Att identifiera vilken verksamhet som är totalförsvarsviktig är en central del av arbetet med krigsorganisation och krigsbemanningsplan. Bedömningen behöver göras utifrån den egna organisationens uppdrag och förutsättningar och är särskilt viktig för varje enskild aktör som inte per automatik är del av civilt försvar, men också för kommuner och regioner som helhet.

2. Sammanställ olika scenarier, erfarenheter från Ukraina, dimensionerande målbilder, verksamhetsspecifika målbilder och utgå från RSA och RSB

Sammanställ nationellt tillgänglig information, till exempel scenarier, erfarenheter från Ukraina, dimensionerande målbilder och verksamhetsspecifika målbilder. Underlagen bör därefter brytas ned till lokala och regionala förutsättningar och vägas samman med organisationens egna risk- och sårbarhetsanalyser (RSA) samt risk- och sårbarhetsbedömningar (RSB) samt det kontinuitetsarbete som görs.

3. Omsätt underlagen till en målbild för verksamhetens krigsorganisation

Beskriv vilka uppgifter verksamheten ska kunna utföra under höjd beredskap. Detta kan exempelvis dokumenteras i en krigsuppgiftsplan.

4. Analysera uppgiftsförändringar och behov av resursallokering

Analysera vilka delar av verksamheten som är totalförsvarsviktiga, vilka uppgifter som kan behöva upphöra eller utföras mer sällan, vilka uppgifter som tillkommer samt hur verksamheten ska kunna hantera försvårande omständigheter.

5. Genomför personalplanering utifrån krigsuppgift, målbild och analys

Personalplaneringen bör utgå från de uppgifter som verksamheten ska kunna lösa vid höjd beredskap och från den målbild och analys som har tagits fram. Arbetsgivaren behöver bedöma vilken bemanning och kompetens som krävs, vilken personal som faktiskt är tillgänglig samt hur verksamheten kan bedrivas om delar av personalen inte kan tas i anspråk.

Vidta förslagsvis följande steg

• genomför disponibilitetskontroller hos Pliktverket för att få en bild av hur många av de befintliga arbetstagarna som är ianspråktagna och krigsplacerade hos annan totalförsvarsaktör,
• ta höjd för ytterligare personalbortfall av olika skäl,
• utgå i första hand från befintlig personal och pröva om krigsuppgifterna kan lösas genom ändrade roller, andra arbetsplatser, utökad arbetstid, indragna tjänstledigheter eller andra planeringsåtgärder.

6. Analysera behov av förstärkningspersonal

Bedöm om det finns särskilda kompetensbehov eller om viss förmåga saknas i krigsorganisationen. Pröva därefter om behoven kan tillgodoses genom andra personalförsörjningsverktyg, till exempel:

• avtal med pliktfrivilliga, till exempel tidigare anställda som gått i pension och är under 70 år om de ska omfattas av allmän tjänsteplikt eller över 70 men utan allmän tjänsteplikt, personer som lämnat organisationen för anställning utanför totalförsvaret eller personer från frivilliga försvarsorganisationer,
• planering för omplacering i form av inlåning eller utlåning från andra arbetsgivare, exempelvis andra kommuner, regioner, välfärdsbolag som är medlemmar i Sobona, arbetsgivare inom Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation eller statliga myndigheter,
• personer som är krigsplacerade för civilplikt,
• personer som anvisas till arbete genom beslut från Arbetsförmedlingen, främst för uppgifter där det behövs praktiskt stöd och utan krav på omfattande utbildning.

7. Undersök möjligheten till ytterligare förstärkningar

• Överenskommelser med civilsamhället om volontärer
• Uppdragsavtal med enskilda individer för särskilt utpekade uppgifter, till exempel inom entreprenadverksamhet
• Avtal med konsultföretag eller bemanningsföretag
• Särskilda avtal med underleverantörer

8. Upprätta en krigsbemanningsplan

Fastställ vilken personal som ska ingå i krigsorganisationen och vilka roller, arbetsuppgifter och funktioner som respektive person eller grupp ska ha.

9. Fatta beslut om vilka som ska ingå

Arbetsgivaren beslutar vilka anställda som ska placeras i krigsorganisationen. Beslutet bör lämpligen fattas övergripande och samlat för hela organisationen.

10. Informera berörd personal om placering i krigsorganisationen

Säkerställ att de personer som ingår i krigsorganisationen får tydlig och ändamålsenlig information om sin placering och vad den innebär. Informationen bör anpassas efter verksamhet, befattning och säkerhetsbehov och bör bland annat ange vilken roll eller funktion personen planeras ha, planerad arbetsplats samt vilka huvudsakliga arbetsuppgifter som kan bli aktuella vid höjd beredskap.

Om viss personal ska ha en särskild inställelseplats vid beredskapslarm bör detta framgå särskilt och lämnas på ett sätt som är förenligt med verksamhetens säkerhetskrav.

En order om att inställa sig vid beredskapslarm bör endast omfatta ett begränsat antal särskilt utpekade personer samt pliktfrivilliga. En sådan order bör inte omfatta samtliga anställda, eftersom det kan försvåra bemanningen under efterföljande dagar och minska organisationens uthållighet.

11. Fredstida förberedande process för beslut om allmän tjänsteplikt

När krigsorganisation är fastställd bör arbetsgivaren tillsammans med Arbetsförmedlingen skapa en fredstida process för beslut om allmän tjänsteplikt i form av att kvarstå i anställning. Syftet är att ha färdigt beslutsunderlag hos Arbetsförmedlingen redo för beslut i det fall att föreskrift, dvs aktivering av allmän tjänsteplikt beslutas om av regeringen.

Syftet är att i fredstid ha ett färdigt beslutsunderlag hos Arbetsförmedlingen så att myndigheten snabbt ska kunna fatta beslut om allmän tjänsteplikt, om regeringen beslutar att aktivera möjligheten genom föreskrift samt om arbetsgivaren begär ett beslut.

Beslutsunderlag kan finnas i form av olika underlag i form av alternativa grupper av befattningar eller verksamheter som omfattas av ett beslut.

Till exempel:

1. ett fåtal nyckelbefattningar, alternativt något bredare, nyckelfunktioner/nyckelverksamheter ur ett totalförsvarsperspektiv
2. samtliga arbetstagare inom en viss verksamhet
3. Samtliga anställda hos arbetsgivaren

12. Ta ställning till registrering hos Pliktverket

Avgör om arbetsgivaren även ska genomföra en frivillig registrering av berörd personal hos Pliktverket. En sådan registrering är en administrativ planeringsåtgärd. Om registrering genomförs bör arbetsgivaren särskilt säkerställa att arbetet samordnas centralt och att uppgifterna hålls aktuella.

• Samordna arbetet centralt
  Beslut och eventuell registrering bör hanteras samlat för hela organisationen.
• Håll uppgifterna uppdaterade
  Uppgifterna bör uppdateras regelbundet och vid förändringar i personal eller krigsorganisation.

13. Informera samtliga anställda

Samtliga anställda, inte enbart de som ingår i krigsorganisationen, bör få information om organisationens uppdrag vid höjd beredskap och om den betydelse som medarbetarna har för civilt försvar och totalförsvaret. Informationen bör, där det är möjligt, anpassas efter verksamhet och befattning. Den bör bland annat tydliggöra att:

• anställda har en viktig roll i organisationen, i civilt försvar och därmed i totalförsvaret,
• anställningsavtalet gäller även vid höjd beredskap och krig och att arbetstagare därför ska fortsätta att gå till arbetet,
• uthållig hemberedskap är viktig för att den enskilde i sin anställning och i sin roll i krigsorganisationen ska kunna bidra till välfärdsuppdraget och till att samhällsviktiga funktioner kan upprätthållas,
• förändringar i tjänstgöringsskyldigheten kan förekomma, till exempel förlängd tjänstgöringsskyldighet genom allmän tjänsteplikt om att kvarstå i anställning trots eventuell uppsägning, utvidgad tjänstgöringsskyldighet avseende andra roller och befattningar, arbetsuppgifter, arbetsplatser eller arbetsgivare,
• planeringen för enskilda personer kan behöva ändras med kort framförhållning utifrån totalförsvarets behov, även om en anställd inte ursprungligen ingick i krigsorganisationen,
• anställda kan behöva utbildas och övas för tillkommande eller helt andra arbetsuppgifter.

14. Förverkliga de olika personalförsörjningsverktygen

Säkerställ att de personalförsörjningsverktyg som har identifierats i planeringen också kan användas i praktiken. Arbetsgivaren behöver därför, redan i fredstid, ta fram rutiner, avtal och arbetssätt för de förstärkningar som kan bli aktuella vid höjd beredskap. Det kan till exempel handla om att rekrytera, informera, utbilda och öva pliktfrivilliga, planera för in- och utlåning av personal mellan arbetsgivare, förbereda mottagande av personer som krigsplacerats för civilplikt samt ta fram underlag för eventuell anvisning till arbete genom Arbetsförmedlingen. Arbetet bör anpassas efter respektive personalförsörjningsverktyg och samordnas med övrig planering för krigsorganisationen.

15. Utbilda och öva berörd personal återkommande

Roller och arbetsuppgifter kan påverkas och behöva förändras vid höjd beredskap. Den personal som ingår i krigsorganisationen behöver därför utbildas och övas återkommande, gärna årligen.
Med den personal som ingår i krigsorganisation avses omfatta befintligt anställda i fredstid och normalläge, berörda politiskt förtroendevalda, krisfrivilliga och pliktfrivilliga, volontärer och engagerade från civilsamhället, enskilda uppdragstagare och andra som ingår i krigsorganisationen.

16. Gör återkommande anpassningar av krigsorganisationen

Krigsorganisationen behöver ses över och anpassas återkommande. Förutsättningarna förändras både genom återuppbyggnaden av totalförsvaret och genom förändringar i omvärlden och i den ordinarie verksamheten.

Exempel på förändringar som kan påverka planeringen är nya eller ändrade lagar, förordningar och föreskrifter med krav på tillkommande verksamhet för höjd beredskap, erfarenheter från kriget i Ukraina, nya dimensionerande målbilder för olika verksamhetsområden, förändrade risk- och sårbarhetsanalyser samt förändringar i den fredstida ordinarie verksamheten.