För att få kvalitet, sökbarhet, användbarhet och integrering av den dokumentation som skapas måste man ha en god offentlighetsstruktur och en effektiv arkiv- och dokumenthantering.

Hanteringen av informationen, de allmänna handlingarna, måste på olika sätt kvalitetssäkras. Informationen dokumenterar olika skeenden - vad som beslutades, hur man handlade och vad som sades och utfördes.

E-arkiv, ramavtal

Att införa e-arkiv säkerställer den långsiktiga informationsförsörjningen, bidrar till en ökad effektivisering och tillgänglighet till information.

Tidigare fanns ett ramavtal för e-arkiv som förvaltades av ADDA. Det senaste ramavtalet upphörde att gälla för några år sedan. Efter detta valde ADDA att inte teckna ett nytt ramavtal specifikt för e-arkiv. Istället finns nu ett bredare ramavtal som omfattar digitala tjänster i stort.

• Om ramavtalet digitala tjänster, Adda Länk till annan webbplats.
• Vägledningar och checklistor, stöd under införandeprocessen

Elektroniska handlingar

För hantering av elektroniska handlingar gäller samma lagstiftning som för övriga allmänna handlingar.

Elektroniska handlingar som ska bevaras för en längre tid eller för all framtid ska vara i ett standardiserat format för att kunna läsas och återanvändas. Men frågan om bevarande och gallring av elektroniska handlingar har även en teknisk aspekt. Den övergripande strategin är att det är informationen som bevaras inte IT-verktyget.

Råd om bevarande och gallring ges genom skriften E-förvaltning och informationshantering – att hantera, bevara och gallra elektroniska handlingar.

E-förvaltning och informationshantering: att hantera, bevara eller gallra elektroniska handlingar Länk till annan webbplats.

Samrådsgruppen

SKR samverkar med Riksarkivet i frågor som rör hantering, bevarande och gallring av allmänna handlingar genom Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor.

Aktuella frågor som rör informations-, arkiv- och dokumenthantering publiceras i första hand på Samrådsgruppens webbplats. Där kan du bland annat ta del av nyheter och förändringar i regelverk samt rapporter och utredningar som rör verksamhetsområdet.

Samrådsgruppen ger ut informationsfoldrar i olika frågor och ger råd om bevarande och gallring genom skriftserien Bevara eller gallra som finns för alla kommunala verksamheter och som revideras löpande.

• Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor Länk till annan webbplats.
• Bevara eller gallra – gallringsråd för kommunala verksamheter, Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor Länk till annan webbplats.

Skolhandlingar

Inom skolväsendet ställs höga krav på dokumentation och här finns också mycket frågor om informationshantering.

För bevarande och gallring av handlingar inom skolområdet finns råd och rekommendationer i skriften Bevara eller gallra nr 2.

För kommuners mottagande av friskolornas slutbetyg samt hantering av barn- och skolhälsovårdsjournaler finns två cirkulär.

Cirkulär

• Cirkulär 12:9 – Kommunernas mottagande av betygshandlingar från friskolor Länk till annan webbplats.
• Cirkulär 09:44 – Hantering av barn- och skolhälsovårdsjournaler Länk till annan webbplats.

Publikationer

Gallringsråd (Nr 2: Råd för utbildningsväsende) Länk till annan webbplats.