För att hantera administration och säkerställa att medarbetare påbörjar och avslutar sin vård- och omsorgsutbildning.

Utmaning: använda medel och studietid effektivt

Det finns många kommuner som beskriver att de inte lyckas använda medlen från Äldeomsorgslyftet fullt ut eller inte tillräckligt effektivt. Det kan ha flera orsaker:

• omfattande administration. Hanteringen av ansökningar, samordning, rapportering och uppföljning kan upplevas som tidskrävande och belastande för både centrala funktioner i kommunen och chefer i verksamheten.
• osäkerhet och motstånd från medarbetarna att kompetensutveckla sig. Det kan röra sig om personer som arbetat länge i verksamheten och som har svårt att se nyttan med en formell utbildning, eller medarbetare som tvivlar på sin egen förmåga att ta sig igenom en utbildning.
• avhopp från studier. När det händer blir platserna svåra att fylla mitt i en pågående utbildning. Därmed riskerar utbildningsplatser, och använda medel, att gå förlorade. Avhopp kan bero på bristande studievana, att medarbetaren underskattar vad utbildningen kräver eller att personen inte har förutsättningar för att klara av studier i ett högt tempo med mycket eget ansvar (tex svårt att förena studier med familj hemma).

Exempel på lösningar från kommuner

Centralisera samordning, adminstration och kommunikation

Många kommuner har valt att centralisera ansvaret för samordning, administration och kommunikation till en central funktion i kommunen. Fördelarna med denna uppdelning är till exempel:

• smidigare samverkan och kommunikation mellan verksamheter, utbildningsanordnare och ekonomiavdelningen
• bättre överblick över exempelvis budget och antal medarbetare i studier
• mer sammanhållen och effektiv återrapportering till myndigheter.
  

Flytta formellt ledarskap till central funktion

I en mindre kommun har det formella chefskapet för de medarbetare som utbildar sig förflyttats till en central samordnande funktion, vilket har avlastat verksamhetschefen och bidragit till en smidigare hantering av exempelvis frånvaroanmälningar. Kontakten med skolan sköts från en och samma person, vilket förenklar uppföljning av medarbetarnas studier.

Det upplevs även vara en fördel att medarbetarna är ”frikopplade” från en specifik enhet, eftersom de får större frihet att välja vilka pass de kan och vill arbeta. Medarbetarna studerar på 75% och har möjlighet att arbeta resterande 25% på timmar. Detta ger fördelar i att medarbetarna får se andra arbetsplatser. Under sommaren arbetar medarbetarna i sin egen verksamhet och då går chefskapet tillbaka till enhetschefen.

Rekryteringsenheten administrerar

En större kommun har använt sig av förvaltningens egen rekryteringsenhet för att administrera och genomföra urvalsprocessen för de ansökningar som inkommer.

Förvaltningens studie-och yrkesvägledare kartlägger

En större kommun har använt förvaltningens egen studie- och yrkesvägledare för att göra en kartläggning av vad olika medarbetare har för behörighet, för att kunna anpassa studieupplägget efter varje individs tidigare utbildningsnivå. Denna metod avlastar första linjens chefer, samtidigt som individuella behov kan tillgodoses.

Samarbete med ekonomifuktionen

En större kommun lyfter ett tätt samarbete med kommunens ekonomifunktion som en framgångsfaktor – genom att ha god överblick över budgeten kan exempelvis eventuella överskottsmedel användas för kortare kompetenshöjande punktinsatser.

Drivkraft för kompetensutveckling

Flera kommuner beskriver att Äldreomsorgslyftet har fungerat som en drivkraft för att ta fram en tydlig kompetensutvecklingsplan, som alla medarbetare känner till. Detta upplevs bidra till att skapa en kultur där medarbetare vill och är motiverade att utbilda sig.

Lämpliga medarbetare söks upp

I en större kommun tog enhetschefen kontakt med medarbetare som inte själva anmält intresse för utbildning, men som bedömdes lämpliga. Syftet var att förstå orsakerna till tveksamheten och kunna bemöta eventuella hinder, exempelvis osäkerhet kring den egna förmågan att klara utbildningen.

Uppmärksamma medarbetare

En mindre kommun har valt att uppmärksamma medarbetare som tar examen genom att ta fotografier och skriva korta reportage, som sedan publiceras på intranätet. En annan mindre kommun har valt att anordna ett examensfirande för att gratulera medarbetare som tagit examen. Genom att synliggöra framgångarna bidrar kommunerna till att inspirera fler att utbilda sig.

Differentiering för att ta tillvara kompetens

Flera kommuner beskriver att de har börjat arbeta med arbetsdifferentiering som en följd av att en större andel av personalstyrkan får en officiell yrkestitel. Genom att tydligt klargöra vilka arbetsuppgifter som ska utföras av vilken personalkategori ser man till att de som har genomgått en utbildning får arbeta på toppen av sin kompetens. Förutom att arbetsuppgifterna utförs av kvalificerad personal, skapar detta både incitament för outbildade att studera vidare, samt för utbildad personal att stanna i verksamheten.

Kartlägga medarbetares förutsättningar

Flera kommuner har ett upplägg där en kartläggning görs för att bedöma vilka medarbetare som har förutsättningar att kunna fullfölja en utbildning. På en av hemtjänstenheterna i en mindre kommun blev alla medarbetare kallade till ett möte med enhetschefen efter att ha anmält intresse för att delta. Detta för att chefen skulle kunna säkerställa att personen hade ett genuint intresse av att utbilda sig och därmed motivation att slutföra hela utbildningen. Andra kommuner använder sig av intern SYV-kompetens för detta, eller så görs kartläggningen hos utbildningsanordnaren.

Från distans till undervisning på plats

En större kommun som tidigare haft problem med avhopp valde att gå från distansutbildning till undervisning på plats, vilket ledde till en markant minskning av avhoppen. Att ha en gemensam miljö och en fysisk plats att återvända till beskrevs som en viktig faktor för att fler skulle fullfölja sina studier.

Löpande uppföljning av deltagare

En större kommun beskriver det som en framgångsfaktor att löpande följa upp de medarbetare som befinner sig i utbildning för att se hur de ligger till. På så sätt kan de snabbt säkerställa att medarbetare får rätt stöd och direkt hitta en ersättare om någon väljer att avbryta sina studier. Därigenom förbättras nyttjandet av utbildningsplatserna.

Tydliga förväntningar på medarbetare och arbetsgivare

Flera kommuner har tagit fram en överenskommelse som tecknas mellan medarbetaren och arbetsgivaren, där förväntningar på båda parter tydligt framgår. Det kan exempelvis handla om hur frånvaro ska rapporteras, hur missade moment ska tas igen och vem som ska kontaktas om medarbetaren behöver extra stöd.

Kontinuerlig återrapportering till närmaste chef

En mindre kommun har infört en modell där det i överenskommelsen mellan arbetsgivare och medarbetare skrivs in att den studerande ska återrapportera till verksamhetschefen vid fyra tillfällen per år. På så sätt ökar chanserna att tidigt upptäcka eventuella svårigheter och säkerställa att utbildningen fullföljs.

Tydliga svar på frågor

En mindre kommun upplevde att medarbetare som började studera hade många frågor om deras nya situation där de studerar på arbetstid. Utifrån de frågor som kom in sammanställde kommunen ett material med information om exempelvis hur schemat fungerar, vad anställningsavtalet säger och rutin vid frånvaro.