Genom att automatisera handläggningsprocessen av ekonomiskt bistånd blir det minskad administration och tid kan frigöras. Tiden som frigörs innebär att arbetskraft kan ställas om till andra processer, till exempel stöd till egen försörjning genom arbete.

Att automatisera betyder att du låter en maskin eller teknik utföra arbetet. Oftast handlar det om enkla och repetitiva delar av ett arbetsflöde. I detta sammanhang handlar det om att låta maskinen göra administrativa moment i handläggningsprocessen. På så sätt får handläggaren tid över för att göra andra uppgifter som en maskin inte klarar av.

Ett antal kommuner har redan automatiserat processen ekonomiskt bistånd och många kommuner vill göra en liknande utveckling. Därför har SKR sammanställt information och erfarenheter från de kommuner som har kommit långt i processen. Detta stöd är uppdelat i fyra områden som syftar till att fånga kommunernas erfarenheter från arbetet med automatisering. SKR-koncernen gör nu ett omtag kring konstruktionen SSBTEK, vilket även syftar till att avlasta och främja automatiserat informationsflöde.

Gemensam informationsförsörjning (GIF) ekonomiskt bistånd.

Att införa e-tjänst

En förutsättning för att kunna automatisera effektivt är att få in ansökningarna digitalt. Ta del av hur andra kommuner har resonerat kring e-tjänster och hur deras digitaliseringsresa påbörjades.

Kommunikationsmaterial vid införande av e-tjänst

Ta del av Uppsala kommuns kommunikationsmaterial som de använde när de införde e-tjänst i kommunen.

• Uppsala kommun samlat vanliga frågor med svar om införandet av e-tjänst (PDF) pdf, 137 kB.
• Uppsala kommuns informationsbrev som skickades ut till klienterna innan e-tjänst infördes (PDF) pdf, 52 kB.

SSBTEK och förifyllda uppgifter

Att kunna använda förifyllda uppgifter i e-tjänsten är ett tydligt behov som lyfts av många. Både för att det skulle ge mindre fel i ansökningarna men också för att det spara individen tid. Därför har det jobbats aktivt med detta i utvecklingsplanen för SSBTEK.

SSBTEK är en vidareförmedlingstjänst och samverkansmodell

För att du ska få en tydligare bild av Sammansatt bastjänst för ekonomiskt bistånd (SSBTEK) berättar Anna Johansson, förvaltningsledare för SSBTEK i denna webbsändning (5 minuter) kortfattat vad tjänsten innebär och innehåller. Hon pekar främst på att tjänsten:

1. är en vidareförmedlingstjänst
2. bygger på en samverkansmodell.

Tjänsten innehåller strukturerad information som behövs för att kunna fatta beslut angående ekonomiskt bistånd, men omfattar inte bedömning eller tjänsteanteckningar, så kallad ostrukturerad data.

Ge besked till sökande

Mina meddelanden är en tjänst där kommuner, regioner och myndigheter kan skicka digital post på ett säkert sätt. Ta del av SKR:s förstudie, vägledning och webbsändning kring Mina meddelanden.

Digital infrastruktur - Digital post

Informationssäkerhet och juridik

Handläggningen av ekonomiskt bistånd följer fortlöpande samma process; den sökande lämnar in en ny ansökan varje månad som följs av utredning, uppföljning och beslut.

Individerna inom målgruppen behöver ofta stöd från flera aktörer parallellt. Handläggare både inom ekonomiskt bistånd och kommunens arbetsmarknadsinsatser har därför behov av att samverka internt inom den egna kommunens verksamhet, men även externt med andra aktörer. Syftet är att stödja kommunens medborgare till egen försörjning.

Aktörer som kommunen samverkar med är till exempel

• Arbetsförmedlingen
• Försäkringskassan
• hälso- och sjukvården.

Att denna samverkan fungerar väl är av stor vikt för att individerna ska erbjudas rätt stöd och hjälp i ett så tidigt skede som möjligt. Det kan underlätta för individerna att komma ut i arbete och få en egen försörjning.

Digital tjänst för myndighetsuppgifter – SSBTEK

Sammansatt bastjänst för ekonomiskt bistånd (SSBTEK) är en digital tjänst som ger en säker, effektiv och förenklad handläggning av ärenden inom ekonomiskt bistånd. Tjänsten gör det möjligt för kommunen att via sitt verksamhetssystem få information från statliga myndigheter och organisationer.

Informationen från tjänsten används vid prövning av ansökan om ekonomiskt bistånd. För att effektivisera handläggningen har många kommuner valt att använda en robot som sammanställer informationsmängderna som inhämtats i SSBTEK.

SSBTEK, digital tjänst för ekonomisk bistånd

Förbättra den digitala arbetsmiljön

För att kunna skapa effektiva verksamheter, och undvika ohälsa bland medarbetarna, är det viktigt att satsa på digital arbetsmiljö. Suntarbetsliv har tagit fram ett digitalt verktyg för att genomföra arbetsmiljöronder riktade mot den digitala arbetsmiljön.

• Verktyget Digi-ronden, Suntarbetsliv Länk till annan webbplats.
• Framtidens arbetsmiljö – trender, digitalisering och anställningsformer, Myndigheten för arbetsmiljökunskap Länk till annan webbplats.

Utökade informationsmängder och förenklad administration

Behovet av att samplanera, följa upp och utbyta information för gemensamma målgrupper mellan Arbetsförmedlingen och kommunerna tillgodosågs tidigare genom fysiska möten och genom samlokalisering. Till följd av Arbetsförmedlingens reformering finns idag behov av att hitta nya lösningar för att dela information. På SKR pågår ett arbete med att se över vilken information som är viktig för kommunens att ta del från Arbetsförmedlingen och på vilket sätt informationen kan delas.

Automatiserade beslut i kommuner och regioner

Statliga myndigheter har sedan 2018 fått fatta automatiserade beslut med stöd av förvaltningslagen, paragraf 28. SKR gjorde dock en utredning hur kommuner och regioners förutsättningar för automatiserade beslut såg ut och landade i att kommunallagen hindrade den möjligheten för kommuner och regioner.

Automatiserade förfaranden hindrades dock inte, det vill säga insamlandet och beredning av ärenden. Beslutsfattandet hindras dock av att förvaltningslagen är så kallad subsidiär, det vill säga gäller i andra hand om det finns andra lagar som reglerar ett område. Kommunallagen reglerar bara delegation till presidium med mera eller en anställd, inte automatiserat beslutsfattande.

En nämnd kan numer delegera beslut till automatisk beslutsfunktion på samma sätt som beslut kan delegeras till tjänstemän/personal. Den utökade möjlighet gäller för ärenden som kan överklagas genom förvaltningsbesvär. Så det finns utökade möjligheter.

Beslut som inte får fattas automatiskt

Det finns beslut som inte får fattas automatiskt:

• Beslut som fattas av fullmäktige.
• Beslut som i annan lagstiftning än kommunallagen är riktad till specifik profession/roll. (till exempel till rektor i skollagen).
• Beslut som inte går att överklaga (till exempel boendeparkeringstillstånd).
• Beslut som överklagas genom laglighetsprövning (vissa beslut på till exempel skolans och socialtjänstens område).

Det är krav i GDPR om möjlighet för individ att överklaga automatiska beslut, som gör att automatisering inte kan tillåtas i ärenden som inte kan överklagas genom förvaltningsbesvär.

Filmer om informationssäkerhet

Informationssäkerhet – vad bör du tänka på?

I denna webbsändning (10 minuter) ger Jonas Nilsson, CISO, SKR tips angående informationssäkerhet. Här delar även Patrik Nilsson, verksamhetschef i Strängnäs kommun, med sig av sina lärdomar och erfarenheter.

Verktyg för tillräckligt god informationssäkerhet

SKR:s Kompetenscenter Välfärdsteknik har tagit fram en guide där aspekterna av informationssäkerhet sammanfattas avsnittsvis med grundläggande information.

Informationssäkerhet, välfärdsteknik Länk till annan webbplats.

Identitet och åtkomststyrning för robotar

I denna webbsändning (17 minuter) berättar Ulrika Nilsson, Inera, om deras förstudie kring inloggningslösningar för digital medarbetare kopplade till robotars identitets- och åtkomstfrågor.

I dag finns det hinder för att använda robotar när det kommer till säker identitet och åtkomst och detta är några punkter som hon lyfter:

• Roboten agerar som en människa men kan inte ha ett personligt certifikat
• Det saknas etablerade rutiner och regelverk för hantering av robotar
• Patientdatalagens krav på tvåfaktorsautentisering och åtkomststyrning inom vård och omsorg är inte naturlig eller möjlig

Trots detta används det redan idag robotar men även här lyfter Ulrika två viktiga aspekter:

• Det saknas idag samordning vilket leder till att alla gör egna lösningar (ibland innebär det osäker hantering)
• När alla gör egna lösningar blir det svårt att använda robotar över organisationsgränser

Förstudie och fördjupad analys - identitet och åtkomst för RPA (PDF) pdf, 225 kB.

Teknikval vid automatisering av ekonomiskt bistånd

En förutsättning för att kunna automatisera effektivt är att få in ansökningarna digitalt. Detta leder ofta till olika frågor kring teknikval. Här kan du ta del av hur andra kommuner har resonerat kring teknik när de har automatiserat processen ekonomiskt bistånd samt hur SKR jobbar med beställarnätverk.

Planera och leda digitalisering och automatisering

Det är viktigt att börja med varför en förändring av arbetsprocessen görs överhuvudtaget, samt att få en samsyn kring de förändringar som behövs. En utmaning kan vara att över tid ha kontroll på att ni hamnar där ni tänkte från början.

Nyttorealisering

Vad vill du uppnå genom att digitalisera handläggningsprocessen för ekonomiskt bistånd? Ta hjälp av nyttorealisering för att styra ditt förändringsarbete rätt och få de effekter du vill uppnå. Att arbeta med nyttorealisering handlar om att förändringar och investeringar ska få avsedd effekt både för den egna verksamheten och för invånarna. Nyttorealisering är en ledningsstrategi designad för att foga samman verksamhetens befintliga styr- och ledningsprocesser.

• Nyttorealisering Välfärdsteknik Länk till annan webbplats.

Förändringsledning

Forskningen visar att många av de initiativ till förändring som startas upp aldrig riktigt når i mål. Förväntade resultat och effekter uteblir. Det går att lyckas med förändringar men kräver en systematik, förändringsledning. SKR har tagit fram ett stödmaterial för förändringsledning.

Exempel på förändringsledning från kommuner finns under lärande exempel längre ner på sidan.

Leda i förändring

Lärande exempel om tekniska vägval

Södertälje kommuns digitaliseringsstrateg Anthony Mc Carrick berättar om de tekniska vägval digitaliseringsenheten tog under införandet av RPA, och om hur enheten tänker kring och organiserar sitt digitaliseringsarbete.

Tekniska vägval och erfarenheter vid införandet av RPA i Södertälje Länk till annan webbplats.

Webbsändningar om automatisering och teknikval

I denna webbsändning (cirka 10 minuter) delar Trollhättan och Strängnäs kommun med sig av sina tankar kring hur de resonerade kring olika teknikval när de automatiserade handläggningsprocessen samt reder ut begrepp som: vad är automatisering?

Förändringsledning

För att kunna uppnå rätt effekt med ditt automatiseringsarbete krävs det nya arbetsprocesser och förändringsledning. Ta del av hur andra kommuner har jobbat med detta och deras erfarenheter.

Markaryd om sitt förändrade arbetssätt vid automatisering

I denna webbsändning (10 minuter) berättar Daniel Linares, enhetschef i Markaryds kommun, om att ställa om processerna samt om kommunens nya arbetssätt inför automatisering.

Så här jobbar Eskilstuna kommun individbaserat

Eskilstuna kommun har jobbat sedan 2018 med förändrade arbetssätt inom ekonomiskt bistånd för att ställa om sina processer till mer individfokuserat arbete, vilket du kan ta del av i filmklippet. Filmen är 12 minuter.