Checklista, upphandlingsdokument (förfrågningsunderlag) enligt LOU

Interna policydokument, till exempel miljöpolicy med mera, kan lätt glömmas bort.

Tidsfristen för att komma in med anbud är bland annat beroende av vilket upphandlingsförfarande som används. Notera att det finns regler om förkortning av tidsfristen i 11 kap. LOU.

Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (nytt fönster)

Skriv helst inte att anbudet ska undertecknas av behörig firmatecknare utan hellre att anbudet ska undertecknas av behörig företrädare. Den senare skrivningen inkluderar en större krets, bland annat personer som har ställningsfullmakt att företräda leverantörsföretaget.

Det är bra att ha tid för utvärdering och en eventuell överprövning i en instans (förvaltningsrätten) utan att anbudens giltighetstid hinner gå ut. Det är inte bra att kräva att anbudsgivaren är bunden vid sitt anbud en alltför lång tid, bland annat för att det riskerar att leda till dyrare anbud.

Den 1 januari 2019 trädde nya regler om upphandling under EU-tröskelvärden av vissa så kallade sociala tjänster, såsom sjukvård och socialtjänst, i kraft. Reglerna innebär bland annat höjda direktupphandlingsgränser och vissa begränsade möjligheter att reservera kontrakt till icke-vinstutdelande organisationer.

Lag (2016:1145) om offentlig upphandling

Utöver LOU finns bestämmelser om upphandling även i dessa lagar:

Lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna

Lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner

Lag (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet

Notera att man vid vissa upphandlingar (över tröskelvärdena utom tjänster enligt bilaga 2) enligt LOU bara får kräva in sådana bevis som styrker leverantörens tekniska och yrkesmässiga kapacitet som räknas upp i 15 kap. 11 § LOU.

Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (nytt fönster)

Samma information bör inte upprepas flera gånger i upphandlingsdokumentet. En anledning till detta är att man bör försöka hålla nere textmassan så att upphandlingsdokumentet inte blir onödigt svårgenomträngligt.

En annan anledning är att informationen kanske formuleras på olika sätt och därmed också kan tolkas på olika sätt. En ambition att vara övertydlig kan i så fall leda till att upphandlingsdokumentet i stället blir mångtydigt och svårtolkat.

Det finns olika sätt att tillvarata små leverantörers möjligheter att delta i upphandlingen. Upphandlingsdokumentet ska till exempel innehålla proportionerliga krav på ekonomisk och teknisk kapacitet. Här får man inte glömma att en anbudsgivare har rätt att åberopa ett
annat företags kapacitet (14 kap. 6-8 §§ LOU).

Ett annat sätt att underlätta för små leverantörer att delta är att göra det möjligt att lämna anbud som endast avser en del av uppdraget. Små leverantörer har normalt inte tid att besvara omfattande förfrågnings­under­lag eller att sätta sig in i komplicerade
utvärderingsmodeller.

Ett bra tips är därför att försöka hålla nere upphandlingsdokumentets omfång och svårighetsgrad samt att begränsa kraven på dokumen­tation som anbudsgivaren måste uppfylla.

Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (nytt fönster)

För att underlätta tillträde för små och medelstora företag har upphandlande myndigheter en skyldighet att överväga konsekvenserna av en uppdelning av upphandlingen. För att visa att detta har gjorts har en upphandlande myndighet beträffande vissa upphandlingar (över tröskelvärdena utom tjänster enligt bilaga 2) en skyldighet att ange skälen för att inte tilldela ett kontrakt i separata delar (4 kap. 14 § LOU).

Skälen ska lämnas i något av upphandlingsdokumenten eller i en individuell rapport enligt 12 kap. 15 § LOU. Observera alltså att det är fråga om en skyldighet att ange skäl för att inte tilldela i separata delar; det är inte fråga om en skyldighet att dela upp upphandlingen.

Lag (2016:1145) om offentlig upphandling

I många branscher sker det en snabb produktutveckling. Man bör därför inte okritiskt återanvända gamla upphandlingsdokument. Upphandlingen bör alltid föregås av en mer eller mindre ingående förstudie där man skaffar sig nödvändiga kunskaper om den vara, tjänst eller byggentreprenad man ska upphandla så att kravspecifikationen blir aktuell och relevant.

Nystartade leverantörsföretag har av naturliga skäl svårt att uppfylla krav på tidigare utförda uppdrag eller referenser. Man kan komma runt det till exempel genom att låta nystartade företag eller företag som vill utvidga sitt verksamhetsområde lämna bevis på tidigare utförda uppdrag där företagets företrädare eller nyckelpersonal har haft en viktig roll.

Det vill säga de krav som måste uppfyllas för att anbudet inte ska förkastas.

Anbud som inte uppfyller ska-krav blir normalt förkastade. Det är därför olyckligt om en anbudsgivare missar att besvara ett ska-krav som anbudsgivaren i och för sig kan uppfylla.

• Ska-kraven bör därför vara tydligt markerade, till exempel genom att skall skrivs i fetstil (ska).
• Ska-kraven bör också samlas under vissa rubriker och inte spridas ut på olika ställen i förfrågningsunderlaget.

Man kan också ha en checklista som hjälper anbudsgivaren att inte missa något ska-krav. Kan ska-kravet uppfyllas på olika sätt bör detta framgå av upphandlingsdokumentet, till exempel genom att annan likvärdig rutin eller annat likvärdigt bevis godtas. Ett gott råd är också att vara sparsam med ska-krav (se informationstext till nästa fråga).

En upphandlande myndighet har visserligen stor frihet att välja vilka krav och kriterier man vill ställa i en upphandling, men när man väl har bestämt vilka krav man ställer och sänt ut upphandlingsdokumentet har man i princip inte rätt att frångå dessa vid anbudsutvärderingen. Enligt huvudregeln ska anbud som inte uppfyller ett eller flera ska-krav förkastas. Ska-krav bör därför väljas ut med urskillning och utformas på ett genomtänkt sätt så att inte anbud måste förkastas i onödan.

Försök att undvika ska-krav som är oproportionerliga eller onödigt administrativt betungande såsom olika blanketter som ska fyllas i och kopior på allsköns handlingar som ska bifogas anbudet (se även informationstext till föregående fråga).

De prisuppgifter som finns i anbuden måste vara fullt ut jämförbara. Upphandlingsdokumentet bör därför tydligt ange vilka prisuppgifter som anbudet skall innehålla och – om det är fråga om flera prisuppgifter – också förklara hur dessa kommer att vägas samman i prisutvärderingen. Denna viktning måste spegla verkliga förhållanden, om kommunen till exempel brukar beställa 90 procent av sina översättningstjänster med normaltid och 10 procent med expresstid, ska detta framgå av viktningen. Om denna viktning inte görs får expresstid för hög vikt i utvärderingen.

Det bör även framgå vilka kostnader som ska ingå i anbudspriset och vilka som ligger utanför och ersätts i särskild ordning.

Kvalificering och utvärdering är två skilda moment som inte får sammanblandas, i vart fall inte i upphandlingar över tröskelvärdena utom tjänster enligt bilaga 2.

Det gäller olika regler för kvalificering respektive utvärdering. Kvalificering av en anbuds­givare avser egenskaper hos anbudsgivarens företag, till exempel företagets ekonomi, erfarenhet eller resurser i övrigt. Faktorer som rör anbudsgivarens ekonomi, erfarenhet eller resurser i övrigt får i princip inte ingå i utvärderingen.

Det förekommer upphandlingsdokument där det finns utvärderingskriterier som innebär att anbudet får poäng till exempel beroende på hur stark eko­nomi anbudsgivaren har eller hur många liknande uppdrag som anbudsgivaren tidigare har utfört (anbudsgivarens erfarenhet). Sådana utvärderingskriterier avser ­kvalificeringen och är i princip inte tillåtna.

Utvärderingskriterier får endast avse egenskaper hos anbudet, det vill säga det erbjudande som anbudsgivaren lämnar. Exempel på tillåtna utvärderingskriterier är pris, kvalitet, driftskostnader, funktion och miljöegenskaper. Referenser kan visserligen avse ett leverantörsföretags erfarenhet men anses ändå vara ett tillåtet utvärderingskriterium under förutsättning att referenstagningen avser att utvärdera den kvalitet som anbudsgivaren erbjuder, det vill säga hur väl denne utfört liknande uppdrag.

Enbart en förteckning över utförda uppdrag är alltså inte ett godtagbart utvärderingskriterium.

Det förekommer att upphandlingsdokument innehåller önskemål beträffande varan eller tjänsten i olika avseenden utan att det framgår hur dessa önskemåls uppfyllelse eller inte påverkar utvärderingen av anbudet.

Upphandlingsdokumentet bör innehålla tydlig information om hur önskemåls uppfyllande kommer att beaktas i utvärderingen, till exempel genom att det finns ett utvärderingskriterium som motsvarar önskemålet.

Utvärderingskriterierna bör vara utförligt formulerade och inte bara med enstaka ord såsom ”Kvalitet” eller ”Referenser”. Av tvärderingskriteriet bör tydligt framgå vad det är som värderas så att inte leverantörerna behöver gissa sig till vad det är den upphandlande myndigheten vill ha.

I funktionsupphand­lingar är utvärderingskriterierna inriktade på hur den föreslagna lösningen uppfyller en viss önskad funktion. Utvärderingskriterierna måste alltså inte i detalj ange vad som medför en viss poäng. Kom ihåg att utvärderingskriterierna i princip inte får avse leverantörens förmåga eller erfarenhet eftersom detta hör till kvalificeringsfasen (se örklaringstext till fråga 15).

Utvärderingsmodeller kan vara mycket enkla men också mycket svåra att utforma. Det beror bland annat på vad man upphandlar och hur många parametrar man vill värdera i utvärderingen.

Utvärderingsmodellen bör så långt möjligt vara enkel att förstå. Anbudsgivaren ska med ledning av utvärderingskriterierna, deras viktning och det sätt som anbuden kommer att poängsättas kunna förstå konsekvensen av att välja den ena eller den andra utformningen av sitt anbud. Utvärderingsmodellen måste också naturligtvis vara utformad så att den ger utslag, det vill säga att den leder till att ett anbud bedöms som bättre än de andra.

Det bör framgå hur anbuden kommer att skiljas åt om de hamnar på samma poäng, till exempel att vid lika poäng vinner det anbud med som har lägst pris. Kom ihåg att anbudsutvärderingen måste följa förutsättningarna i upphandlingsdokumentet. Det är alltså i princip inte tillåtet att lägga till eller dra ifrån utvärderingskriterier eller ändra
utvärderingskriteriernas viktning när anbuden utvärderas.

Kontrakt och ramavtal ska i vissa upphandlingar (över tröskelvärdena utom tjänster enligt bilaga 2) innehålla villkor som gör det möjligt att avsluta kontraktet eller ramavtalet om det har varit föremål för en otillåten ändring, om leverantören egentligen borde ha uteslutits till följd av brott eller om Sverige skulle bli fällt av EU-domstolen på grund av kontraktet eller amavtalet (se 17 kap. 17 § LOU).

Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (nytt fönster)

Det finns en skyldighet att efterannonsera vissa kontrakt och ramavtal (se 10 kap. 4 § och 19 kap. 3 § andra stycket LOU).

Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (nytt fönster)