Exempel på valprocesser - processkartläggning

1. Dimensionera valdistrikt och valkretsar
2. Beslutsprocess dimensionering
3. Lokaler
4. Material till förtidsröstning
5. Extern information
6. Administrera personal före val
7. Obligatorisk utbildning
8. Transporter
9. Förtidsröstning
10. Hantera övriga förtidsröter
11. Administrera valdag
12. Valnämndens preliminära rösträkning
13. Administrera personal efter val
14. Lagerhållning

Rutinbeskrivning Dimensionera valdistrikt och valkretsar (WORD, nytt fönster)

Checklista Dimensionera valdistrikt och valkretsar (WORD, nytt fönster)

• Valkansliet kontrollerar information och statistik från länsstyrelsen och Valmyndigheten och uppmärksammar förändringar. Beroende på förändringar i befolkningsstatistik kan valdistrikten behöva ses över och göras om.
• Valkansliet överlämnar statistik till kommunens statistiker, som kompletterar med kommunens prognos och tar fram kartunderlag.
• Kommunens statistiker överlämnar sedan sitt underlag till valkansliet, som dimensionerar valdistrikt och valkretsar och skapar beslutsunderlag.

Rutinbeskrivning Dimensionera valdistrikt och valkretsar (WORD, nytt fönster)

Checklista Dimensionera valdistrikt och valkretsar (WORD, nytt fönster)

• Valkansliet överlämnar beslutsunderlag till valnämnden.
• Om valnämnden godkänner underlaget överlämnas det till kommunstyrelsen, annars används senast beslutade dimensionering.
• Om länsstyrelsen godkänner underlaget överlämnas det till kommunfullmäktige, annars används senast beslutade dimensionering.
• Om kommunfullmäktige fattar beslut (senast den 31 oktober) baserat på underlaget överlämnas det till kommunstyrelsen, annars används senast beslutade dimensionering.
• Om kommunstyrelsen fastställer kommunfullmäktiges beslut (senast den 1 december) används den nya dimensioneringen, annars används senast beslutade dimensionering.

Rutinbeskrivning Lokaler (WORD, nytt fönster)

Checklista Lokaler (WORD, nytt fönster)

• Valdagen är beslutad. Valkansliet inventerar och bokar lokaler för förtidsröstning och valdagen och inventerar och preliminärbokar röstningslokaler.
• Valkansliet och valnämnden stämmer sedan av och fastställer policy för lokaler.
• Valkansliet inventerar behov av nya röstningslokaler, besiktigar nya lokaler enligt kravspec. och preliminärbokar dem eventuellt.
• Efter det tar valkansliet ett beslut om lokalerna kan godkännas. Om man anser att de inte kan godkännas får valkansliet återgå till att inventera behov och besiktiga lokaler.
• Anser valkansliet att lokalen kan godkännas behöver också valnämnden godkänna lokalen. Godkänns den inte av valnämnden får valkansliet återgå till att inventera behov och besiktiga lokaler.
• När lokalerna är godkända även av valnämnden bekräftar valkansliet lokalbokningarna och uppdaterar valdatasystemet.

Rutinbeskrivning Material till förtidsröstning (WORD, nytt fönster)

Checklista Material till förtidsröstning (WORD, nytt fönster)

• Materialbehovet inventeras och valkansliet dimensionerar material för förtidsröstning.
• Valkansliet beställer sedan material från Valdatasystemet och kontrollerar leveransen när den kommer. Valkansliet kompletterar också inredning till förtidsröstningslokaler och ser till att egna trycksaker produceras.
• Inför förtidsröstningen packar och levererar valkansliet material till de olika förtidsröstningslokalerna.
• Röstmottagare tar emot och kontrollerar materialet och genomför förtidsröstning.

Rutinbeskrivning Material på valdagen (WORD, nytt fönster)

Checklista Material på valdagen (WORD, nytt fönster)

• Valkansliet packar material för valdagen och packar ordförandepåse.
• Materialet överlämnas till röstmottagare och levereras till lokal för röstmottagning.
• Röstmottagare genomför val och plockar sedan ihop materialet. Det återlämnas till Valkansliet, som arkiverar det i materiallager eller centralförråd.

Rutinbeskrivning Extern information (WORD, nytt fönster)

Checklista Extern information (WORD, nytt fönster)

• Valkansliet inventerar den befintliga informationen på olika plattformar och stämmer av innehållet och uppdateringsbehov med valnämnden.
• Valkansliet uppdaterar informationen och skapar ett manus till kungörelse, som överlämnas till kommunikationsavdelningen.
• Kommunikationsavdelningen publicerar informationen på olika plattformar och beställer annonsplats i lokalpress.
• Valkansliet skapar kommunikationsplan/rutiner för mediahantering tillsammans med valnämnden och informerar all berörd personal om dessa.

Rutinbeskrivning Administrera personal före val (WORD, nytt fönster)

Checklista Administrera personal före val (WORD, nytt fönster)

• Valkansliet ser över behovet av röstmottagare, uppdaterar befintliga register och sänder förfrågan till de som tidigare har varit röstmottagare.
• De tidigare röstmottagarna svarar på förfrågan och valkansliet uppdaterar registren och nyrekryterar.
• Sedan överlämnar valkansliet underlaget till valnämnden, som utser röstmottagare per valdistrikt.
• Valkansliet placerar röstmottagare, sänder bekräftelser till dem och kontrollerar arvodesunderlag, som sedan sänds till löneenheten.
• Vid sena återbud nyrekryterar valkansliet om behov finns, och samma process upprepas i sådana fall.

Rutinbeskrivning Obligatorisk utbildning (WORD, nytt fönster)

Checklista Obligatorisk utbildning (WORD, nytt fönster)

• Valkansliet kontrollerar eventuella nyheter i lagstiftningen och i valmyndighetens utbildningsmaterial på Valmyndighetens webbplats och schemalägger utbildning.
• Valkansliet bokar lokal med förtäring, planerar innehåll och material till utbildningen och bjuder in samtliga röstmottagare till utbildningstillfällena.
• Röstmottagare anmäler sig och valkansliet registrerar inkomna svar, kontrollerar svarsfrekvens och ringer de som inte har svarat. Sedan sänder valkansliet ut kallelser och genomför utbildningen med röstmottagarna som deltagare.

Valmyndighetens webbplats (www.val.se)

Rutinbeskrivning Transporter (WORD, nytt fönster)

Checklista Transporter (WORD, nytt fönster)

• Valkansliet dimensionerar och schemalägger transporter för det material som ska transporteras i samband med valet.
• Valkansliet bokar bilar och köper in transporttjänster och uppdaterar sedan sina register över transportuppgifter.
• Inför transporterna kontrollerar valkansliet om parkeringstillstånd behövs vid någon röstningslokal och hämtar bilar från garage eller hyrfirma om det är aktuellt. Valkansliet packar bilarna (både inför och efter val) och genomför transporter om tjänsten inte har köpts in.
• Bilar återlämnas till garage eller hyrfirma om det är aktuellt.

Rutinbeskrivning Förtidsröstning (WORD, nytt fönster)

Checklista Förtidsröstning (WORD, nytt fönster)

• Inför förtidsröstningen säkerställer valkansliet att det finns en förteckning över vilka partier som deltar i respektive val. De iordningsställer också lokalerna, levererar material och öppnar servicetelefonen.
• Väljaren som ska förtidsrösta anmäler sig och röstmottagare fyller i väljarförteckning och lämnar över valkuvert. När väljaren har förtidsröstat lämnas röstkuverten till röstmottagare, som räknar väljarförteckning och ytterkuvert och paketerar i omslag.
• Ytterkuverten överlämnas till Valkansliet, som sorterar dem och registrerar förtidsröster i *Valportalen.
• Röster från väljare från andra kommuner postar valkansliet till aktuella kommuner och röster från väljare från den egna kommunen packar och plomberar valkansliet per valdistrikt. Denna process pågår till valdagen, då förtidsröstningen avslutas.
• Valkansliet transporterar sedan bort material och utrustning och återställer lokalerna.

* I Valmyndighetens Valportal som kommuner har tillgång till.

Rutinbeskrivning Administrera valdag (WORD, nytt fönster)

Checklista Administrera valdag (WORD, nytt fönster)

• Valkansliet tar fram inlåsta förtidsröster och dukar upp inför hämtning, dessa överlämnas sedan till röstmottagare.
• Valkansliet öppnar telefonjouren som de håller under dagen och genomför transporter (av förtidsröster, material, ambulerande röstmottagare).
• Röstmottagare arbetar med genomförande av val (*se Valmyndighetens manual för genomförande av val) och transporterar sedan valkassar till valkansliet, som låser in den röda valkassen till valnämndens preliminära rösträkning och transporterar övriga valkassar till länsstyrelsen.

* Valmyndighetens manual för genomförande av val uppdateras och publiceras inför varje val. Valmyndigheten tillhandahåller materialet.

Rutinbeskrivning Valnämndens preliminära rösträkning (WORD, nytt fönster)

Checklista Valnämndens preliminära rösträkning (WORD, nytt fönster)

• Valnämndens preliminära rösträkning utförs på onsdagen och eventuellt torsdagen efter valdagen.
• Valkansliet utrustar lokalen, tar fram inlåsta röster och röstlängder och dukar upp efter valkrets.
• Valnämnden inväntar kungjort klockslag och genomför sedan sin preliminära rösträkning. Valnämnden rapporterar in det preliminära valresultatet i *Valportalen, packar enligt Valmyndighetens rutin och transporterar valkassar till valkansliet.
• Valkansliet transporterar i sin tur valkassarna till länsstyrelsen, som kvitterar leveransen, och processen med att betala ut arvoden kan påbörjas (se 14. Administrera personal efter val).

* I Valmyndighetens Valportal som kommuner har tillgång till.

Rutinbeskrivning Administrera personal efter val (WORD, nytt fönster)

Checklista Administrera personal efter val (WORD, nytt fönster)

• Efter att valnämnden har utfört den preliminära rösträkningen ska arvoden betalas ut.
• Röstmottagare rapporterar sin tid och valkansliet kontrollerar uppgifterna och attesterar tidrapporter.
• Valkansliet skickar sedan de attesterade tidrapporterna till löneenheten, som betalar ut arvoden.

Rutinbeskrivning Lagerhållning (WORD, nytt fönster)

Checklista Lagerhållning (WORD, nytt fönster)

• Administrationen av lagerhållning påbörjas när den preliminära rösträkningen är avslutad.
• Tillsammans med arkivpersonal tar valkansliet hand om material och utrustning (rensar och sorterar, underhåller och arkiverar enligt fastställd arkivplan).
• Valkansliet ser också till att register över röstmottagare och lokaler är uppdaterade, så att det finns en beredskap inför ett eventuellt nytt val.