behöver kommuniceras för verksamheten på en övergripande nivå och för det egna området. Hur verksamheten bemannas har stor inverkan på ekonomin. Personalkostnader för övertid och vikarier kan vara kostnader som kan minskas genom en behovsinventerad och mer funktionsenlig schemaläggning.
Utöver fackliga förtroendevalda har bemanningsplanerare en viktig kompetens om vad som behöver beaktas vid schemaläggning utifrån bemanning och organisatoriska förutsättningar, exempelvis arbetstidslagstiftning, kollektivavtal, semesterplanering och frånvaro.