E-post är en personuppgiftsbehandling som det krävs en laglig grund för behandling för. En stor del av den personuppgiftsbehandling som förekommer i en kommunal myndighets e-post kan hänföras till den lagliga grunden arbetsuppgifter av allmänt intresse (art. 6.1 e). Den gäller när innehållet eller ämnet berör de arbetsuppgifter myndigheten har inom ramen för den kommunala kompetensen, till exempel e-post i bygglovsärenden med invånare.

Även den lagliga grunden rättslig skyldighet kan vara grund för behandling av personuppgifter i sådan e-post, till exempel enligt dokumentationskrav i förvaltningslagen eller annan speciallagstiftning. Regeringen har därför ansett att begreppet uppgifter av allmänt intresse ska ges en vidare betydelse (prop. 2017/18:105 s. 56).

Med stöd av den lagliga grunden uppgifter av allmänt intresse kan myndighet således behandla personuppgifter inom den frivilliga verksamheten om behandlingen är nödvändig, som e-post inom kultur- och idrottsförvaltningen. Likaså stöds dagliga administrativa funktioner och åtgärder i den kommunala förvaltningen (prop. 2017/18:105 s. 61), till exempel e-post till och från kontaktpersoner hos leverantörer eller liknande.

Personuppgifter som inkommit via ett e-post bör överföras till ett system för ärendehantering för vidare hantering. E-postmededdelandet raderas sedan. Ett e-postsystem är inget ärendehanteringssystem.