Hoppa till sidans innehåll

Informations­förvaltning

Samhället behöver tillgång till viktig information som är lätt att hitta, tillförlitlig och inte kostar för mycket. Därför arbetar SKR för att det ska finnas en gemensam digital infrastruktur som gör det enkelt och säkert att dela information mellan offentlig och privat sektor.

Kommuner och regioner behöver information i sitt dagliga arbete. Det kan till exempel vara uppgifter om personer, företag, fastigheter eller godkända leverantörer.

Offentliga organisationer samlar in mycket information. Den informationen bör offentliga organisationer öppna upp och tillgängliggöra för andra att använda.

Ny grupp för informations­hantering

Den 1 juni 2024 ersattes Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor (SKA) av en ny grupp som heter Kompetensgemenskap för informationshantering. SKR ansvarar för gruppen, men Riksarkivet är fortsatt en samarbetspartner.

Den nya gruppen ska arbeta med frågor som gäller hur information, dokument och arkiv hanteras. Gruppen kommer bland annat att

  • informera om nya regler
  • ta fram rapporter och utredningar
  • ge råd om vad som ska sparas och vad som kan slängas (bevarande och gallring).

Bevara eller gallra – råd om dokumenthantering

För att få kvalitet, sökbarhet, användbarhet och integrering av den dokumentation som skapas måste organisationen ha en god offentlighetsstruktur och en effektiv arkiv- och dokumenthantering.

Hanteringen av informationen, de allmänna handlingarna, måste på olika sätt kvalitetssäkras. Informationen dokumenterar olika skeenden

  • vad som beslutades
  • hur man handlade
  • vad som sades och utfördes.

Råden är rekommendationer om bevarande och gallring. De kan behöva anpassas till just er verksamhet. Det betyder att namn på handlingar, begrepp, anmärkningar med mera kan skilja sig åt.

Råden kan inte tillämpas innan beslut är fattat i nämnd. Kontakta kommunens eller regionens arkivmyndighet för mer information.

Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor har tagit fram skriftserien Bevara eller gallra. Råden är framtagna sedan 2008, men är fortfarande relevanta.

Gallringsråd 3: Råd för fritids- och kulturverksamheten - kan beställas i nedan formulär.

Gallringsråd 10: Råd för räddningstjänsten - kan beställas i nedan formulär.

Gallringsråd 11: Råd för plan- och byggväsendet (PDF) pdf, 910 kB.

Gallringsråd 12: Råd för smittskyddsenheter (PDF) pdf, 299 kB.

Gallringsråd för kollektivtrafiknämnder och företag (PDF) pdf, 140 kB.

Beställ gallringsråd

Gallringsråd nr 3 och 10 kan du beställa som PDF-dokument via SKR:s kontaktcenter i nedan formulär.

Ange vilket gallringsråd du önskar beställa * (obligatorisk)
Ange vilket gallringsråd du önskar beställa
Jag är inte en robot * (obligatorisk)

Läs mer på https://skr.se/dataskydd

E-arkiv

Med e-arkiv kan kommuner och regioner spara sin digitala information. Alla kommuner och regioner har ansvar att spara sin information, oavsett om den är digital eller i pappersform. Det framgår i tryckfrihetsförordningen, arkivlagen och annan lagstiftning.

Att enbart bevara all information i verksamhetssystem kan leda till förlust av information för alltid. Verksamhetssystemen har en begränsad livslängd och är inte anpassade för att kunna hantera information över mycket lång tid.

Det behövs ett e-arkiv för att kunna bevara organisationens digitala information för all evighet.

Checklista när du ska införa e-arkiv

SKR har tagit fram en checklista med förslag på sånt som man bör tänka på och ta ställning till när man ska införa e-arkiv.

Införande av e-arkiv (Excel) xlsx, 38 kB.

Det här är ett e-arkiv

E-arkiv är en funktion för långtidsbevarande och hållbar hantering av digital information. Earkiv är navet i kommunernas informationshantering och ska ge en hållbar informationshantering vilket innebär:

  • Hållbar över tid.
  • Ekonomisk hållbarhet.
  • Hållbarhet utifrån användarnas behov.
  • Demokratisk hållbarhet.

Arkivering by Design (AbD) – för bättre digital informations­hantering

Arkivering by Design, AbD, är ett samarbete mellan Riksarkivet, SKR, flera kommuner, regioner och en statlig myndighet. Syftet är att förbättra hur offentlig sektor hanterar digital information – oavsett vilka regler som gäller. Projektet utgår från två viktiga principer: fokus på hållbarhet/tillgänglighet och digital kontinuitet.

Därför är AbD viktigt

Att hantera information rätt från början är avgörande. Det är en förutsättning för att leva upp till lagar, bevara information för framtiden och skapa en digital förvaltning som fungerar. En bra informationshantering gör också att:

  • Organisationen/verksamheten får bättre beslutsunderlag.
  • Det går snabbare att hitta rätt information.
  • Risken för informationsförlust minskar.
  • Organisationen/verksamheten sparar tid och resurser.
  • Organisationen följer lagar, som till exempel GDPR.
  • Organisationen minskar vår miljöpåverkan.

När informationen är lätt att hitta och förstå blir det också enklare att granska verksamheten. Det stärker demokratin och ökar människors förtroende för offentliga organisationer.

Vad innebär Arkivering by Design?

AbD innebär att informationshanteringen:

  • Planeras in från början – till exempel vid upphandlingar eller när nya it-system införs.
  • Information skapas i verksamheten, inte i arkivet.

Därför måste hela organisationen arbeta med samma synsätt på information.

Projektet har bland annat tagit fram en vägledning med bilagor. Materialet är baserat på EU:s ursprungliga arbete med AbD och finns tillgängligt via länk nedan.

Förvaltning av material från arbetet med AbD

Det fortsatta ansvaret för att förvalta, vidareutveckla och sprida materialet från AbD har tagits över av Kompetensgemenskap informationshantering. Visst material går att ladda ner via Dela digitalt, se länk.

Grunddata och informations­utbyte

Grunddata definieras som uppgifter inom offentlig förvaltning, som flera aktörer har behov av och som är viktiga i samhället. Nu finns gemensamma principer och riktlinjer för standardiserat grunddata.

Säkert och effektivt elektroniskt informationsutbyte

Bolagsverket, Domstolsverket, E-hälsomyndigheten, Försäkringskassan, Lantmäteriet, Skatteverket och Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) har haft i uppdrag att se hur effektivare hantering av grunddata och informationsutbyte kan bidra till påverka kommuner och regioners möjligheter till en ökad digitalisering. Slutrapporten publicerades i augusti 2019.

Säkert och effektivt elektroniskt informationsutbyte, DIGG Länk till annan webbplats.

Effektiv tillgång till grunddata

Bolagsverket, Lantmäteriet och Skatteverket har gjort en utredning om effektiv tillgång till grunddata, där SKR varit samarbetspartner. Uppdrage redovisas i en slutrapport.

Uppdrag om säker och effektiv tillgång till grunddata, DIGG Länk till annan webbplats.

En definition för begreppet grunddata fastställdes inom uppdraget:

”Uppgifter, inom offentlig förvaltning, som flera aktörer har behov av och som är viktiga i samhället.”

Utöver definitionen finns nu gemensamma principer och riktlinjer för standardiserat grunddata.

Principer

  • Grunddata ska hämtas från källan.
  • Grunddata ska vara informationsklassad.
  • Grunddata ska leva upp till fastställda krav gällande informationens tillgänglighet, interoperabilitet, kvalitet, informationssäkerhet och aktualitet.
  • Grunddata ska vara nationellt avgiftsfria inom offentlig förvaltning.
  • Grunddata ska kunna utbytas med andra EU länder.

Riktlinjer

  • Tillgängliggörande av grunddata ska styras av användarbehov.
  • Samarbete mellan aktörer.
  • Innan grunddata tillgängliggörs ska det godkännas inom grunddatadomänen.
  • Tillgängliggörande sker i en formell process.
  • Identifierad grunddata ska modelleras i en gemensam nationell informationsmodell för grunddata.
  • Grunddataarbetet ska harmoniseras mot EU:s grunddataarbete.

De föreslagna principerna och riktlinjerna syftar till att skapa förutsättningar för en effektiv och säker tillgång till grunddata och utgår från europeiska principer på området. De bedöms även vara förenliga med gällande rätt.

KLASSA 2 – för klassificerings­struktur

KLASSA 2 är en metod för en klassificeringsstruktur, det vill säga ett sätt att skapa struktur och sammanhang för att lättare kunna förstå hur olika saker hänger samman och vilka beröringspunkter de har.

Klassificeringsstruktur bygger på en verksamhetsstruktur som har sin utgångspunkt i lagstiftning.

Klassa 2 är organisationsoberoende, det vill säga den har inte någon koppling till en myndighetens politik- eller tjänstemannaorganisation.

KLASSA 2 är framtagen av Tom Sahlén, tidigare stadsarkivarie Sundsvalls kommun, i uppdrag av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor vars huvudmän var Sveriges Kommuner och Regioner samt Riksarkivet.

KLASSA 2.1

KLASSA 2.1 med publiceringsdatum 2019-02-06 för den senaste versionen. Förändringar sedan version 2.0 (mars 2018) är att klassificeringsschemat har kompletterats med särskilda kolumner för juridisk person, ansvarig enhet och IT-system samt att VT 1 Ledning av kommunala företag har uppdaterats.

I den uppdaterade introduktionen och i schemats ledtexter finns också några förtydliganden, i synnerhet VT1 Ledning och ledning av visst verksamhetsområde och viss processgrupp.

Filer för nedladdning

Introduktion och metoddokument

Verktyget KLASSA 2.0

Verktyget KLASSA 2.1

KLASSA: Informationsklassning

Med metoden Klassa Informationsklassning får verksamheten hjälp att välja rätt åtgärder för ökad informationssäkerhet.

Klassa Informationsklassning Länk till annan webbplats.

Kompetensgemenskap Informations­hantering

Information (eller dokumenterad kunskap) formar vår verklighet och driver framgång. Det är avgörande att vi säkrar och förvaltar denna kunskap för att skapa en hållbar och tillgänglig framtid. Kompetensgemenskapen informationshanteringen syftar till att skapa
gemensamma strukturer och standarder för området.

Leveranser

Utarbeta vägledningar och riktlinjer för att komma till en mer enhetlig och effektiv informationshantering inom kommuner och regioner.

Identifiera och utveckla snabbspår baserat på resultat från enkätundersökningen inom “SAM”-nätverket.

Kommunikation och dialog

Kompetensgemenskapen kommunicerar framför allt via följande kanaler:

  • SKR:s webbplats, Dela digitalt, Kompetensforum.
  • SAM-nätverket och Informationshantering fokusgrupp,
  • Professionsnätverk för Öppna och delade data (SKR) och Dataverkstad.
  • Arkeion - yrkesverksamma inom arkiv och informationsförvaltning.
  • Sambruk Sambruk – Kommunal verksamhetsutveckling.

Uppdrag och syfte

I Handslaget för välfärdsutveckling genom digitalisering pekas kompetensgemenskaper ut som en viktig strategi för att få den digitala kompetensen att räcka till för alla kommuner. Förutom att arbeta med de specifikt utpekade frågorna ska gemenskapen även förankra och föra tillbaka kunskap och erfarenheter till relevanta nätverk.

Kompetensgemenskaperna bygger på att vissa kommuner delar med sig av kompetens och arbetstid. Samtliga kommuner kan ta del av resultaten av gemenskapernas arbete.

Handslag för digitalisering

Kompetensgemenskapen informationshantering syftar till att skapa gemensamma strukturer och standarder för informationshantering, vara vägledande i samordningen inom kommuner och regioner, samt driva kompetensutveckling tillsammans med medlemmar.

Deltagare Kompetens­gemenskap Informations­hantering

4M: Kommunerna

  • Västerås
  • Eskilstuna
  • Strängnäs
  • Enköping.

Samarbete med kommunerna

  • Essunga
  • Grästorp
  • Götene
  • Lidköping
  • Skara
  • Vara
  • Gävle
  • Hammarö
  • Högsby
  • Järfälla
  • Karlstads
  • Kommunalförbund Sydarkivera
  • Kungsbacka
  • Landskrona stad
  • Nacka
  • Norra Västmanlands Kommunalteknikförbund (Fagersta och Norbergs kommun)
  • Sandviken
  • Sollentuna
  • Söderhamn
  • Umeå
  • Uppsala
  • Varberg
  • Örebro
  • Västra Götalands Regionen.

Publiceringsinformation

Innehåll på sidan

Till toppen av sidan