I många branscher sker det en snabb produktutveckling. Man bör därför inte okritiskt återanvända gamla upphandlingsdokument. Upphandlingen bör alltid föregås av en mer eller mindre ingående förstudie där man skaffar sig nödvändiga kunskaper om den vara, tjänst eller byggentreprenad man ska upphandla så att kravspecifikationen blir aktuell och relevant.