Mariestad kommun

”Det finns inget som är billigare, effektivare och ger en högre kvalitet i verksamheten än ordinarie personal som arbetar på sitt schema. Därför har vi inte råd att låta bli att erbjuda alla våra medarbetare som vill det att arbeta heltid.”

Bakgrund

Precis som många andra kommuner har Mariestad haft för vana att ”köpa” arbetad tid på olika sätt. Kommunen köpte in arbetade timmar till mer- och övertidskostnad av månadsanställd personal samt tid per timme av timanställda. Detta visade sig varken vara kostnadseffektivt eller ett kvalitativt sätt att bemanna en verksamhet. Det är inte heller bra för medarbetarnas hälsa och återhämtning att uppleva att det finns en risk att man blir inbeordrad under sin ledighet.

Vi har tidigare bedrivit vår verksamhet med en mycket låg grundbemanning på schema. I princip har vi haft minsta möjliga antal personal som krävs för att klara uppdraget i arbete på schema. Resultatet av detta arbetssätt är att varje gång någon är sjuk, vårdar sjuka barn eller tar ut semester måste den personen ersättas av en annan person med likvärdig kompetens.

Idag arbetar vi med att förändra vårt arbetssätt genom att först säkerställa att vi faktiskt vet vad vi ska producera och hur mycket. Där efter gör vi beräkningar kring hur mycket personal som faktiskt behövs per verksamhet för att klara av att leverera det vi ska utföra. Därefter läggs schema och verksamheten bemannas. På så vis kommer vår bemanning att till största delen bestå av ordinarie personal som arbetar på sina scheman.

Det här har arbetet lett fram till

Mariestadsmodellen

Omvandling av befintliga kostnader till ordinarie personal på schema samt möjlighet att göra en besparing utan att minska mängden arbetade timmar.

• Ta reda på vilka kostnader verksamheten har för mer- och övertid.
• Omvandla kostnaden till arbetade timmar.
• Räkna ut vad en arbetad timme för en personal på ordinarie schema kostar. Här kan man enkelt använda medianlönen för undersköterska i verksamheten.
• Räkna ut vad de timmar som har bemannats med mer- och övertid skulle ha kostat om de hade arbetats av ordinarie personal på schema.
• Att ha kännedom hur stor del av verksamhetens bemanning som utförs av intermittent timanställda är också en viktig del för att få överblick över den faktiska bemanningen.
• Prata med ledningen och visa siffror – här bör det finnas miljoner att hämta hos nästan alla arbetsgivare. Bli överens om att ordinarie tid är bra och att mer- och övertid är dåligt för ekonomin, hälsan och kvaliteten för den part som tar emot våra tjänster.
• Skriv en bemanningshandbok som hjälper chefer att lägga hållbara scheman med en relevant bemanning.
• Ställ om scheman till faktiska hållbara heltider och tillåt en viss grad av kalkylerad överkapacitet för att klara att täcka upp för sjukfrånvaro och semestrar.
• Följ noga kostnader för övertid, mertid, sjuktal och intermittent timanställda.
• Man behöver vara införstådd med att ingen medarbetare oavsett tjänstgöringsgrad bemannar sin tjänst till 100 %. Vi tar ut semester, blir sjuka och vårdar sjuka anhöriga. Om en verksamhet ska bemannas med 575 % tjänst per avdelning kan man inte anställa 5,75 personer man måste anställa mer än så (till exempel 6,5 tjänst per avdelning) annars har man inte förutsättningar för att klara sin grundbemanning.
• Mariestad är den kommun som redovisar störst ökning av andelen heltidsarbetande i hela kommunens verksamhet mellan 2018 och 2019. Plus 16,8 procentenheter samtidigt som kostnaderna minskar.

Framgångsfaktorer

• Var insatt i olika ersättningsmodeller – hur får olika verksamheter sin budget och vad ryms i dessa belopp? I Mariestad får vissa verksamheter sin ersättning direkt ifrån personalbudget. Andra verksamheter får ersättning utifrån beläggning eller från biståndsbedömd tid.
• Gör en separat bedömning av faktiskt resursbehov per verksamhet och följ sedan upp den regelbundet. Detta kan till exempel genomföras genom att man sammanställer verksamhetens intäkter och förutsättningar i en Excel kalkyl. Här kan information som hur man får sin budget, antal anställda, antal tjänster, antal semesterdagar, antal veckor per schemaperiod, antal helger på schemaperiod och liknande uppgifter finnas samlade. På så vis finns underlag både för vad verksamheten ska producera, förutsättningar och intern kapacitet utöver schema som nyttjas för effektivare bemanning.
  • Detta kan till exempel göras i samråd mellan enhetschef, controller och HR. Olika verksamheter har olika förutsättningar för sin frånvaro. Det kan styras av medarbetarnas ålder som påverkar antal semesterdagar samt privat situation med små barn som ger rätt till deltidsarbete.

• Börja med de som vill – att starta igång allt samtidigt i en stor verksamhet är dels resurskrävande och dels finns risk för att möta stort motstånd. Att arbeta med pilotverksamheter, efterlysa chefer som önskar prova nya arbetssätt och liknande har varit framgångsrikt för oss. På så vis har goda exempel skapats och vi har haft stor nytta av våra företrädare från verksamheten som kan berätta för andra om hur olika saker är i praktiken.
• Håll koll på pengarna och timmar – kartlägg er verksamhet gärna genom lönesystemet för att se hur mycket man spenderar på olika saker som övertid, mertid och köpt tid från annan enhet. Vi tyckte att vi hade god kännedom om vår verksamhet men vi har blivit överraskade flera gånger.
• Tro inte att du själv vet hur andra vill arbeta. Våra kvällstjänster och ständig helg tjänster har många sökande, något vi inte hade förväntat oss. Var flexibel och öppen för olika schemalösningar och för en möjlighet att göra på olika sätt i olika verksamheter – både och inte antingen eller har varit framgångsrikt för oss. Sedan ska självklart hänsyn tas till vad som är hållbar schemaläggning.

Anna Brink, projektledare.
anna.brink@mariestad.se

Karin Utbo, socialchef.
karin.utbo@mariestad.se

Per Johansson, HR-chef.
per.johansson@mariestad.se