Företag och vårdens medarbetare behöver mötas för samverkan kring framtidens hälso- och sjukvård. Region Uppsala erbjuder en väg in för utvärdering av företags tidiga prototyper. Fokus för processen är prototypens användbarhet och sker på Kliniskt träningscentrum (KTC).

Kort sammanfattning

Svensk hälso-och sjukvård står inför stora förändringar och utmaningar som ställer krav på nya medicintekniska lösningar och arbetssätt. En förutsättning för detta är ett utbyte av kunskap och erfarenhet mellan hälso- och sjukvården och Life Science-sektorn. Enheten för Forskning och innovation (FoI) vid Region Uppsala arbetar för att främja den typen av samverkan och har tagit fram en process som stödjer detta.

Kliniskt träningscentrum (KTC) erbjuder relevanta miljöer för företagens behov utan att belasta vårdverksamheterna. Detta rekommenderas framför verklig klinisk miljö. Intern och extern samverkan är avgörande, då det snabbar upp handläggningen av företagsförfrågningar. Facilitering genom processen var viktigare än förväntat för företagen, som ofta är obekanta med vårdens miljöer och krav, och var avgörande för vårdens deltagande.

Processen har använts i sin helhet med lyckat resultat och är nu en integrerad del av arbetet på Forsknings-och innovationsenheten. Samarbetet med Kliniskt träningscentrum bidrar till kortare handläggningstider, tillgång till vårdmiljöer och kompetenta medarbetare med pedagogisk kunskap. Den kanske främsta framgångsfaktorn har varit att renodla processen till att avse utvärdering av tidiga prototyper.

Kategori

• Forskning och innovation
• Hälso-och sjukvård
• Life Science
• Företag
• Test och utvärdering

Exempel från

Region Uppsala

Tidsperiod

Start i januari 2024, har nu övergått i förvaltning i Region Uppsala.

Bakgrund – utgångspunkt, syfte och mål

Svensk hälso- och sjukvård står inför stora förändringar och utmaningar som ställer krav på nya medicintekniska lösningar och arbetssätt. En förutsättning för detta är ett utbyte av kunskap och erfarenhet mellan hälso- och sjukvården och life science-sektorn.

Historiskt sett har det varit svårt för små och medelstora företag samt startups att navigera rätt i hälso- och sjukvårdens organisation då det inte funnits en tydlig väg in till regionens miljöer och kompetens. Förfrågningar från företagen har skickats brett inom organisationen, chansen att hitta rätt klinik med rätt kompetens för den aktuella förfrågan har tidigare varit begränsad. Det har tidigare saknats ett strukturerat arbetssätt för den här typen av utvärdering av tidiga prototyper. Resultatet av det tidigare arbetssättet har bidragit till ojämn kvalitet hos genomförda tester och utvärderingar, ofta har engagemanget från vården varit personbundet snarare än funktionsbundet. Regionen har tidigare inte tagit betalt för sin medverkan och avtal som reglerar överenskommelsen mellan vård och företag vid test av tidiga prototyper har saknats.

En effektiv process bidrar till tidsbesparingar och ett mer kostnadseffektivt arbetssätt både för vården och företagen. FOI har tidigare genomfört intervjuer med fokus på förfrågningar från företag med chefer inom vårdverksamheterna och företrädare för företag. Vårdens chefer upplevde att det tar mycket tid att hantera dessa förfrågningar om de ens har möjlighet att prioritera detta. Företagen i sin tur upplevde att det tar lång tid att få svar, om de ens får svar, från verksamheterna.

Genomförande

Vi har utgått från våra tidigare erfarenheter av samverkan med företag, renodlat och begränsat processen till att endast avse utvärdering av tidiga prototyper. Arbetet har inneburit ett utökat nätverkande med våra interna stödfunktioner samt externa innovationsstödjare som har bidragit till processens framtagande och utveckling.

Arbetet med processen har skett iterativt och erfarenheter från de tidiga utvärderingarna har lett till justering av processen. Vi har även lagt över hanteringen av dessa förfrågningar till ett av Region Uppsalas interna administrativa system, vilket har medfört att vi kunnat renodla ansökningsformulär samt kommunicera direkt med berörda stödfunktioner i systemet.

Processen är indelad i tre faser: förberedelse, genomförande och avslut.

1. Förberedelse

• Ansökan
• Behov
• Omvärldsanalys
• Bakgrundskontroll av företag
• Stödfunktioner
• Innovationsstödsystem
• Kontakt med relevant klinik eller KTC
• Förbereda företag
• Förbereda utvärderare
• Förbereda avtal
• Ersättning till vården, ta fram offert till företag.
  

2. Genomförande

• Utvärderingsdagen – allt ska vara förberett för att minimera belastningen på hälso- och sjukvården.

3. Avslut

• Företaget skriver sin egen rapport
• Summering av anteckningar
• Betala ut ersättning till klinik
• Diarieföra.
  

Genom att FOI fungerar som oberoende part genom hela processen säkerställs utvärderingens kvalitet. Avtal och ersättningsmodell bidrar till tydlighet kring genomförandet för båda parter. Via ersättningsmodeller får vården ersättning för nedlagd tid.

Samverkan med stödfunktioner och relevanta kliniker sker tidigt i processen vilket bidrar till effektiv handläggning av företagsförfrågningarna samt säkerställer ett verkligt behov i hälso- och sjukvården. Företaget ges förutsättning att möta rätt klinik med rätt kompetens för sin specifika produkt eller tjänst.

Processen möjliggör omvärldsspaning för alla parter. Vården får ta del av ny teknik, kanske tidigare okänd för medarbetarna. Företaget får ta del av vårdens kompetens, miljöer och eventuella framtida behov.

Utvärdering i samverkan med hälso- och sjukvården innebär en kvalitetsstämpel för företaget i fortsatta kontakter med investerare samt vid ansökan om projektmedel.

Det här har arbetet lett fram till

Processen har använts i sin helhet med lyckat resultat och är nu en integrerad del av arbetet på Forsknings- och innovationsenheten. Den kanske främsta framgångsfaktorn har varit att renodla processen till att avse utvärdering av tidiga prototyper.

Citat från några deltagare på Kliniskt träningscentrum

Roligt och nytänkande, inspirerande!

Medarbetare, KTC

Engagerade och kunniga testpersoner som verkligen ville ge en så objektiv och klar bild av vår produkt som de kunde.

VD, medverkande företag

Processen stödjer prototyper i tidigt skede. Vi ser dock att företagen har ytterligare behov, till exempel är ingången till kliniska studier en utmaning för de mindre företagen. Processen som är framtagen riktar sig mot företag men vi ser även ett behov hos regionens interna innovatörer (medarbetare) att få möjlighet att utvärdera sina prototyper.

Intern och extern kommunikation är en viktig del av arbetet och under arbetet har vi haft begränsade resurser att kommunicera ut den möjlighet som processen innebär – vilket kan ha påverkat antalet förfrågningar negativt. När processen nu är på plats lägger vi fokus på arbetet med information och kommunikation.

Samarbetet med Kliniskt träningscentrum bidrar till kortare handläggningstider, tillgång till vårdmiljöer och kompetenta medarbetare med pedagogisk kunskap.

De viktigaste slutsatserna

• Vi kan inte nog poängtera vikten av samverkan internt och externt. När organisationens stödfunktioner är involverade i processen sker handläggningen av företagsförfrågningar i snabbare takt än tidigare till nytta för samtliga inblandade.
• Initialt tänkte vi att den kliniska miljön var av stor vikt men arbetet har visat att Kliniskt träningscentrum i stor utsträckning erbjuder relevanta miljöer för företagens behov. På så sätt kan man testa sin prototyp i kontrollerad miljö utan att belasta vårdverksamheterna varför vi rekommenderar att i första hand välja den lösningen. Test i verklig klinisk miljö riskerar också att företagets lösning anpassas efter en specifik klinik när vi vet att både kliniker och arbetssätt ser olika ut i olika verksamheter och regioner.
• Behovet av guidning genom processen från start till mål både när det gäller förståelse för vårdens organisation samt planering och genomförande av utvärderingen visade sig mer värdefullt för företagen än vad vi trodde initialt. De är ofta omogna och främmande för hälso-och sjukvårdens miljöer, krav och organisation.
• En del företag som ansökt till processen har begränsad erfarenhet av affärsutveckling och dessa har vi hänvisat till lämplig innovationsstödsaktör.
• Ersättningsmodellen väckte frågor hos företagen då de har en begränsad budget. Här visade det sig att vårt innovationsstödsystem i Uppsala erbjöd en möjlighet att söka verifieringsmedel för finansiering av utvärderingen.

Fördjupning

För frågor eller för att ta del av en detaljerad processkarta, ta gärna kontakt med oss.

Kontakt

• Maria Jansdotter Hagerud
  maria.jansdotter.hagerud@regionuppsala.se
• Maria Hiller
  maria.hiller@regionuppsala.se