Publicerad: 26 september 2019

Interna mejl i pågående ärende inte allmänna handlingar

Sammanfattning av Kammarrätten i Stockholms dom den 30 augusti 2019 i mål nr 3119-19

En region upphandlade ett system för meddelandeförmedling. Tilldelningsbeslut fattades och avtal ingicks med vinnande bolaget under 2014. Sedan sommaren 2017 pågick en rättslig tvist mellan regionen och bolaget angående bolagets leverans av systemet.

En person som var ombud för bolaget vände sig till regionen och begärde ut all mejlkorrespondens från åren 2014–2018 som berörde bolaget eller det upphandlade systemet och som gått till eller från fyra namngivna personer inom regionen.

Regionen beslutade att lämna ut vissa av mejlen, till exempel sådana som gällde det avslutade upphandlingsärendet, och sådana som skickats mellan regionen och bolaget eller mellan regionen och uppdragstagare som var att anse som självständiga. Regionen ansåg att de mejlen var att anse som allmänna handlingar enligt tryckfrihetsförordningen (TF) och inte omfattade av sekretess.

Regionen avslog begäran gällande interna mejl mellan de namngivna personerna och andra medarbetare respektive osjälvständiga uppdragstagare inom regionen. Anledningen till avslaget i denna del var att dessa mejl inte var att anse som allmänna. Regionen ansåg att handlingarna varken var inkomna eller expedierade och att de inte heller hänförde sig till ett avslutat ärende.

När det gällde frågan om de hänförde sig till ett avslutat ärende menade regionen bland annat att handlingarna hänförde sig till ett avtal mellan regionen och bolaget, och att avtalet gällde leveranser som successivt skulle godkännas av regionen. Något slutligt leveransgodkännande hade inte skett. I den mån det rörde sig om ett ärende var ärendet inte att anse som avslutat, varför mejlen inte var att betrakta som allmänna på denna grund.

Personen som begärt ut handlingarna överklagade till kammarrätten och begärde att samtliga begärda handlingar skulle lämnas ut, samt anförde följande till stöd för sitt överklagande. De aktuella mejlen var att anse som upprättade eftersom de hänförde sig till ett slutbehandlat upphandlingsärende. De hänförde sig också till slutbehandlade ärenden inom ramen för fullgörandet av leveransavtalet.

Leveransavtalet var strukturerat i tre byggfaser. Varje byggfas bestod i sin tur av ett antal milstolpar, vilka var föremål för regionens beslut om godkännande eller icke godkännande. Handlingar som var hänförliga till godkända byggfaser var allmänna eftersom de var att hänföra till slutbehandlade ärenden.

Kammarrätten gjorde följande bedömning när det gällde mejl mellan aktörer inom regionen. Eftersom mejlen hade skickats mellan tjänstemän på regionen var de inte att anse som inkomna. De hade inte heller expedierats. Kammarrätten skulle därför ta ställning till om de hänförde sig till ett visst ärende som slutbehandlats eller, om handlingarna inte hänförde sig till ett visst ärende, om de hade färdigställts (enligt 2 kap. 10 § TF).

Mot bakgrund av vad som hade förts fram i målet om leveransavtalets innehåll bedömde kammarrätten att det inte framgick att godkännandet av respektive byggfas och milstolpe utgjorde egna slutbehandlade ärenden. Kammarrätten bedömde i stället att mejlen hänförde sig till ett ärende som inte hade slutbehandlats. Mejlen utgjorde därmed inte allmänna handlingar.

När det gällde mejl mellan regionen och jurister på en advokatbyrå gjorde kammarrätten följande bedömning. Den aktuella advokatbyrån företrädde regionen i en pågående rättslig process. De begärda handlingarna skulle därför anses vara framställda inom regionen och var därmed inte allmänna handlingar (jfr HFD 2016 ref. 1).

När det gällde mejl mellan regionen och olika externa tekniska konsulter bedömde kammarrätten att konsulterna inte hade intagit en fristående ställning i förhållande till regionen. Eftersom mejlen hänförde sig till ett ärende som inte var slutbehandlat var de inte att anse som allmänna.

Med anledning av ovanstående avslog kammarrätten överklagandet.

Domen hade den 26 september 2019 inte fått laga kraft.

Kontakt

Har du en fråga med anledning av det pågående virusutbrottet?

Titta först på våra frågor och svar som finns här på webbplatsen.

Covid-19 och det nya coronaviruset








Hjälpte informationen på sidan dig?

Tack för att du hjälper oss!