För att få kvalitet, sökbarhet, användbarhet och integre­ring av den dokumentation som skapas måste man ha en god offentlighetsstruktur och en effektiv arkiv- och dokument­hantering.

Hanteringen av informationen, de allmänna handlingarna, måste på olika sätt kvalitetssäkras. Informationen dokumenterar olika skeenden – vad som beslutades, hur man handlade och vad som sades och utfördes.

E-arkiv, ramavtal

Att införa e-arkiv säkerställer den långsiktiga informations­försörj­ningen, bidrar till en ökad effektivisering och tillgänglighet till information.

Tidigare fanns ett ramavtal för e-arkiv som förvaltades av ADDA. Det senaste ramavtalet upphörde att gälla för några år sedan. Efter detta valde ADDA att inte teckna ett nytt ramavtal specifikt för e-arkiv. Istället finns nu flera ramavtal som omfattar IT-produkter och tjänster.

• IT-produkter och tjänster, Adda Länk till annan webbplats.
• Vägledningar och checklistor, stöd under införandeprocessen

Elektroniska handlingar

För hantering av elektroniska handlingar gäller samma lagstiftning som för övriga allmänna handlingar.

Elektroniska handlingar som ska bevaras för en längre tid eller för all framtid ska vara i ett standardiserat format för att kunna läsas och återanvändas. Men frågan om bevarande och gallring av elektroniska handlingar har även en teknisk aspekt. Den övergrip­ande strategin är att det är informationen som bevaras inte IT-verktyget.

Råd om bevarande och gallring ges genom skriften E-förvaltning och informationshantering – att hantera, bevara och gallra elektroniska handlingar.

E-förvaltning och informationshantering: att hantera, bevara eller gallra elektroniska handlingar Länk till annan webbplats.

Bevara eller gallra – råd om dokumenthantering

Skolhandlingar

Inom skolväsendet ställs höga krav på dokumentation och här finns också mycket frågor om informationshantering.

För bevarande och gallring av handlingar inom skolområdet finns råd och rekommendationer i skriften Bevara eller gallra nr 2.

För kommuners mottagande av friskolornas slutbetyg samt hantering av barn- och skolhälsovårdsjournaler finns två cirkulär.

Cirkulär

• Cirkulär 12:9 – Kommunernas mottagande av betygshandlingar från friskolor Länk till annan webbplats.
• Cirkulär 09:44 – Hantering av barn- och skolhälsovårdsjournaler Länk till annan webbplats.

Publikationer

Gallringsråd (Nr 2: Råd för utbildningsväsende) Länk till annan webbplats.