Tips och råd om arbetsmiljöarbete
Här hittar du praktiska råd om arbetsmiljö – från ansvarsfördelning och distansarbete till riskbedömningar och särskilda regler för gravida. Informationen bygger på vanliga frågor till SKR och innehåller länkar till aktuella föreskrifter och stödmaterial.
Så fördelas arbetsmiljöansvaret i organisationen
I vilken ordning kan fördelning ske? Undertecknar nämndens ordförande fördelning till förvaltningschef, som i sin tur fördelar vidare till verksamhetschef eller enhetschef?
- Kommunerna har inom ramen för kommunallagen stora möjligheter att själva bestämma sin organisation och hur verksamheten ska bedrivas.
- Arbetsmiljöansvaret ligger nära verksamhetsansvaret. Har någon fått uppgifter i verksamheten ligger det nära tillhands att denne också får arbetsmiljöuppgifter för verksamheten.
- Det är viktigt att det klart och tydligt framgår vem det är som har uppgifter inom arbetsmiljöområdet och att medarbetarna vet vem hen ska vända sig till.
- Fullmäktige ansvarar som kommunens högsta organ att nämnderna får nödvändiga resurser för att bedriva verksamheten och fastställer också om nämnden ska ha arbetsmiljöansvar.
- Nämnden kan fördela arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschef och sedan låta förvaltningschefen fördela vidare i organisationen. Nämndens beslut är kollektivt, men det är rimligt att ordföranden undertecknar fördelningen.
- Det är bra om arbetstagare med speciella uppgifter, till exempel kemilärare, slöjdlärare, yrkeslärare också ges tydliga arbetsmiljöuppgifter.
- Vid all fördelning av arbetsmiljöuppgifter är det viktigt att hen ges befogenheter och resurser för att kunna sköta uppgifterna på ett bra sätt samt att möjlighet till returnering finns.
- Det gäller att fördela – inte abdikera! Det är viktigt att den som fördelar uppgifter följer upp och ingriper om inte fördelningen fungerar på avsett sätt.
Cirkulär 19:15 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från fullmäktige Länk till annan webbplats.
Arbetsgivarens ansvar även för arbetsmiljön vid hem- eller distansarbete
Arbetsgivaren har ansvar för att medarbetarens arbetsmiljö är säker och inte skapar ohälsa. Det gäller att tänka på till exempel arbetsutrustning, belysning och ergonomi. Vid hemarbete/distansarbete finns också risk för en upplevelse av isolering och det är därför viktigt att underlätta kommunikationen mellan medarbetarna och dig som chef. Exempelvis kan APT och andra möten ske genom digitala kanaler och att arrangera ”Skypefika” kan vara ett sätt att ha bredare kontakt med kollegor.
Det finns en ökad risk för att gränsen mellan jobb och privatliv blir otydligare. Förutsättningarna att sätta gränser blir viktigare, vilket är en utmaning för såväl arbetsgivaren som den enskilde medarbetaren. Diskutera med medarbetarna och stäm kontinuerligt av om hur ni på bästa sätt säkerställer en god arbetsmiljö.
Om man exempelvis inte kan ordna en lika bra sittplats i hemmet kan till exempel tätare pauser för att röra på sig var en åtgärd. Omfattningen av vilka åtgärder som arbetsgivaren behöver vidta vid hemarbete/distansarbete beror på hur ofta, hur länge och hur intensivt arbetet utförs. Samverka enligt AML kap. 6 med skyddsombuden kring frågor som rör arbetsmiljön.
Undersök arbetsmiljön vid hemarbete, Prevent Länk till annan webbplats.
Från och med den 1 januari 2025 gäller Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter om arbetsplatsens utformning AFS 2023:12. I dessa föreskrifter undantas arbete i enskilt hem. Fortfarande gäller dock Arbetsmiljöverkets övriga föreskrifter som exempelvis inbegriper ergonomi samt den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Däremot undantas exempelvis frågor om ventilation, vilrum och utrymning där arbetsgivaren inte anses ha rådighet.
Utformning av arbetsplatser (AFS 2023:12) föreskrifter. Arbetsmiljöverket Länk till annan webbplats.
Arbetsgivares ansvar för gravida
Särskild hänsyn till gravida arbetstagare
Det är frivilligt för en gravid arbetstagare att informera sin arbetsgivare om graviditeten. Arbetsgivaren ska dock överväga att vidta förebyggande åtgärder så snart de får kännedom om att en arbetstagare är gravid.
Det beror på att:
- Gravida utgör ur ett arbetsmiljöperspektiv en särskilt skyddsvärd kategori arbetstagare (se bl.a. AFS 2023:2).
Kännedom om att en arbetstagare är gravid
Med utgångspunkt i en individuell riskbedömning avgörs risker för en gravid arbetstagare i den aktuella verksamheten. Utifrån riskbedömningen ska arbetsgivaren vidta lämpliga åtgärder för att den gravida ska kunna arbeta.
Om det inte är möjligt att undanröja eller minimera riskerna inom ramen för ordinarie arbetsuppgifter ska arbetsgivaren vidta åtgärder som är praktiskt möjliga och rimliga för att erbjuda kvinnan andra arbetsuppgifter eller möjlighet att arbeta hemifrån. Eventuell omplacering inom ramen för detta arbete sker utifrån föräldraledighets- och arbetsmiljölagen och ska inte sammanblandas med 7 § anställningsskyddslagen.
Beslut om arbetsförbud för gravida
Om arbetsgivaren kommer fram till att det inte går att undanröja risker i arbetsmiljön eller ge den gravida andra arbetsuppgifter som inte utgör risk, får arbetstagaren inte arbeta kvar. Arbetsgivaren ska då förbjuda den gravida att arbeta. Detta förutsätter alltså att arbetsgivaren genomfört en riskbedömning enligt AFS 2023:2 och där uttömt alla alternativ, inklusive arbete i hemmet.
Förbud för en gravid arbetstagare att arbeta på grund av risker i arbetsmiljön görs med stöd av 4 kap. 6 § arbetsmiljölagen och AFS 2023:2. Det ska inte sammanblandas med avstängning enligt kollektivavtal.
Vid förbud måste arbetsgivaren dokumentera skälen till varför risker inte kan undanröjas eller varför arbetstagaren inte kan få andra arbetsuppgifter.
Ersättningar för gravida arbetstagare som inte får arbeta
En gravid arbetstagare som förbjudits att arbeta med stöd av arbetsmiljölagen kan ansöka om graviditetspenning från Försäkringskassan. Graviditetspenning kan utbetalas helt eller delvis, utifrån två olika förutsättningar:
- Om arbetet är fysiskt ansträngande lämnas ersättning med graviditetspenning tidigast från och med den 60:e dagen före den beräknade förlossningen.
- Om arbetet innebär risker i arbetsmiljön lämnas ersättning från och med förbudet att arbeta med stöd av arbetsmiljölagen. Här inräknas då risk för smitta vilket inkluderar covid-19.
Det är Försäkringskassan som bedömer rätten till graviditetspenning i varje enskilt ärende, och i detta kan de välja att ta kontakt med arbetsgivaren med syfte att säkerställa att möjlighet till andra åtgärder har värderats och uttömts innan förbud skett.
Arbetsdomstolens dom 2025
Enligt 20 § andra stycket föräldraledighetslagen har en gravid arbetstagare som fått förbud att arbeta enligt arbetsmiljölagen, inte rätt till lön under den tid som ledigheten avser. Avstängning enligt AB § 10 mom. 4 är inte möjlig att använda i situationen (även om själva ordet avstängning förekommer i sammanhanget på Försäkringskassans webbplats).
Observera att rättsläget har förändrats efter Arbetsdomstolens dom AD 2025 nr 57 när det gäller gravida som har förbjudits att arbeta på grund av risker i arbetsmiljön och som därför är lediga från arbetet under graviditeten.
Arbetsdomstolens dom innebär att offentliga arbetsgivare i fortsättningen ska betala lön motsvarande mellanskillnaden mellan graviditetspenning och full lön, till gravida arbetstagare som förbjuds att arbeta på grund av risker i arbetsmiljön. Offentliga arbetsgivare ska alltså vid arbetsförbud på grund av risker i arbetsmiljön bortse från 20 § andra stycket föräldraledighetslagen, som anger att ledighet ska ges utan bibehållna anställningsförmåner.
De lönetillägg som ska ingå är sådana som hänför sig till arbetstagarens tjänsteställning. I det aktuella fallet var det fråga om ett förstelärartillägg.
I den kommunala sektorn omfattar slutsatserna i domen kommuner, regioner och kommunalförbund.
Rätt till full lön
Rätten till full lön gäller bara vid förbud att arbeta på grund av risker i arbetsmiljön, när arbetstagaren har rätt till graviditetspenning enligt 10 kap. 3 § socialförsäkringsbalken. Domen gäller inte arbetstagare som har nedsatt arbetsförmåga på grund av fysiskt ansträngande arbetsuppgifter och som därför, under de sista 60 dagarna före beräknad tidpunkt för förlossningen, har beviljats graviditetspenning enligt 10 kap. 2 § socialförsäkringsbalken. De har liksom tidigare endast rätt till graviditetspenning om de inte kan omplaceras utan får ledigt enligt 20 § andra stycket föräldraledighetslagen.
Liksom tidigare gäller att arbetsgivaren, om det är möjligt, i första hand ska anpassa arbetet eller omplacera den gravida arbetstagaren. Då har arbetstagaren rätt till bibehållna anställningsförmåner enligt 18 § föräldraledighetslagen. Ett förbud att arbeta ska bara användas i den mån det inte är möjligt att anpassa arbetet eller omplacera arbetstagaren.
Föräldrapenning
Tidigast från graviditetsvecka 32 kan den gravida ta ut föräldrapenning.
Organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA)
Som arbetsgivare ska man se över det systematiska arbetsmiljöarbetet och integrera OSA-föreskriften. De delar som är viktiga att se över är:
- Det är viktigt att se över rutiner för att undersöka risker för ohälsa och olycksfall orsakade av den sociala arbetsmiljön.
- Det är även viktigt att se över fördelningen av arbetsmiljöuppgifter så att cheferna vet sin roll beträffande de sociala arbetsmiljöfrågorna.
- Sedan är det viktigt att se över att chefer har kunskaper om den sociala arbetsmiljön och att årligen följa upp rutiner beträffande SAM.
Verktyget OSA-kompassen, Suntarbetsliv Länk till annan webbplats.
Det innebär OSA för arbetsgivarna
Frågor om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön (OSA) regleras i föreskrifterna om planering och organisering av arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar(AFS 2023:2).
Har verksamheten ett fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete så beaktas typiskt sett de frågor som tas upp i OSA-föreskriften:
- Arbetsbelastning
- Arbetstid och -förläggning
- Arbetet mot kränkande särbehandling
Arbetsbelastning och stress
Det är lite otydligt vad begreppet ohälsosam arbetsbelastning innebär. Föreskriften har ett förebyggande perspektiv, vilket gör att en exakt definition sällan behövs.
Signaler på ohälsosam arbetsbelastning som arbetsgivaren bör ha koll på
Det finns en rad olika signaler som arbetsgivaren ska vara vaksam på. Den viktigaste handlar om beteendeförändring, till exempel att en medarbetare ger uttryck för trötthet, bristande koncentration, dåligt humör eller liknande.
På en organisatorisk nivå kan en hög sjukfrånvaro eller försämrad kvalitet i verksamheten eller förekomst av konflikter och kränkande särbehandling vara signaler.
Psykisk ohälsa
Sjukskrivningarna ökar - där psykisk ohälsa är en allt vanligare orsak.
De faktorer som mest påverkar variation i sjukskrivningsnivåer handlar om socialförsäkringens utformning och andel icke tidsbegränsade sjukersättningar, det som förr kallades förtidspensioner. Även konjunkturen spelar in. I Sverige har sjukskrivningsstatistiken över tid varierat kraftigt.
God social arbetsmiljö en fördel för alla
En god social arbetsmiljö är nära kopplat till framgångar beträffande kvalitet och resultat i verksamheten och att vara en attraktiv arbetsgivare.
Kränkande särbehandling
I föreskriften står att arbetsgivaren ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras och att detta gärna kan göras skriftligen i en policy.
SKR har tagit fram en skrift för att tydliggöra skillnader och likheter mellan arbetsmiljölagen, diskrimineringslagen samt för att du som arbetsgivare ska veta vilket ansvar du har utifrån de båda regelverken. Skriftens huvudfokus avser kränkningar och trakasserier som sker i verksamheten mellan arbetstagare eller kollegor.
Arbetstagarnas medverkan
Arbetsmiljölagen och AFS:arna, som föreskrifterna kallas, är riktad till arbetsgivaren. Det finns även krav man kan ställa på arbetstagarna - som att de som att följa säkerhetsrutiner och rapportera tillbud och olyckshändelser oavsett om det handlar om den sociala arbetsmiljön eller den fysiska.
Här är arbetsplatsträffar ofta ett viktigt forum för denna typ av informationsutbyte. För att förebygga stress är det viktigt att synliggöra de problem som finns. Det kan man göra genom olika enkätmetoder eller genom att skapa en så stor öppenhet på arbetsplatsen att man vågar tala om stressbelastning. Det är ju först när man känner till problemen som man kan åtgärda dem.
Det innebär förstås att en förtroendefull relation mellan chef och medarbetare är viktigt för att tidiga signaler på ohälsa ska kunna fångas upp i ett tidigt skede.
Medarbetarens ansvar
Medarbetarna ska följa arbetsgivarens anvisningar och lyfta upp problem om de förekommer.
Vad gäller den fysiska arbetsmiljön talar man ofta om säkerhetskultur vilket handlar om de gemensamma normer och värderingar runt säkerhet som råder på arbetsplatsen. Detta resonemang kan man i viss mån överföra till den sociala miljön. Vi är ju varandras arbetsmiljö, och det betyder att alla på arbetsplatsen har ett stort ansvar för att bete sig väl mot varandra. Den sociala arbetsmiljön är ett uttryck för hur vi beter oss mot varandra. Här har chefer, skyddsombud och fackliga företrädare ett extra stort ansvar att vara förebilder.
Hur du arbetar systematiskt med OSA-frågorna
Egentligen är det på samma sätt som andra arbetsmiljöfrågor. Dessa frågor ska integreras i den struktur som finns i SAM-föreskriften (AFS 2023:1). Det innebär att:
- undersöka risker för ohälsa
- göra en bedömning av de risker man konstaterar
- genomföra åtgärder och skriva en handlingsplan beträffande de risker man inte genomför omedelbart
- därefter följa upp att åtgärderna haft effekt.
Arbetsgivaren bör dessutom se över fördelningarna av arbetsmiljöuppgifter i SAM - det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det är viktigt att chefernas roller är tydliga även vad gäller den sociala arbetsmiljön.
Hos Suntarbetsliv finns stöd för att uppfylla kraven i föreskrifterna om OSA. Problemet har inte varit att hitta bra sätt att arbeta med frågorna utan snarare att det finns många metoder på marknaden vilket innebär att det kan vara svårt att veta just vilken metod som fungerar bäst. Hos Suntarbetsliv är allt material anpassat för kommuner, regioner och kommunala företag. Där finns kostnadsfria, forskningsbaserade verktyg, utbildningar och goda exempel att inspireras av.
Organisatorisk och social arbetsmiljö, Suntarbetsliv Länk till annan webbplats.
Vad händer om Arbetsmiljöverket kommer på inspektion?
SKR har tagit fram en skrift om råd vid kontakter med Arbetsmiljöverket. Det är viktigt att förbereda mötet med Arbetsmiljöverket och bestämma vem eller vilka personer som ska representera arbetsgivaren, så att mötet blir så givande som möjligt.
Så gör du en riskbedömning av arbetsmiljön
Riskbedömning är en specifik metod för att identifiera och hantera risker. Det handlar om hela kedjan det vill säga att undersöka (1), bedöma (2) och även om de åtgärder man planerar och genomför (3 och 4) samt att följa upp att åtgärderna haft effekt (5) för att minska risker för ohälsa och olycksfall.
Arbetsgivaren ska med andra ord gå igenom följande steg:
- undersöka risker för ohälsa och olycksfall som (arbetstids-)ändringarna medför
- bedöma om riskerna för ohälsa och olycksfall är allvarliga
- genomföra åtgärder för att minska riskerna
- när man inte genomför åtgärder på en gång ska skriftliga handlingsplaner upprättas
- följa upp att åtgärderna haft effekt.
Detta ska genomföras i samverkan med berört skyddsombud. Riskbedömningarna ska vara skriftliga. Uppföljning att åtgärderna haft effekt kan ske vid medarbetarsamtal eller vid skyddsronder.
Riskbedömningsmatris
Suntarbetsliv har bland annat tagit fram information om riskbedömning och en riskbedömningsmatris.
Vad är riskbedömning? Suntarbetsliv Länk till annan webbplats.
Då ska riskbedömning genomföras
I Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2023:1) står att riskbedömning ska genomföras när ändringar i verksamheten planeras. Vid mer omfattande verksamhetsförändringar kan det dock vara problematiskt då planeringen ofta sker med olika scenarier och då skulle ytterligare riskbedömningar behöva genomföras.
I ett regeringsbeslut fastställer man att en riskbedömning inte behöver genomföras tidigare än då det är meningsfullt (regeringsbeslut om införande av digital-TV på SVT (N2004/2482/ARM)). Det innebär att det oftast behövs ett slutgiltigt beslut för att kunna bedöma om nya arbetstider innebär risker för ohälsa och olycksfall.
Sätt en tidplan för riskbedömningen
En riskbedömning sker vid ett tillfälle men arbetsgivare, fack och skyddsombud samverkar genom en hel förändringsprocess. Därför är det lämpligt att man på förhand gör en tidplan där man planerar när, i en förändringsprocess, en riskbedömning ska ske.
Ändring i verksamheten
Det är inte alltid enkelt att avgöra vad som är en ändring i verksamheten och när arbetsgivaren är skyldig att genomföra en riskbedömning. Arbetsmiljöverket uttrycker att de ändringar som föreskrifterna avser exempelvis är personalförändringar, nya arbetstider och arbetsmetoder, andra organisationsförändringar, om- och nybyggnation samt ny maskinell utrustning. Det handlar om ändringar som inte utgör del av den dagliga, löpande verksamheten.
Det kan vara viktigt att ha en dialog om vad som behöver riskbedömas med skyddsombuden. Det är visserligen inte skyddsombudet som beslutar om när och hur man ska genomföra en riskbedömning.
Vid vissa mindre ändringar på en arbetsplats kan man på förhand avgöra om det finns risker för ohälsa och olycksfall utan att behöva gå ”omvägen” förbi en riskbedömning. Om arbetsgivare och skyddsombud inte kan konstatera några risker för ohälsa eller olycksfall behövs inte någon riskbedömning genomföras. Det kan ändå ibland finnas skäl att dokumentera att en riskinventering/riskbedömning påbörjats.
Oenighet i riskbedömningen
Det är lämpligt att så långt som möjligt komma överens om de bedömningar som sker så att det inte blir någon sorts dragkamp mellan arbetsgivare och skyddsombud. Samtidigt är det oftast inte så dramatiskt om man ibland gör olika bedömningar. Det är dock arbetsgivaren som leder och fördelar arbetet och samtidigt är arbetsmiljöansvarig. Arbetsgivaren är också ansvarig för budgethållning om det exempelvis finns mycket kostnadskrävande förslag på åtgärder.
Riskbedömning på individnivå
Arbetsmiljölagen (AML) är huvudsakligen en kollektiv lagstiftning.
Arbetsanpassning och rehabilitering på individnivå
Vissa individproblem är man inte skyldig att beakta vid riskbedömningar men däremot kan man behöva hantera dessa i form av arbetsanpassning och rehabilitering. Det kan till exempel handla om funktionsvariationer och bakomliggande sjukdomar. Mer information finns i 3 kap. Arbetsanpassning i Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2023:2) om planering och organisering av arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar.
Arbetsanpassning, Arbetsmiljöverket Länk till annan webbplats.
Centralt avtal om samverkan och arbetsmiljö
I kommentarerna till samverkansavtalet, Avtal om samverkan och arbetsmiljö, tydliggörs att individärenden inte ska hanteras i samverkan: Individärenden, till exempel förflyttning, omplacering, uppsägning och avsked, ska inte hanteras i samverkan. Frågor som till exempel rör förändringar i verksamheten och som berör flera individer ska däremot typiskt sett tas upp i samverkan.
I kommentarerna till det centrala avtalet om samverkan och arbetsmiljö konstateras att: "Syftet med riskbedömningen är att förebygga ohälsa och olycksfall genom att undanröja risker, inte att hindra nödvändiga och nyttiga förändringar i verksamheten".
Krav på att genomföra riskbedömning vid ändring av arbetstider i lag och föreskrifter
Det står i § 11, andra meningen i Föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete AFS (2023:1)
”När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas.” Formuleringen, ändring i verksamheten, är extra viktig att beakta.
Riskbedömning vid införande av nytt arbetstidsschema
Om det nya arbetstidsschemat innebär en ändring i verksamheten så ska arbetsgivaren genomföra en riskbedömning. Tänk på att genomföra riskbedömningen innan de planerade ändringarna genomförs.
Det finns ett rättsfall där regeringen fastställer ett omedelbart förbud mot att genomföra en omorganisation om man inte på förhand gjort en riskbedömning (Arbetsmiljöverkets meddelande (N2001/11628/ARM)).
Riskbedömning inför ändringar i verksamheten
Arbetsmiljöverket har information som handlar om riskbedömning inför ändringar i verksamheten.
Riskbedömning av arbetsmiljön, Arbetsmiljöverket Länk till annan webbplats.
Fokus vid riskbedömning av arbetstider
När man riskbedömer arbetstider ska fokus vara på att förebygga ohälsa och olycksfall. En risk att tappa sitt fokus kan vara om man tar allt för mycket hänsyn till individuella önskemål. Det kan exempelvis handla om att vissa medarbetare vill ha längre sammanhängande ledighet.
Det är därför viktigt att ta stöd i forskningen. Mot denna bakgrund har parterna tagit fram en sammanställning som tydliggör forskningsläget beträffande arbetstiders påverkan på vår hälsa. Det är viktigt att beakta evidens i forskning när man genomför riskbedömningar av arbetstider.
Medicinska kontroller för medarbetare som jobbar natt
Arbetsgivare är skyldiga att anordna medicinska kontroller, när medarbetare i en större omfattning jobbar natt. Här använder arbetsgivaren ofta företagshälsovården som gör en hälsokontroll innan medarbetarna börjar arbeta natt. Detta ska sedan upprepas efter sex år när man är under 50 år och var tredje år för de som är 50 år och uppåt. Nattarbete är när man mer kontinuerligt har arbetstid förlagd mellan 22.00 – 06.00. En medarbetare kan välja att tacka nej till att delta i en medicinsk kontroll. Mer information finns Arbetsmiljöverkets föreskrifter om medicinska kontroller.
Medicinska kontroller i arbetslivet (AFS2023:15), Arbetsmiljöverket Länk till annan webbplats.