Publicerad: 30 april 2020

Frågor och svar om fullmäktige- och nämndsammanträden på distans

Måste alla kunna se alla i nämnden eller fullmäktige hela tiden? Kan det växla mellan vilka man ser eller ska det vara valbart?

Detta har vad vi vet aldrig prövats av någon domstol, så det blir fråga om en bedömning. Lagtexten är tydlig med deltagande genom ljud och bildöverföring i realtid. Tolkning är att det ska vara en ljud- och bildlänk med rörliga bilder. Om den går ner så kommer deltagaren inte längre att anses närvarande. Det kan inte vara så att deltagaren själv väljer att ha sin video avstängd och ingen annan ser hen, utan endast en stillbild. I så fall är kravet i lagen inte uppfyllt. Presidiet och övriga som sitter i sammanträdeslokalen ska kunna se distansdeltagaren och vice versa och distansdeltagarna ska kunna se o höra varandra. Ju fler som deltar på distans desto svårare blir det för presidiet att hålla koll på vilka som är närvarande på länk. I vissa tjänster ser man bara rörliga bilder på fyra personer i taget. Om ordföranden och andra ledamöter kan välja klicka på ikonen med distansdeltagaren och få in den rörliga bilden så borde det enligt bedömning vara tillräckligt. Men som sagt ingen kan säga exakt eftersom vi inte haft några laglighetsprövningar gällande tillämpningar av denna bestämmelse. Distansdeltagaren ska kunna se och höra den som är i talarstolen/har ordet i sammanträdeslokalen och en överblick i lokalen hur många som är där. Alla ska kunna delta på lika villkor, det innebär inte att distansdeltagarna ska ha bättre villkor än de som är i lokalen. Distansdeltagarna ska kunna se och höra varandra.

Hur många måste var på plats i lokalen?

Man ska betänka att bestämmelserna i KL har tillkommit för att möta behovet att enstaka personer ska kunna delta på distans men inte att flertalet ska sitta på distans och delta (även om det inte finns någon regel som anger max antalet som får delta på distans). Bedömning är att presidiet, dvs ordföranden och åtminstone en vice ordförande ska sitta i lokalen, dessutom protokollförare. Därutöver får alla ledamöter som vill vara i lokalen delta därifrån. Reglerna om distansdeltagande bygger på att den enskilde ledamoten själv begär att få delta på distans. Alltså inget tvång.

Vem måste vara på plats fysiskt för att kunna genomföra ett sammanträde? Om både ordförande och vice ordförande tillhör riskgrupp och måste delta på distans, bör man då be någon annan fysiskt närvarande vid mötet att gå in som ordförande?

Om varken ordförande och vice ordförandena kan delta på det fysiska mötet på grund av undvikande av smittrisk, så är bedömning att de inte ska delta överhuvudtaget. Den som ska leda mötet blir då den som har längst tjänstgöringstid i fullmäktige respektive Styrelsen/nämnden. Detta blir slutsatsen eftersom det alltid ska finnas ett fysiskt möte i grunden.

Om någon ledamots kontakt bryts av någon anledning under distansmötet, ska hela sammanträdet avbrytas eller ta uppehåll?

Om anslutningen går ner och distansdeltagaren inte kan ses eller höras, så har ordföranden två möjligheter.

  1. en kortare ajournering av mötet eller
  2. att ordföranden beslutar att distansdeltagaren har lämnat sammanträdet och, om det finns någon närvarande, en ersättare går in enligt de särskilda regler som gäller för det.

Allt detta ska protokollföras på vanligt sätt.

Behöver kommunen förse deltagare i politiskt möte med hårdvara för att kunna delta i möte på distans?

Ja, kommunen måste tillse att varje distansdeltagare har den rätta programvaran som kommunen upphandlat och som ska användas och att hårdvaran uppfyller kommunens säkerhetskrav och krav på funktionalitet. Det står ingenstans att det är förbjudet att en ledamot använder sin privata dator vid ett sammanträde. Men här kan finnas stora säkerhetsproblem och tekniska problem, exempelvis om 20-30 eller fler distansdeltagare vill använda sin egen privata utrustning.

Om ledamöter i fullmäktige eller nämnder uppmuntras att delta på distans, men enskilda ledamöter inte har egen privat utrustning eller inte vill använda sin egen utrustning så är kommunen eller regionen skyldig att tillhandahålla eller låna ut erforderlig utrustning med rätt programvara. Kommunen eller regionen måste alltid förvissa sig om att de tekniska och säkerhetskrav man ställer sig på sin egen utrustning alltid ska vara uppfylld även om det skulle gälla att någon använder sin privata dator.

Finns det någon kommun som sedan tidigare redan arbetar med möjligheten att närvara digitalt vid nämndsammanträden? Finns det lärdomar från detta?

SKR har tyvärr ingen överblick över hur många av våra medlemmar som redan använder sig av distansdeltagande. Däremot är bilden att i de fall man har använt det så har det gällt ett mindre antal distansdeltagande och majoriteten har deltagit på det fysiska mötet.

Vad bör man tänka på i voteringar på distans?

Votering vid distansdeltagande görs på samma sätt som vid deltagande på det fysiska mötet. Alla ropar ja, respektive nej, på varje förslag som ordföranden ställer proposition på. Ordföranden säger vilket beslut hen anser att församlingen fattat. Varje ledamot har då rätt att begära votering innan ordföranden slår klubban i bordet.

Votering ska som huvudregel ske öppet, med antingen handuppräckning, upprop från närvarolistan eller öppen elektronisk omröstning (om man har sådan teknik som fungerar på distans.)

Om det är gäller valärende (inte avsägelser och entlediganden) eller ett anställningsbeslut så gäller sluten omröstning. Då måste man antingen ha en teknik som fungerar på distans och som bevarar valhemlighet, eller så får distansdeltagarna inte delta vid behandlingen av ärendet. Alternativt så kan de ges rätt att delta i handläggningen fram till dess att omröstning begärs.

Det är ju inte i alla ärenden som det begärs votering. Ordföranden har en rätt att besluta om och när distansdeltagande ska få ske i det enskilda fallet.

Får även utskott ha sammanträden på distans?

Frågan om utskott får ha sammanträde på distans eller inte, har vi inget bra svar på. Frågan är inte reglerad i kommunallagen. Man kan tolka det som att det är fritt fram men å andra sidan är ett utskott en del av en nämnd. Om en kommun eller region planerar att börja med sammanträden på distans i utskotten så rekommenderar vi att man ställer samma krav på distansdeltagande i dessa sammanträden, som vid distansdeltagande i fullmäktige och nämnder.

Kan SKR ta fram allmänna riktlinjer, eller rekommendationer för vilka tekniska lösningar som kan användas för politiska möten på distans?

SKR uttalar sig aldrig i juridiska hänseende om enskilda produkter eller tjänster i termer av att dessa anser vi uppfyller lagens krav och att de är säkra. SKL Kommentus upphandlingar av ramavtal av olika IT-tjänster och annat, kan ge stöd för bedömning i vissa fall.

Det viktiga är att verktygen uppfyller de krav som lyfts fram. Det finns idag många olika verktyg att välja mellan. Att utvärdera verktyg innefattar även att utvärdera de förutsättningar som finns t.ex. gällande installation och konfigurering och detta måste göras på lokal nivå. Det är också viktigt att ta hänsyn till förutsättningar och kompetens för korrekt hantering. Ett grundtips är att inte i hast upphandla nya verktyg, utan att börja utvärdera de som finns i organisationen och vara noga med vilka behov nya verktyg ska uppfylla.

Kontakt

Har du en fråga med anledning av det pågående virusutbrottet?

Titta först på våra frågor och svar som finns här på webbplatsen.

Covid-19 och det nya coronaviruset








Hjälpte informationen på sidan dig?

Tack för att du hjälper oss!