Se till att säkerställ bemanningen på arbetsplatsen, både under och efter studietiden.

Utmaning: studietid kontra bemanning

Det finns ett behov av kompetenshöjande insatser i verksamheterna – samtidigt som det kan finnas praktiska utmaningar kopplade till bemanningen. Kommunerna beskriver flera hinder:

• brist på vikarier. Många kommuner har svårt att upprätthålla en stabil bemanning under studieperioder, vilket påverkar möjligheterna för medarbetare att delta i Äldreomsorgslyftet. I vissa fall förvärras utmaningen av att medarbetare efter examen byter jobb.
• begränsad förmåga att täcka arbetstid när medarbetare studerar. Även om viljan att utbilda personal finns, kan verksamheterna ha svårt att klara bemanningen när ordinarie personal är borta för studier.
• extra stora bemanningsutmaningar vid vissa tider. Kommunerna beskriver särskilda svårigheter att lösa bemanningen under kvällar, helger, semestrar samt när flera medarbetare från samma enhet studerar samtidigt.
• svårigheter att rekrytera vikarier med rätt kompetens. Bristen på kvalificerade ersättare gör det svårt att täcka bemanningsluckor när ordinarie personal deltar i utbildning, vilket riskerar att öka belastningen på de kvarvarande medarbetarna.

Exempel på lösningar från kommuner

Individuella studieplaner

Flera kommuner har tillsammans med utbildningsanordnaren infört individuella studieplaner. Det kan innebära att medarbetarna studerar två dagar i veckan på distans, men inte är knutna till specifika dagar där de behöver vara iväg från verksamheten. Studieplanerna tas fram i samråd med skolan, och gör att medarbetare inte ”tvingas in” i standardiserade kursupplägg när behoven skiljer sig åt – exempelvis för medarbetare som redan läst enstaka kurser tidigare i livet.

En mindre kommun har så kallade resurspass, där personal inte är schemalagd på en specifik enhet utan täcker upp där störst behov finns just den dagen. Tillsammans med systemet med individuella studieplaner kan kommunen planera så att studiedagarna infaller under de dagar där det finns resurspass inbokade, vilket täcker upp för frånvaron.

Olika utbildningar på olika dagar

I en mindre kommun har man i samråd med utbildningsanordnaren delat upp studiedagarna mellan de olika utbildningarna. Medarbetare som studerar en utbildning i svenska på grundläggande nivå är iväg för studier under måndag och tisdag, medan de som studerar en vård- och omsorgsutbildning är borta från arbetsplatsen för studier under onsdag och torsdag. På så sätt sprids frånvaron ut i personalgruppen, och luckorna kan täckas med resurspass.

Distansstudier för att anpassa till arbetsschemat

En mindre kommun har uppdelningen 50 % studier, 50 % arbete – där alla som har möjlighet studerar på distans. Detta gör att studierna kan anpassas efter arbetsschemat. Samtidigt finns en flexibilitet: om medarbetaren inte har rätt förutsättningar att studera på distans, exempelvis om medarbetaren behöver läsa svenska samtidigt, erbjuder utbildningsanordnaren studier på plats.

Sprid ut APL

En mindre kommun beskriver att det är avgörande att ha ett nära samarbete med utbildningsanordnaren kring APL, eftersom detta är på heltid. Det kan därför bli påfrestande för bemanningen när flera medarbetare är iväg på APL samtidigt – genom samverkan med utbildaren kan en viss flexibilitet möjliggöras genom att APL sprids ut och schemaläggs under olika perioder.

Flexibelt upplägg

En mindre kommun erbjuder ett flexibelt upplägg där medarbetarna arbetar 50 procent och själva får välja om de vill studera på 50 eller 100 procent. Upplägget har visat sig fungera mycket väl för just denna kommun.

Blanda studier på distans och på plats

I en mindre kommun studerar medarbetarna på plats i skolan två dagar i veckan, och arbetar vissa pass i verksamheten. Övrig tid är avsatt för självstudier. Sammantaget studerar medarbetarna 65 % och arbetar 35 %. På detta vis får medarbetare möjlighet att studera både på plats och hemma, samtidigt som bemanningen inte blir alltför lidande.

Flera kommuner som erbjuder en kombination av studier och arbete lägger in ett uppehåll i studierna under sommaren, när behovet av personal i verksamheten är som störst.

Trygghet och samhörighet med arbetsplatsen

En större kommun beskriver att medarbetare som arbetar deltid eller på timmar under studietiden behåller känslan av trygghet och samhörighet med arbetsplatsen. Det i sin tur ökar sannolikheten att medarbetaren stannar kvar i verksamheten.

Kontinuerlig uppföljning och dela erfarenheter

I en större kommun har en framgångsfaktor varit att medarbetarens chef aktivt följer upp och intresserar sig för hur studierna fortlöper för den enskilda. Dessutom hjälper arbetslaget åt att dela kompetens och erfarenheter till för att hjälpa till i studierna. Medarbetaren bollar exempelvis inlämningsuppgifter med kollegorna, och hela arbetslaget är med och firar framgångar i studierna. Det gör att den studerande känner sig trygg och uppskattad, vilket även ökar chansen att vilja stanna kvar på arbetsplatsen efter examen.

Arbetsdifferentiering motiverar

Vissa kommuner upplever att ökad differentiering av arbetsuppgifter skapar bättre förutsättningar för att behålla utbildade medarbetare över tid, eftersom personer med yrkestitel i större utsträckning får utföra arbetsuppgifterna de är kvalificerade för. Det beskrivs skapa arbetsglädje och incitament att stanna kvar i verksamheten.

Nyrekryteringar med hjälp av Äldreomsorgslyftet

En mindre kommun som har svårt att rekrytera personal med rätt kompetens använder Äldreomsorgslyftet som en medveten rekryteringsstrategi. Under rekryteringen förs ett samtal med kandidaten kring hur den ser på möjligheten att i ett senare skede genomgå en utbildning till undersköterska på arbetstid. På så sätt kan chefen öka sannolikheten att det finns ett kontinuerlig flöde av medarbetare i verksamheten som är motiverade att studera, vilket underlättar kompetensförsörjningsplaneringen.

Locka unga att söka jobb

En större kommun med låg arbetslöshet har använt Äldreomsorgslyftet för att locka fler unga att arbeta i äldreomsorgen. Ett sätt har varit att rekrytera 17-åringar till särskilda arbetsuppgifter. När de fyller 18 erbjuds de ett arbete i verksamheten, med mål att på sikt genomgå en vård- och omsorgsutbildning via Äldreomsorgslyftet. På så sätt har kommunen skapat en jämn tillgång på vikarier, samtidigt som fler unga får upp ögonen för karriärvägen.

Satsar på äldre personal

En större kommun har satsat extra mycket på att låta äldre i personalstyrkan gå en utbildning. En anledning är att öka incitamenten för medarbetaren att kvarstanna till pension. En annan anledning är att många pensionerade medarbetare kommer tillbaka som timvikarier – genom att erbjuda dessa en chans att utbilda sig hoppas man kunna höja kompetensnivån i vikariepoolen på sikt.

Fördelning av tid mellan arbete och studier

Det finns inga färdiga svar på hur man ska fördela arbete och studier. Här har samlat vi samlat några fördelar och nackdelar som kommuner har identifierat.

Mer arbetstid och mindre studietid

Potentiella fördelar

• Medarbetare upplever en starkare känsla av delaktighet i verksamheten och behåller sitt sammanhang.
• Bättre förutsättningar för den som är studieovan eller har språkliga utmaningar att få tillräckligt med tid till all klara studierna.

Potentiella nackdelar

• Utbildningsperioden pågår under en längre tid, vilket innebär en belastning för verksamheterna.
• Kan kräva mer administration.
• Medarbetaren kan känna sig splittrad mellan att hantera både arbete och studier, och med en lägre studietakt riskerar detta att gå ut över studierna – med risk för avhopp.

Mindre arbetstid och mer studietid

Potentiella fördelar

• Utbildningen tar kortare tid att genomföra.
• Vissa menar att det blir lättare att få ett driv framåt i studierna när man läser mer intensivt.
• Det kan vara lättare att planera ett hållbart arbetsschema.

Potentiella nackdelar

• Det kan vara svårt att täcka upp med tillräcklig bemanning för de som är borta.
• Risk att man går miste om synergieffekter med att implementera den teoretiska kunskapen direkt på arbetsplatsen.
• Risk att medarbetaren känner sig avskärmad från arbetsplatsen och kollegorna.
• För vissa med studieovana eller lägre svenskkunskaper kan det vara svårare att studera i högre takt.