Ulricehamn kommun

Ulricehamn är ett av de lärande exemplen som har nått ut till flest heltidskämpar runt om i landet. Är det den partsgemensamma styrgruppen under ledning av kommunchefen eller den breda samverkan för att lösa de svåra frågorna som har lett till framgång?

Bakgrund

I juni 2016 fattade kommunfullmäktige beslut om att införa rätten till heltid.

De ekonomiska resurser som tillfördes var medel till en projektledare. Under 2017 genomfördes ett inledande analysarbete – hur många som har en heltidsanställning, hur många som önskar gå upp till heltid och så vidare. Under hösten 2017 och hela 2018 pågick ett intensivt förberedelsearbete.

Bland annat togs de två processerna för ”Hur gör vi det utan att det kostar mer” och ”Hur gör vi så att fler vill och orkar jobba mer” fram. Hela 2019 och våren 2020 har varit ”införandetiden”. Då har äldreomsorg, sjuksköterskor, kost, funktionsnedsättning (LSS), lokalvård, kultur och fritid samt förskolan gått in i nya arbetssätt. Nästa steg är grundskolan och gymnasiet.

Det här har arbetet lett fram till

• En bemanningshandbok togs fram och gäller alla i Ulricehamns kommun. Där beskrivs kommunens bemanningsprocess, roller och ansvar samt övergripande riktlinjer för bemanning, planering och schemaläggning.
• En ny databas i Time Care har byggts upp för att stödja de nya arbetssätten.
• En översyn gjordes av samtliga lokala kollektivavtal. De som inte stödde arbetet med heltid som norm sas upp. Nytt lokalt kollektivavtal har tecknats om timbank och obokade pass (resurspass).
• En partssammansatt arbetsgrupp tog fram Ulricehamns kommuns definition av hållbar schemaläggning.
• Flertalet partssammansatta arbetsgrupper arbetade med ”hur-frågor” t.ex. hur ska övergången från att önska hur man ska arbeta till att önska hur man vill vara ledig gå till. Totalt ingick ca 100 personer i olika arbetsgrupper.
• Bemanningsakademier för alla chefer, fackliga företrädare, HR och ekonomi har genomförts.
• Från och med 2019 ingår arbetet i ordinarie verksamhet och en ny organisation skapades, planeringsfunktionen. Planeringsfunktionen ligger som en egen funktion i kommunledningsstaben för att ha direktkoppling till kommunchef och kommunledning. Här finns bland annat bemanningscontroller, systemförvaltare, centralt schemastöd, bemanningsenhet och rekryteringsstöd. Uppdraget är att stödja verksamheterna i införandet samt i det fortsatta arbetet med att heltid ska bli norm.
  
• Arbetet leds fortsatt av en partssammansatt styrgrupp som leds av kommunchef. Styrgruppen är tillika samverkansforum för dessa frågor. Varje sektor har en partssammansatt projektgrupp som leds av sektorchef.
• ”Ulricehamnsmodellen” kan kortfattat beskrivas med byggstenarna;
  • Heltid ska bli norm på riktigt
  • Ökad grundbemanning
  • Samplanering
  • Önska lediga pass
  • Hållbar schemaläggning
  • Vilja och orka arbeta heltid
  • Bemanningskrav
  • Central schemaläggning
  • Bemanningsenhet
  • Systemstöd

Ulricehamns kommuns resultat

• Andelen heltidsanställningar ligger på 93% (2020-09-30).
• Andelen heltidsarbetande ligger på 68,5% (Kolada 2020).
• Inga ökade kostnader för den ökade grundbemanningen.
• Sjukfrånvaro och personalomsättning har inte ökat med anledning av förändringsarbetet.
• Nyttjandet av timavlönade vikarier har minskat med cirka 25-30 årsarbetare.
• Övertidskostnaderna har minskat med cirka 10 %.
• Verksamheterna bemannar i större utsträckning utifrån brukarnas behov, täcker schemat med ordinarie personal och schemaläggningen är mer hållbar. Ulricehamns kommun har således blivit bättre på att använda de resurser vi redan har – vilket är målet med hela arbetet inom Heltid som norm. En av de enskilt största utmaningarna för offentlig sektor är att hitta strategier för att möta arbetskraftsbristen – detta är ett sätt.

Framgångsfaktorer

• Kommunledningens tydliga engagemang och styrning – arbetet är prioriterat.
• Regelbunden information till politiken.
• Gott samarbete arbetsgivare – fack.
• Omfattande kommunikationsstöd.
• Det förändrade arbetssättet gäller hela kommunen.
• Bemanningshandboken – ett ledningsverktyg.
• Bemanning ses som en strategisk ledningsprocess.
• Utbildning i bemanningsekonomi och stöd via bemanningscontroller.
• Stöd till chefer i hela genomförandet - planeringsfunktionen
• Säkerställt att IT-system stödjer beslutade arbetssätt.
• Central schemaläggning en nyckelfaktor.
• Regelbunden uppföljning och återkoppling med förbättringsförslag.
• Förberedde oss på motståndet – det kommer hur man än gör.
• Håll i och håll ut – det tar tid!

Identifierade områden för fortsatt arbete

• Nästa steg för Ulricehamn är en större utvärdering som genomförs av Myrna Palmgren. Utvärderingen ska ge vägledning i Ulricehamns kommuns fortsatta arbete med Heltid som norm och hur bemanningsplaneringen blir en självklar del i kommunens ledningssystem.
• De verksamheter som står i tur är grundskolan och gymnasieskolan. Här kommer det särskilt att handla hur vi kan klara kompetensförsörjningen på sikt.
• Under hösten 2020 och våren 2021 genomförs pensionsinformation som en del i vårt arbete ”Vilja och orka arbeta heltid”. All personal i kommunen får en allmän information med fokus på hur deltidsarbete påverkar. Därefter erbjuds en individuell rådgivning om vad som gäller för just mig. Målsättningen är att medarbetarna ska göra medvetna val kring deltids- eller heltidsarbete. Vår förhoppning är att fler ska vilja arbeta heltid.
• Det finns också en mängd identifierade förbättringsområden. För att nämna några är det utveckling av arbetet med bemanningskrav, bemanningsbalans, schema inom LSS-verksamheten med särskilt fokus på sovande jour och långa pass.
• En rekryteringsenhet startas för att bistå verksamheter med rekrytering av de stora grupperna med baspersonal. Det är nödvändigt att skapa en proaktiv rekryteringsprocess för att säkerställa att verksamheterna inte går underbemannade i glappet från att rekryteringsbehovet uppstår tills att tjänsten är bemannad.
• En egen utbildning i bemanningsekonomi kommer att tas fram under 2021 för att erbjuda alla nya chefer och berörda stödfunktioner i Ulricehamns kommun.

Corona

För Ulricehamns del har det varit mycket värdefullt att ha en ökad grundbemanning när sjukfrånvaron var som högst. Flera verksamheter har under perioder haft hög sjukfrånvaro men ändå inte behövt ta in vikarier. Det är precis så vi vill arbeta i fortsättningen – den ordinarie personalen är verksamhetens egna vikarier i stor utsträckning.

Bemanningsenheten har haft överblick och kunnat styra resurser dit de bäst behövts i kommunen. De har också kunnat förse kommunen med information kring tillgången av timvikarier dag för dag och snabbrekrytera till de verksamheter som haft behov. Timvikarierna har kunnat styras så att de arbetar på färre arbetsplatser för att minska smittspridningen. Viktig information har kunnat förmedlas via bemanningsenheten till samtliga timvikarier till exempel hur man ska förhålla sig om man har symtom.

Heltid som norm, Ulricehamn

Susanne Åhman, planeringschef.
susannehelene.ahman@ulricehamn.se